Лекция № 8 Архивное хранение документов

1. Экспертиза ценности документов.

2. Оформление дел длительных сроков хранения

3. Состав учетных документов архива.

4. Использование документов архива.

1.

Документы, создающиеся в процессе деятельности организации, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную  в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них требуется большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

В процессе экспертизы ценности документов решаются следующие задачи:

1) отбор на постоянное хранение ценных документов;

2) охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры или политики в системе государственного управления, социальной жизни общества, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документе, повторяемость информации в других документах, целевое назначение документа, его вид. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния.

В соответствии с многогранностью оценки документов формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматриваются документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады. В бухгалтерии это могут быть сводные годовые ведомости, годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (объяснительными записками, рекламациями), аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов, лицевые счета по учету основного фонда и др.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансы, организация труда, снабжение и сбыт продукции).

 

2.

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в унифицированных учетных архивных формах.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Основные задачи, которые ставятся при этом:

1) максимальное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, без нанесения повреждений другим листам дела;

2) обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки дела после каждого обращения к нему;

3) создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах. При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются.

Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения), фотографии и другие, не удобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

 

3.

На все завершенные дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Они составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления описи аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет – по годовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

Состав учетных документов установлен Основными правилами работы ведомственных архивов, обязателен для организаций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и включает в себя кроме вышеназванных заверителей и описей:

1) книгу учета поступления и выбытия документов;

2) лист фонда;

3) топографические указатели, для определения адресов хранения конкретных дел;

4) формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения);

5) формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых дел и итоги периодических проверок наличия и состояния;

6) дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчетности, другие материалы.  

4.

использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, культурно-просветительные, учебные, экономические, юридические и т. д.), состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

Все архивы, независимо от их ведомственной подчиненности обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан (к законным интересам граждан относят сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.).

Архивная справка – это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документа: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов и т.д.

Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист. Архивные справки выдаются организациям на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности; гражданам – на основе их личных заявлений. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные в них сведения. Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других архивных документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов. Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется Актом о выдаче дел во временное пользование, составленным по специальной унифицированной форме, скрепляемым подписями руководителей и печатями двух организаций - передающей и получающей.