Виды протоколов. Правила оформления

Виды протоколов

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия ре­шений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, опре­деляющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, со­брании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда засе­дание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол мо­жет составляться после их расшифровки.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в обсуждаемые вопросы и разобраться в их сути зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего про­токол, является ответственной частью подготовки заседания.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие и стенографические.

Краткий протокол содержит:

• указание фамилии докладчика;

• темы доклада;

• фамилии выступавших;

• принятые решения

Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Кратко протоколиру­ются оперативные совещания, а также совещания, которые стенографируются.

Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, крат­кую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.

Стенографический протокол содержит полную запись всего хода заседания.

Правила оформления

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дату;

• номер;

• указание места издания (Москва);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания.

Номер протокола - порядковый номер заседания коллегиаль­ного органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия.

 Текст протокола состоит из двух частей:

• вводной;

• основной

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих со­трудников предприятия в алфавитном порядке, затем должно­сти и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение.

Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

1.Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2003 г.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фа­милии и инициалы выступавших и через тире - краткое изло­жение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то по­сле тире указывается: "текст выступления прилагается (прило­жение 1)".

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в про­токоле вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лако­ничной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановле­ния строится по образцу распорядительной части приказа.

 Содержание особого мнения, высказанного во время обсужде­ния, вносится в текст протокола после соответствующего ре­шения.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформ­ляются как приложения.