Предмет, содержание и задачи делопроизводства

Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения (делопроизводства)

Учебные вопросы:

1. Предмет, содержание и задачи делопроизводства

2.   Службы делопроизводства

3. Место и роль документов в управлении

4. Классификация документов

Предмет, содержание и задачи делопроизводства

 

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация – важнейший ресурс. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Современные менеджеры тратят от 50 до 90 % своего рабочего времени на процессы, связанные с обработкой информации.

Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Термины документационное обеспечение управления (ДОУ) и делопроизводство в последние десятилетия часто используется параллельно, являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. Появление термина ДОУ связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

В информационном обществе с переходом на использование электронных документов и организацию электронного документооборота ДОУ становится все более формализованным и обозримым процессом, ориентированным на использование современных информационных технологий и систем управления информационными ресурсами. По мнению экспертов, основная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством заключается в ориентации на современные перспективные ИТ.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Выделяют три основные задачи, решаемые ДОУ:

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

2. Организация работы с документами (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

3. Систематизация архива документа (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение архива).

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

1) существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности;

2) способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства;

3) организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную или смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря. В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. При этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. С целью регламентации делопроизводственного процесса в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.