2020-09-24
178
Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение выполняются в соответствии с законодательством (см. ранее) и с соблюдением правил, действующих на предприятии. Передача документа на уничтожение не допускается, если у уполномоченного должностного лица нет уверенности в том, что этот документ более не потребуется в работе. Решение о продлении срока хранения документа (либо о его уничтожении) вступает в силу после утверждения руководителем предприятия (см. далее). Последующее хранение документа может быть организовано как непосредственно на предприятии, так и за его пределами (в общем случае - в архивном учреждении).
Уничтожение документов производится только после вступления в силу (утверждения) соответствующего решения в организации (учреждении), имеющей (ем) соответствующее оборудование для переработки (измельчения, сжигания и т.п.). При уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами, закрепленными в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007:
|
|
|
уничтожение всегда должно быть санкционированным;
уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
вместе с оригиналами документов уничтожаются и их копии.
Документирование процессов управления документами
Важным компонентом комплекса мероприятий по управлению документами является документирование соответствующих процессов (действий). Отметим, что документация, описывающая процессы управления документами и соответствующие системы, должна отвечать действующим на предприятии правовым, организационным и техническим требованиям.
Соответствующие стандарты и политика предприятия в области управления документами должны быть документально зафиксированы*(19). Все решения, касающиеся организации управления документами (в том числе о включении документов в систему, об установлении сроков их хранения и т.д.) должны основываться на соответствующих нормативных актах (в том числе локальных нормативных актах, регулирующих управление документами применительно к условиям предприятия, см. выше), четко документироваться и сохраняться. Документы, содержащие решения о включении документов в систему, о сохранении документов и т.д., должны быть своевременно и в надлежащим виде представлены на утверждение руководителю предприятия*(20).
Полномочия работников предприятия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение (уничтожение) и др., должны быть также закреплены в соответствующих локальных нормативных актах (см. далее).
|
|
|
Для регламентации отдельных процессов (действий) по управлению документами целесообразно разрабатывать и внедрять дополнительные локальные нормативные акты (например, регламенты). В подобных актах должно содержаться подробное описание деловой деятельности (предписываемых к выполнению действий) и сопровождающих документов*(21).
* * *
Как неоднократно подчеркивалось ранее, полномочия по обеспечению потребностей предприятия в документированной информации (включая управление документами), как правило, возлагаются на специальный орган (участок работы) либо должностное лицо (работника с соответствующей подготовкой). На практике эта роль отводится службе (отделу, группе) делопроизводства (документационного обеспечения управления), рассмотрению организации которой отводится следующий раздел пособия.
Раздел 2. Организация службы документационного обеспечения управления предприятия
Глава 1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ)*(22) документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба (отдел, группа и т.п.) функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия*(23).
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.
Схема 1
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Основные задачи службы (отдела, группы) документационного │
│ обеспечения управления предприятия (организации, учреждения) │
└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│Внедрение единого порядка работы с │ │ │ Осуществление методического │
│ документами, установленного на ├─┼─┤руководства организацией работы│
│ предприятии │ │ │с документами в подразделениях │
└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
|
|
|
│Обеспечение контроля за соблюдением│ │ │ Совершенствование форм и │
│ установленного порядка работы с ├─┴─┤методов работы должностных лиц │
│ документами │ │ предприятия с документами │
└───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ - совместно с информационными подразделениями - участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие*(24):
1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.
2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.
3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.
4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.
Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:
положением о службе ДОУ;
положениями о структурных подразделениях*(25);
инструкцией по ДОУ;
инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
документами планирования и отчетности;
должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы - в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)*(26). Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:
|
|
|
Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений - предписывается возлагать на управления делами в составе:
секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);
отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;
центральный архив (архив).
Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.
Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций - предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе:
группа (отдел) учета и регистрации;
группа (отдел) контроля;
группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);
группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));
секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.
Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.
Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. - предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.
