Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначении.

Для повышения эффективности производства, сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации.

Унифицированная система документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации.

 

 

Работа по унификации включает:   

− разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

− внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;

− внедрение разработанных общероссийских классификаторов технико-экономической документации (ОКТЭД);

− ведение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

− разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, а также их государственную регистрацию.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основными принципами при разработкие УСД являются:

− создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

− единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений;

− комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ; 

− информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающих юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.;

− сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

− стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время;

− сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы;

− экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

В настоящее время действует восемь УСД:

− унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

− унифицированная система банковской документации;

− унифицированная система финансовой учетной и отчетной бух­галтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

− унифицированная система отчетно-статистической документации;    

− унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

− унифицированная система документации по труду;

− унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

− унифицированная система внешнеторговой документации.

Результаты унификации состава документов получают своезакрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемыхв деятельности организации.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации. Установлены следующие категории стандартов:

· государственные стандарты (ГОСТ).

· отраслевые стандарты (ОСТ);

· республиканские стандарты (РСТ).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

– безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

– технической и информационной совместимости, а. также вза­имозаменяемости продукции;

– качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

– экономии всех видов ресурсов;

– безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возник­новения природных и техногенных катастроф и других чрезвычай­ных ситуаций;

– обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации.

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления.

Документы давно стали объектами унификации и стандартиза­ции. В СССР первые стандарты появились в 1929−1931 гг., но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унифика­ции и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.

В стране действует Единая Государственная Система Документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Эта система базируется на применении ЭВМ и выделяет 4 направления в документационном обеспечении управления:

1) унификация и стандартизация документов;

2) рациональная организация документооборота и текущего хранения дел;

3) экономика, организация труда делопроизводственного персонала;

4) автоматизация и механизация труда.

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизациюдокументов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др.