Документ, основные понятия, способы документирования

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

По способу фиксации информации документы бывают:

· изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения, какого – либо объекта;

· графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

· аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

· кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

· фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

· иконографический документ – документ, содержащий изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

· фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную на любой системе звукозаписи;

· текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

· письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

· рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

· машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. Документ несёт юридическую функцию. Документ выполняет воспитательную функцию.

Для создания документов используются различные носители информации: бумага; магнитные диски; оптические диски; киноплёнка; электронные носители.

К средствам документирования относятся: ручки, компьютеры, пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото – кино – видеотехника.

Одними из распространенных способов документирования являются:

· рукописный (в основном для составления жалоб, претензий, заявлений, личных документов);

· печатный (для составления традиционных документов с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтер);

· электронный (для обмена документами с помощью электронной почты без вывода на печать и хранения документов в виде файлов в памяти компьютера или на сменных носителях).