Отчет по практической работе 7

«Организация приема посетителей.»

1 Цель работы: научиться работать в приемной с посетителями.

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

Вопросы	Ответы
Виды приема посетителей:	1. прием посетителей других организаций; прием сотрудников по текущим вопросам; прием сотрудников по личным вопросам; прием командированных; 2. прием делегаций.
С кем согласовывается время приемапосетителей других организаций?	С посетителем и с руководителем.
Можно ли направлять прибывшие лица к руководителю без уведомления?	Нет.
Ставится ли руководитель в известность о вопросе, который будет решаться во время встречи?	Да.
Что записывают в специальный журнал предварительной записи посетителей?	Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.
Что указывают в визитных карточках?	Фамилия, имя, отчество посетителя, его ученое звание, должность, место работы, служебный телефон и адрес организации.
Кем составляется список лиц, которые могут быть приняты руководителем в любое время без предварительной договоренности?	Руководителем.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности?	Секретарь вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.
Если после доклада руководителю о посетителе, получен отказ в его приеме?	Секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работникам предприятия. Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель.
Что делать, когда посетитель, не слушая возражений секретаря, пытается пройти в кабинет руководителя?	Службой безопасности предприятия предусмотрена кнопка вызова охраны, что является самой крайней мерой.
Что делать, если прием руководителем отменяется по неожиданным обстоятельствам (болезнь, командировка)?	Секретарь должен извиниться и объяснить причину отсутствия руководителя и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.
Что делать, если посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками?	Направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.

Задание 2.2

1. Изучить и описать, что должен сделать секретарь при входе посетителя?

· отложить все дела, встать и поприветствовать вошедшего;

· - установить причину посещения;

· - определить, сможет ли справиться с этим вопросом кто-либо из заместителей руководителя или других сотрудников фирмы и направить посетителя к ним;

· - предупредить руководителя о посетителе, если вопрос можно решить только с ним;

Задание 3. Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Как быть, если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует?

2. Действия секретаря при приеме командированных работников.

3. Действия секретаря при приеме делегаций.

4. Действия секретаря при приеме сотрудников своего предприятия по текущим вопросам.

Отчет по практической работе 8

«Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных
мероприятий».

1 Цель работы: научиться организовывать совещания.

2 Ход работы:

.Задание 2.1 Ответить на вопросы:

Вопросы	Ответы
Совещание это	Форма делового общения коллектива с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива проблемам, по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.
С чего начинается работа по подготовке совещания?	С указания руководителя о необходимости проведения совещания, выносимых на него вопросов и привлекаемых лицах.
Что указывается в повестке дня?	Вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.
Что должен знать секретарь, чтобы приступить к организации совещания?	Повестку дня и предполагаемый круг участников.
Какие документы необходимо разослать участникам совещания?	Доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.
Какие документы составляет секретарь на подготовительном этапе?	Повестка дня, в которой формулируются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.
Когда начинается обслуживание совещания?	В день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне.
Что такое документирование совещания?	Запись процесса обсуждения внесенных на повестку дня вопросов.
Что такое протокол совещания?	Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,
Как можно вести запись совещания?	Можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.
Кто ведет протокол?	Секретарь или специально назначенное лицо.
Какоформляется протокол?	По форме общего бланка.

Задание 2.2

1. Изучить и описать подготовительные организационно-технические мероприятия по подготовке совещания, входящие в обязанность секретаря.

· - оповещает предполагаемых участников;

· - составляет уточненный список участников совещания;

· - подготавливает, размножает и рассылает участникам документы, намечаемые для коллегиального обсуждения (доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков);

· - составляет проект решения по обсуждаемому вопросу или проект итоговых документов;

· - организовывает рабочую группу по обслуживанию совещания;

· - выясняет финансовые затраты, необходимые для проведения совещания;

· - для больших совещаний продумывает культурную программу;

· - размещает иногородних участников совещания;

· -заботится о транспортном обеспечением участников;

· - выбирает помещение для проведения совещания и занимается его техническим оснащением.

2. Составить повестку дня совещания.

1. О Государственном Стандарте по делопроизводству.

Доклад преподавателя Осиповой В.М.

2. О проекте государственного стандарта по архивоведению.

Доклад председателя цикловой комиссии Беловой Н.А..