Схема 2
┌──────────────────┐
│ Министр │
│ (руководитель ├─────────┐ ┌──────────────────┐
│ ведомства) │ │ │ Управляющий делами │
└──────────────────┘ └────────────────────────┤ │
└───────────────┬──┘
┌───────────────────────┬───────────────────────────┬────┘
┌────────────┴─────────┐ ┌───────────┴──────────┐ ┌──────────────┴───────┐
│Инспекция при министре│ │ Архив министерства │ │ Отдел писем │
└────────────┬─────────┘ └───────────┬──────────┘ └──────────────┬───────┘
┌────────────┴─────────┐ ┌───────────┴──────────┐ ┌──────────────┴───────┐
│ Секретариат министра │ │ Отдел внедрения ТС │ │ Канцелярия │
└─────────────────────┬┘ └──────────────────────┘ └──┬───────────────────┘
┌───────────────────┐ │ ┌───────────────────┐ │┌──────────────────┐
│ Приемная ├─┤ │ Экспедиция ├─┼┤ Бюро учета и │
│ │ │ │ │ ││ регистрации │
└───────────────────┘ │ └───────────────────┘ │└──────────────────┘
┌───────────────────┐ │ ┌───────────────────┐ │┌──────────────────┐
│Секретариаты замов,├─┤ │Копир.-множит. бюро├─┼┤Машинописное бюро │
│ коллегии │ │ │ │ ││ │
└───────────────────┘ │ └───────────────────┘ │└──────────────────┘
┌───────────────────┐ │ ┌────────────┴─────────┐
│ Протокольное бюро ├─┘ │ Бюро переписки │
└───────────────────┘ └──────────────────────┘
Схема 3
┌──────────────────────────┐
│ Руководитель предприятия │
│ (организации, учреждения) ├─────────┐ ┌──────────────────┐
│ │ │ │ Начальник службы │
└──────────────────────────┘ └────────────────┤ (отдела) ДОУ │
└───────────────┬──┘
┌─────────────────────────┬────────────────────────┬────────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌──────────┴───────────┐
│ Архив предприятия │ │ Секретариат │ │ Группа контроля │
└─────────┬───────────┘ └───────────┬───────────┘ └──────────┬───────────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌──────────┴───────────┐
│ Экспедиция │ │ Группа учета и │ │ Группа писем │
│ │ │ регистрации │ │ │
└─────────┬───────────┘ └───────────┬───────────┘ └──────────┬───────────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌──────────┴───────────┐
│ Группа внедрения ТС │ │ Машинописное бюро │ │ Копир.-множит. бюро │
└─────────────────────┘ └───────────────────────┘ └──────────────────────┘
Схема 4
┌──────────────────────────┐
│ Руководитель предприятия │
│ (организации, учреждения) ├─────────┐ ┌──────────────────┐
│ │ │ │ Начальник службы │
└──────────────────────────┘ └────────────────┤ (отдела) ДОУ │
└───────────────┬──┘
┌──────────────────────────┬─────────────────────────┬──────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌────────────┴──────────┐ ┌────────────┴─────────┐
│ Административный │ │Отдел делопроизводства │ │ Отдел хранения │
│ отдел (группа) │ │ │ │ документов │
└─────────┬───────────┘ └────────────┬──────────┘ └────────────┬─────────┘
┌─────────┴───────────┐ ┌────────────┴──────────┐ ┌────────────┴─────────┐
│ Отдел обеспечения │ │ Отдел технической │ │ Отдел тиражирования │
│ │ │ подготовки документов │ │ документов │
└─────────────────────┘ └───────────────────────┘ └──────────────────────┘
Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций - предписывается возлагать на общие отделы в составе:
секретариат;
канцелярия (группа делопроизводства);
группа контроля;
протокольная группа;
группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
группа рассмотрения писем (жалоб);
машинописное бюро;
копировально-множительное бюро;
архив.
Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.
Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т.п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий). Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ*(27). Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов*(28). Пример расчета представлен в табл. 2.1.
