Состав документов архива

 

2.1. Состав документов архива образуют:

(... в данном разделе следует перечислить виды документов, образующие состав архива и подлежащие временному хранению в пределах сроков, установленных Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации").

 

Задачи и функции архива

 

3.1. Основными задачами архива предприятия являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых определен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет и обеспечение сохранности документов в течение всего срока их временного хранения.

3.1.3. Создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам, состоящим на временном хранении.

3.1.4. Использование состоящих на временном хранении документов в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о порядке обращения с документами, состоящими на временном хранении архива предприятия (инв. N...).

3.1.5.... (другое - указать конкретно).

3.2. Основными функциями архива предприятия являются:

3.2.1. Ведение списка источников комплектования.

3.2.2. Прием документов на временное хранение.

3.2.3. Учет документов, принятых на временное хранение.

3.2.4. Размещение документов в хранилищах и средствах хранения, обеспечивающее их сохранность.

3.2.5. Осуществление информационно-справочного (в том числе платного) обслуживания пользователей.

3.2.6. Проведение экспертизы ценности документов, в том числе при подготовке к передаче на постоянное хранение.

3.2.7. Обеспечение организационно-методического руководства процесса подготовки передачи документов на временное хранение.

3.2.8. Проверка правильности формирования и оформления дел в источниках комплектования.

3.2.9. Организация работы по составлению (пересоставлению) номенклатуры дел предприятия.

3.2.10. Участие в разработке нормативно-методических документов по ведению архивной работы на предприятии.

3.2.11.... (другое - указать конкретно).

 

Права архива

 

4.1. В целях надлежащего выполнения возложенных на него задач и функций архив предприятия имеет право:

4.1.1. Требовать от источников комплектования своевременной и качественной подготовки к передаче и передачи на временное хранение документов.

4.1.2. Контролировать соблюдение правил работы с документами в источниках комплектования.

4.1.3. Запрашивать у источников комплектования необходимые для работы сведения, в том числе в документированной форме.

4.1.4. Участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, органами управления архивным делом, затрагивающих работу архива.

4.1.5.... (другое - указать конкретно).

 

Ответственность архива

 

5.1. Архив предприятия несет ответственность за:

5.1.1. Несоблюдение (ненадлежащее соблюдение) условий обеспечения сохранности документов, состоящих на временном хранении.

5.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

5.1.3. Необоснованный отказ в приеме на временное хранение документов.

5.1.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении.

5.1.5.... (другое - указать конкретно).

 

Организация работы архива

 

6.1. Организация работы архива включает:

6.1.1.... (в данном разделе следует кратко описать, что включает организация работы архива, с учетом специфики деятельности предприятия, службы ДОУ (делопроизводства), в том числе в случае ликвидации (реорганизации) предприятия).

 

Приложение 4

 

Пример

 

Наименование предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами

────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

Инструкция по документационному обеспечению управления*(181)

 

Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана с целью надлежащей организации и последующего совершенствования деятельности по своевременному, полному и качественному обеспечению потребностей... (указать наименование компании) (далее - Компания) в документированной информации в соответствии с приказом (распоряжением)... (указать наименование должности руководителя компании или уполномоченного им лица) от 00 месяца 0000 года N 000 на основании:

1.1.1. Национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

1.1.2. Правил делопроизводства от 15.06.2009.

1.1.3. Положения об электронном документообороте от 22.09.2009.

1.1.4. Типовой инструкции по делопроизводству от 08.11.2005.

1.1.5. Примерной инструкции по документационному обеспечению управления ВНИИДАД.

1.2. Инструкция устанавливает:

1.2.1. Общие требования к организации функционирования службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ)*(182).

1.2.2. Общие требования к организации документирования деятельности компании.

1.2.3. Общие требования к организации управления документами компании.

1.2.4.... (Иное - указать конкретно).

Далее в первом разделе инструкции обычно излагаются:

положения об обязательности требований инструкции для выполнения (с указанием соответствующих категорий сотрудников компании);

положения, определяющие полномочия специального органа (подразделения либо должностного лица) по обеспечению потребностей компании в документированной информации (со ссылкой на локальные нормативные акты, регламентирующие реализацию этих полномочий);

положения, определяющие общий порядок обеспечения документированной информацией подразделений компании*(183);

положения, определяющие общий порядок допуска сотрудников к документированной информации;

положения, устанавливающие ответственность сотрудников за нарушение порядка обращения с документированной информацией;

положения, устанавливающие стандартные сроки возвращения документов в места хранения.