Виды документов. Оригинальность и подлинность документа. Юридическая сила

Унификация организационно-распорядительной документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно-распорядительной деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее - организации).

Цель разработки УСОРД заключается в проведении унификации и сокращении видового разнообразия форм организационно-распорядительных документов (далее - ОРД). Использование УСОРД в деятельности организации способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации (УСД).

В ОРД выделяют три группы документов:

• организационные (устав организации, положение об ор­ганизации (структурном подразделении), структура и штат­ная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

• распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);

• справочно-информационные (письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).

В состав УСОРД входят:

Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм ОРД.

Виды документов:

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Документы классифицируются по различным признакам:

1. служебные и личные

Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих должностных лиц.

К Личным относятся документы, созданные отдельными гражданами; (автобиография, заявления, доверенность, расписка, письма, предложения и др.)

2.Организационно-распорядительная документация (ОРД):

2.1 распорядительные - постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности и организационным вопросам, решения, указания и выписки из них;

2.2 организационные - положения, уставы, инструкции, правила и должностные инструкции

2.3 справочно-информационные — протоколы, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы, справки;

3. по месту составления:

Внутренние и внешние.

Внутренние документы создает сама организация, предприятие в процессе документирования.

Внешние - приходят извне, от других организаций, предприятий;, учреждений и граждан.

4. По сложности содержания:

Простые и сложные.

К простым относят документы, отражающие один вопрос, одну тему. В сложных содержание посвящено нескольким вопросам, темам.

5. По форме:

Документы могут быть:

индивидуальные, составленные по произвольному признаку;

типовые, представляющие собой текст-образец;

трафаретные, когда часть документа отпечатана заранее (постоянная
информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная
информация).