Схема 5
┌──────────────────────────┐
│ Руководитель органа │
│ местного самоуправления ├─────────┐ ┌──────────────────┐
│ (общественной организации) │ │ │ Заведующий общим │
└──────────────────────────┘ └────────────────┤ отделом │
└───────────────┬──┘
┌────────────────────────┬─────────────────────────┬───────┘
┌──────────┴──────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌───────────┴──────────┐
│ Архив │ │ Секретариат │ │ Группа контроля │
└──────────┬──────────┘ └───────────┬───────────┘ └───────────┬──────────┘
┌──────────┴──────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌───────────┴──────────┐
│ Протокольная группа │ │Группа делопроизводства│ │ Группа писем │
└──────────┬──────────┘ └───────────┬───────────┘ └───────────┬──────────┘
┌──────────┴──────────┐ ┌───────────┴───────────┐ ┌───────────┴──────────┐
│ Группа внедрения ТС │ │ Машинописное бюро │ │ Копир.-множит. бюро │
└─────────────────────┘ └───────────────────────┘ └──────────────────────┘
Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации*(29).
Таблица 2.1
| N п/п | Наименование вида работы | N нормы | Ед. изм. | Объем за год | Значение нормы, час. | Затраты, чел.-ч. |
| 1 | Обработка входящих документов | 3.1.2.1 | 10 док. | 10 000 | 0,65 | 650 |
| 2 | Обработка исходящих документов | 3.1.2.5 | 10 док. | 10 000 | 0,80 | 800 |
| 3 | Контроль исполнения документов | 3.1.3.1 | 10 док. | 8000 | 0,80 | 640 |
| 4 | Разработка норм.-мет. пособий | 3.2.1.1 | 1 авт. л. | 10 | 72,5 | 725 |
| 5 | Исполнение тематич. запросов | 3.2.4.1 | 1 запр. | 400 | 24,1 | 9640 |
| 6 | Проведение проверки организации работы в подразделениях | 3.2.6.1 | 1 пров. | 10 | 19,6 | 196 |
| Итого: (совокупные затраты времени, или СЗВ), чел.-часов | 12 651 | |||||
Примечание:
1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку (Учетный коэффициент со значением 1,1) = 13 916 чел.-часов.
2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп: Фпв = 13 916: 2006 = 7 ед.
Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ*(30). Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.
Таблица 2.2
| N п/п | Наименование профессии (специальности) | Штатная категория | Кол-во штатных ед. | Примечание |
| I | Административная группа - управление службы ДОУ | |||
| 1 | Начальник службы | руководитель | 1 | |
| 2 | Заместитель начальника службы | руководитель | 1* | * Может не вводиться |
| 3 | Инспектор по контролю исполнения поручений | специалист | 1 | |
| 4 | Документовед | специалист | 1 | |
| 5 | Секретарь-машинистка | техн. исполн. | 1* | * Может не вводиться |
| II | Группа технической подготовки и тиражирования документов | |||
| 1 | Начальник группы | руководитель | 1* | * Может не вводиться |
| 2 | Старшая машинистка - оператор ПК | техн. исполн. | 1 | |
| 3 | Машинистка - оператор ПК | техн. исполн. | 2-5 и более* | * От объема работа |
| III | Группа делопроизводства | |||
| 1 | Начальник группы | руководитель | 1* | * Может не вводиться |
| 2 | Ст. делопроизводитель | техн. исполн. | 1 | |
| 3 | Делопроизводитель | техн. исполн. | 2-5 и более* | * От объема работа |
| IV | Группа хранения документов | |||
| 1 | Начальник группы | руководитель | 1* | * Может не вводиться |
| 2 | Старший архивариус | техн. исполн. | 1 | |
| 3 | Архивариус | техн. исполн. | 2-5 и более* | * От объема работа |
| V | Группа обеспечения | |||
| 1 | Начальник группы | руководитель | 1* | * Может не вводиться |
| 2 | Секретарь-стенографист | техн. исполн. | 1-2 | |
| 3 | Экспедитор-курьер | техн. исполн. | 1-2 | |
| Итого: | В целом по службе ДОУ | По категориям | ||
| руководитель | специалист | техн. исполн. | ||
| 15-26 | 1-6 | 2 | 12-20 и более | |
