VIII. Исполнение документов

 

a. Сотрудник, которому, согласно резолюции должностного лица, его заместителя или руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» (далее – должностного лица), дано поручение об исполнении поступившего документа, подготовке нового документа, является исполнителем документа.

b. Исполнитель документа должен выполнить поручение в соответствии с резолюцией должностного лица в сроки, указанные в резолюции. Если срок исполнения в резолюции не указан, применяется срок, установленный для исполнения такого рода документов.

c. Установленный должностным лицом в поручении или резолюции срок может быть продлен только им самим.

d. При необходимости продления срока исполнения документа исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока, представляет на имя соответствующего должностного лица мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа. Если исполнитель не обратился с просьбой о продлении срока исполнения документа или должностное лицо не продлило срок исполнения, документ считается не исполненным в срок.

e.  В случае, если срок исполнения документа нарушен, работник несет дисциплинарную ответственность за нарушение исполнительской дисциплины, если причины нарушения срока не будут признаны должностным лицом уважительными.

f.  Исполнитель к документу   прилагает лист рассылки, в котором указываются адресаты, которым необходимо направить документ.

G. Документ, представляемый на подпись Главе МО «Котлас», оформляется на бланке Главы МО «Котлас». Подготовленный исполнителем проект документа  за подписью Главы МО «Котлас» (за исключением проектов постановлений и распоряжений Главы МО «Котлас») в одном экземпляре представляется исполнителем непосредственно или через специалиста, ответственного за делопроизводство, в канцелярию, которая проводит проверку документа на предмет его грамотного составления и на предмет правильности его оформления в соответствии с Инструкцией и производит соответствующую корректировку.

H. Срок проведения проверки документа – в течение одного рабочего дня, а в экстренном случае – немедленно.

После проверки документ возвращается исполнителю или специалисту ответственному за делопроизводство, сообщением по телефону или помещается в соответствующую ячейку в приемной Главы МО «Котлас» (каб.206).

Документ проверяется специалистом канцелярии повторно после внесения изменений с целью удостоверения правильности их внесения. Если документ оформлен без замечаний, он возвращается исполнителю или специалисту, ответственному за делопроизводство, в указанном выше порядке, для доукомплектования.

I. Документ, представляемый на подпись руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», оформляется на бланке  отдела или управления администрации МО «Котлас» и представляется на подпись руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» через специалиста органа или структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

 8.10. В случае оформления документа, указанного в п. 8.7. настоящей Инструкции, за подписью Главы с нарушением Инструкции… специалист канцелярии возвращает его исполнителю с замечаниями, после чего документ снова проверяется специалистом канцелярии.

Правильно оформленный документ специалист канцелярии (специалист органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственный за делопроизводство) передает главному специалисту по ОКР Аппарата Главы МО «Котлас», руководителю Аппарата Главы МО «Котлас», руководителю органа администрации МО «Котлас» на подпись.

       8.11. После подписания документа Главой МО «Котлас», руководителем Аппарата Главы МО «Котлас» главный специалист по ОКР передает его в канцелярию Аппарата Главы МО «Котлас» для присвоения регистрационного номера. 

    8.12. После присвоения документу регистрационного номера документ передается главному специалисту по ОКР, который на двух экземплярах (на финансовых документах – на трех экземплярах) документа ставит печать с изображением логотипа МО «Котлас», на остальных экземплярах, являющихся копиями документа, ставится факсимиле Главы МО «Котлас», печать Аппарата Главы МО «Котлас».    

   8.13. Оформленный документ передается главным специалистом по ОКР в канцелярию Аппарата Главы МО «Котлас» для отправки согласно листу рассылки (приложение № 12) тем адресатам, которые находятся в администрации МО «Котлас». Рассылку копий документов за пределы администрации МО «Котлас» (в предприятия, учреждения и организации) осуществляет исполнитель документа.

       8.14. В случае, если документ подписан руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», его регистрацию и рассылку осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство, того органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», где документ был исполнен.

 

IX. Взаимодействие администрации с Собранием депутатов МО «Котлас».

Запросы депутата.

 

 Запросом депутата Государственной Думы РФ, депутата представительного органа субъекта РФ, депутата Собрания депутатов МО «Котлас», а равно представительного органа местного самоуправления иного муниципального образования (далее – обращение депутата) является письменное заявление, связанное с осуществлением депутатской деятельности.

