Гриф утверждения документа

Гриф утверждения является особым способом введения документа в действие, придания ему юридической силы.

Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование предприятия.

Гриф утверждения: оформление

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание дополнительно удостоверяется оттиском печати.

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: уставов, положений, регламентов, штатных расписаний, инструкций, правил и т.д.

17. Резолюция

Надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. В ней фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. Она включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается.Резолюция: варианты оформления

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).

На документе не должно быть более четырёх резолюций.

Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста. Поручение формулируется неопределённой формой глагола с прямым дополнением.

Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция может включать надпись «В дело».

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту должен проставляться на всех документах формата А4. Этот реквизит отвечает на вопрос о ком (о чём) и включает краткое содержание документа. Заголовок облегчает и ускоряет регистрацию документов. Он состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту: оформление. Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами. Заголовок не должен занимать более 5 строк. Заголовки печатаются без кавычек и не подчёркиваются.

Заголовок к тексту может не указываться на документах формата А5 и письмах-ответах, имеющих ссылку на дату и номер входящего документа. Также он не указывается на телеграммах, телефонограммах и извещениях.

Отметка о контроле

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается в верхнем правом углу первого листа документа.