Порядок прохождения исходящих документов

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохож­дения:

— составление проекта документа;

— изготовление документа;

— визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);

— подписание (утверждение) документа;

— регистрация;

— отправка документа адресату.

Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Рукопись проекта документа передается в машино­писное бюро или секретарю для ее оформления по уста­новленной форме. Изготовляют документ в необходимом количестве экземпляров.

После оформления проект документа доводят до све­дения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных организациях на некоторых видах документов обязательной является виза юриста. На основании заме­чаний специалистов в проект документа могут быть вне­сены дополнения и изменения.

Тщательно подготовленный проект документа переда­ют на подпись руководителю организации, после чего до­кумент регистрируют по установленной форме и отправ­ляют адресату.

В организациях с большим документооборотом цен­трализованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях этим занимается сотрудник службы документационного обес­печения или секретарь.

Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упа­ковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпля­ров количеству адресатов, соответствие даты отправки да­те регистрации. Исходящие документы должны обраба­тываться и отправляться в день их подписание и регист­рации или не позднее следующего рабочего дня.

Неоформленные или неправильно оформленные доку­менты возвращаются исполнителю.

Порядок прохождения внутренних   документов

Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, док­ладные и объяснительные записки, другие документы.

Порядок прохождения одного из внутренних докумен­тов (приказа) может быть следующим:

— составление проекта документа;

— его изготовление;

— визирование проекта документа;

— подписание;

— регистрация;

— размножение и доставка приказа исполнителям;

— контроль исполнения;

— подшивка исполненного документа в дело.

Приказы по основной деятельности создаются по ини­циативе структурных подразделений или отдельных ра­ботников организации, либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель опре­деляет круг лиц, которые будут готовить проект приказа.

Проект приказа составляется и оформляется в соот­ветствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех заинтересо­ванных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководи­телю организации.

После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале от­мечается:

— номер приказа;

— дата приказа;

— наименование приказа (краткое содержание);

— кто подписал приказ;

— исполнители.

После регистрации приказ размножают в необходи­мом количестве экземпляров, копии приказа раздают ис­полнителям (часто под расписку), а сам приказ подшива­ют в дело.

Организация контроля за исполнением приказа по ос­новной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение.

Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т.д.) могут иметь свой порядок про­хождения:

— составление и оформление документа;

— рассмотрение документа руководством;

— исполнение документа;

— подшивка исполненного документа в дело.

Обычно внутренние документы на этапе их подготов­ки и оформления имеют порядок прохождения исходя­щих документов, а на этапе исполнения (использова­ния) — входящих документов.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГА­НИЗАЦИИ

Регистрация документов — это фиксация факта соз­дания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записью сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов в организации необходима для учета и контроля, а также при поиске документов. Документы в организации регистрируют один раз: — входящие — в день их поступления в организацию (теле­граммы регистрируют немедленно после их получения), исходящие и внутренние — в день их подписания или ут­верждения.

В организации регистрируют не все входящие и внут­ренние документы, а наиболее важные из них, т.е. доку­менты, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные средствами вы­числительной техники.