Обращения депутатов должны быть зарегистрированы в день их поступления специалистом того органа, в который поступило обращение, и передаются:

5. Главе МО «Котлас» в случае, если оно адресовано Главе МО «Котлас»;

6.  руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» в случае, если обращение адресовано указанному органу, структурному подразделению, его руководителю либо сотруднику данного органа, структурного подразделения.                          

7.   Глава МО «Котлас», руководитель органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» обязаны в 2-дневный срок дать поручение соответствующему специалисту для подготовки ответа.

9.3. Должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 10 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.

9.4. Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

        9.5. Все решения Собрания депутатов МО «Котлас» хранятся у руководителя Аппарата Главы МО «Котлас».

        Руководитель Аппарата Главы МО «Котлас» не позднее 2-х дней со дня поступления решения Собрания депутатов МО «Котлас» направляет копии решения руководителям органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», которых касается соответствующее решение Собрания депутатов.

 

     X. Прием, регистрация, направление на исполнение обращений граждан

 

Обращениями граждан являются заявления, письма, жалобы. Обращения граждан принимаются, регистрируются и передаются на исполнение с учетом правил, изложенных в пунктах 7.1., 9.2. настоящей Инструкции.

Если в обращении не указаны фамилия, имя, отчество, домашний адрес (при его отсутствии - место работы) заявителя, то такое обращение признается анонимным, регистрации не подлежит, но оно представляется должностному лицу, которому оно адресовано, для ознакомления с его содержанием.

Обращения, по которым требуется направить ответ в Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Федеральное Собрание РФ, Главе администрации Архангельской области и другие органы государственной власти, ставятся на особый контроль.

10.4. При личном приеме граждан должностным лицом обращения также подлежат регистрации в журнале приема граждан по личным вопросам, который ведет принимающий. Прием граждан по личным вопросам ведется Главой МО «Котлас», Первым заместителем Главы МО «Котлас», руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»,  в соответствии с графиком, утвержденным соответствующим должностным лицом.

10.5. Ответ гражданину оформляется в виде официального письма с учетом следующих требований:

        1) на всех экземплярах ответа в нижнем левом углу указывается исполнитель в соответствии с п.п. а и б п. 3.15 настоящей Инструкции;

       2) ответ на обращение гражданина, подписываемый Главой МО «Котлас», Первым заместителем, заместителем по социальным вопросам, содержит на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа визу согласования с руководителем того органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», работником которого является исполнитель ответа.

10.6. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе журнала указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу регистрационной карточки делается отметка «повторно», при этом подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения обращения, т.е. прошло более 30 дней или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

10.7. Обращения одного и того же лица по тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один орган, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.

10.8. Письменный ответ на обращение гражданина должен быть дан в 30-дневный срок с момента его поступления. В случае устного ответа делается соответствующаязапись в журнале. 

10.9. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

10.10. Если в обращении поставлены вопросы, решение которых не относится к компетенции администрации МО «Котлас», не позднее, чем в пятидневный срок, заявителю сообщается об этом, и, по возможности, даются рекомендации, куда ему необходимо обратиться. Пятидневный срок исчисляется с момента поступления документа в тот орган или структурное подразделение, которое должно дать ответ.

10.11. В случае, если в интересах гражданина обратился депутат законодательного (представительного) органа, ответ дается в два адреса: и депутату, и гражданину. Если к обращению депутата не приложено заявление гражданина, в чьих интересах депутат действует, ответ дается только в адрес депутата.

10.12. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан осуществляется специалистом по ОКР по регистрационно-контрольным карточкам.

10.13. Жалобы, адресованные на имя Главы МО «Котлас» и поставленные на контроль, должны быть возвращены после их рассмотрения специалисту по ОКР со всеми материалами, которые использовались для проработки ответа.

10.14. Отчеты по работе с обращениями граждан по установленной форме ежеквартально представляются Главе МО «Котлас» помощником Главы МО «Котлас» по связям с общественностью.

10.15. Жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан оформляются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторных обращений или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

10.16. Срок хранения обращений граждан – 5 лет. Регистрационно-контрольные карточки после исполнения обращений переносятся в справочную картотеку, где хранятся в течение 5 лет.

 Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан несет специалист по ОКР (специалист органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»,  ответственный за делопроизводство).

10.17. По истечении установленного срока хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.