Требования к бланкам документов. Виды бланков

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланк - стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типо­графским или каким-либо другим способом постоянной информацией об органи­зации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков:

• придает информации официальный характер;

• ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной инфор­мации;

• сокращает трудозатраты на составление документов;

• упрощает восприятие информации;

• повышает культуру управленческого труда.

Устанавливаются два формата бланков — А-4 (210х297мм)и А-5 (148х210 мм).

К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м², а белизна — не менее 90 %).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.

С этой целью используются типографская краска черного тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

• 20 — левое;

• 10 — правое;

• 20 — верхнее;

• 20 — нижнее.

Бланки допускается изготавливать:

• типографским способом;

• с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);

• с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготов­лении конкретного документа.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верх­него поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру - центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 мм х 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (цен­трированное расположение). Угловой вариант позволяет более эко­номно использовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол докумен­та остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также для написания резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:

• бланк письма;

• общий бланк;

• бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

• бланк должностного лица;

• бланк структурного подразделения.

Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем. На общем бланке в зависимости от учреди­тельных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 08 — наименование организации;

• 14 — место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации вклю­чает в себя реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02- герб субъекта Российской федерации;

• 03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04— код организации;

• 05— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• 06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• 08— наименование организации;

• 09— справочные данные об организации.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов -служебного письма.

Бланк конкретного вида документа - это разновидность общего бланка, на который заранее нанесен рекви­зит 10 «Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов данного вида издается более 200 в год.

Бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименова­ние организации» наносится наименование структурного подразделения или дол­жностного лица.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовле­ния всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера стра­ниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами.

Порядок применения, изготовления, использования, учета и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен Федеральным Конституционным законом от 25 декабря 2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации».

17. Правила оформления реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот­ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде­рации"

02 - герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема организации - это графическое изображение. Эмбле­му организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом. Эмблемой не разрешено заменять наименование организации, и она не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04-код организации проставля ют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО), в котором должна быть зарегистри­рована каждая организация (юридическое лицо).

05 -  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с докумен­тами, выдаваемыми налоговыми органами;

06- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соот­ветствии с документами, выдаваемыми налоговыми орга­нами;

07- код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Включает в себя полное наименование организации, ниже полного в скобках указывается сокращенное наименование, если оно отражено в учредительных документах.

Если организация имеет вышестоящую структуру, то ее наименование тоже выносится на бланк в полном или сокращенном виде выше полного наименования организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

09-справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10-наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11-дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2003 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12- регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14-место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.

Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Адресат   может состоять из следующих частей:

- наименование организации (И.п.)

- наименование структурного подразделения (И.п.)

- указания должности (Д.п.)

- инициалы и фамилия (Д.п.)

- почтовый адрес

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Данный реквизит может меняться

— При адресовании документа руководителю организации ее наи­менование входит в состав наименования должности адресата.

— При адресовании документа в несколько однородных организа­ций их названия следует указывать обобщенно.

— При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

— При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.