Номенклатура – перечень наименований

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт – письменный, официальный документ,

принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в

пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то

государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

Носитель информации – это материальный объект, используемый для

закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной

информации, в том числе в преобразованном виде.

О

Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-

химической сохранности документов и их учет.

Обходной лист – документ, удостоверяющий отсутствие какой-либо

задолженности перед организацией у лица, увольняющегося с работы.

Общий бланк документа – бланк документа, используемый для

подготовки всех организационно-распорядительных документов, за

исключением писем.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в

организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-

либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником

организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой

документации.

Опись дел – юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного

документа в котором фиксируют решение административных и

организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных

условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста

по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Отметка для автоматического поиска документов – реквизит

документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии

документа.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий

юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о

постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий

сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на

нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит

документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения

о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело –

реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отпуск – это полная копия документа, подписанная собственноручно

теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или

физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов,

установленных правилами документирования.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с

установленными правилами.

Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка,

которая обслуживает сферу официальных деловых отношений

преимущественно в письменной форме.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и

итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей или функциональной организации, структурному подразделению или должностному лицу.

П

Паспорт – удостоверение личности владельца, содержащее основные

сведения о нем (фамилию, ими, отчество, дату рождения, место рождения и жительства, семейное положение и др.) и имеющее заверенную фотокарточку владельца.

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке

в процессе его заполнения.

Переписка - обобщенное название различных по содержанию

документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма,

факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный-информационный обмен между организациями.

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный

список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Персональные данные – сведения о фактах, событиях и

обстоятельствах жизни гражданина.

Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного

лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов,

пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи,

электронной почтой и т.д.

Письменные доказательства – документы (акты, договоры, письма

делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое

организации, должностному лицу или гражданину с выражением

благодарности за совершенные действия.

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных

мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения

каких-либо официальных сведений или документов.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-

просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или

отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в случаях,

когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат

подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое

потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества.

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-

извещения.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение

информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. /6/

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует

адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить

адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в

торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой

собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть

реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита

документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. /4/

Подлинник документа – первый или единичный экземпляр

официального документа.

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при

изготовлении бланка.

Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования,

структуру, функции, права и обязанности организации, структурного

подразделения, коллегиального органа.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие

порядок документирования.

Правила - свод обязательных для выполнения требований, норм.

Право подписи – полномочие должностного лица на подписание

документов.

Представление – это документ, содержащий предложение о

назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения

производственных задач.

Проект документа – предварительный, неподписанный вариант

документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол – документ, фиксирующих ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллективных

органов.

Р

Рабочее поле документа – часть документа, предназначенная для

заполнения реквизитами.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оператив-

ных вопросов.

Регламент - свод правил.

Регистрация документа – фиксация факта создания или получения

документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для

регистрации документов в делопроизводстве учреждения.