Организация планирования ресурсного обеспечения на предприятии
Дидактическая единица 3
3.1.1. Значение организации управления планированием
3.1.2. Технология управления планированием
3.1.3. Методика организации управления планированием
3.1.1. Эффективность деятельности предприятий зависит от качества планирования. Это определяет важность овладения каждым ответственным работником аппарата управления, а тем более руководителями – теоретическими знаниями и навыками планирования. Современная практика подготовки и исполнения решений изобилует многочисленными погрешностями на всех уровнях управления экономикой. Кто руководители – бывшие партийные работники. Мало современных управленцев и менеджеров. Только в последнее время ВУЗы стали готовить управленцев. Но устроиться на работу сейчас очень трудно, все по блату, а не по деловым качествам специалиста. Процедуре разработки планов в рыночных условиях уделялось очень мало внимания, а от этого зависит практически все.
|
|
Общая теория организации управления планированием, разработанная на основе математических методов и формальной логики, используется в экономике и имеет предпосылки для широкого распространения.
С позиции данной теории выбор способа организации управления планированием - это выбор из множества наиболее предпочтительной альтернативы. Под процессом организации управления планированием понимается:
1. Разработка множества возможных альтернатив;
2. Разработка нормативного документа, регламентирующего деятельность системы управления;
3. Устные или письменные распоряжения о необходимости выполнения конкретного действия, операции, процесса;
4. Регламентируемая последовательность действий для достижения поставленной цели;
5.Нечто, отражающее осуществление поставленной цели (материальный объект, число, показатель и др.);
6. Реакция на раздражитель.
Исходя из приведенного определения, можно выделить ряд аспектов организации управления планированием: организационный, психологический, социальный, информационный, экономический.
Организационный аспект проявляется в организации, как разработки, так и выполнения процесса планирования. При этом реализуется ряд его функций, а именно направляющей, координирующей, мотивирующей, свидетельствующих о многогранности данного понятия.
Функции планирования:
1. Направляющая функция планирования проявляется в том, что они принимаются исходя из долговременной стратегии развития предприятия. Одновременно планирование является направляющей основой для реализации общих функций управления - организации, контроля, мотивации, которые реализуются через посредство планирования.
|
|
2. Координирующая функция планирования отражается в необходимости согласования действий исполнителей для реализации решений в утвержденные сроки и соответствующего качества.
3. Мотивирующая функция планирования реализуется через систему организационных мер (приказы, постановления, распоряжения), экономических стимулов (премии, надбавки), социальных оценок (морально-политические факторы трудовой активности: самоутверждение личности, творческая самореализация).
Эффективность планирования в значительной мере зависит от выполнения и соотношения указанных функций, как в ходе его подготовки, так и на этапе внедрения. С учетом этого планирование становится реальным инструментом достижения поставленных целей.
Важно социальное содержание выбранного плана, так как оно отражается на жизни менеджера, всех, кто с ним работает, то есть на интересе организации, коллектива. Не всякое экономически выгодное решение может быть эффективным в социальном плане. Примером тому может служить решение о росте производительности труда, сопряженное с нарушением техники безопасности, ухудшением условий труда работающих. В связи с этим чувство ответственности не должно покидать руководителя при выборе окончательной альтернативы. Просчет функционального исполнителя в аппарате управления (например, экономиста при определении нормы выработки для рабочего) имеет частный характер. Ошибка руководителя в процессе планирования является своего рода браком и отражается на результатах работы, политике предприятия в целом, а в крайних случаях может привести к банкротству, потере рабочих мест, иметь глубокие социальные последствия.
Высокой значимостью информации, используемой при планировании, обусловлены требования, предъявляемые к информации: достоверность, полнота, своевременность, краткость, четкость, непротиворечивость и др.
Суждение о том, что "информация - это власть" правомерно хотя бы потому, что владение ею позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений при планировании. Такое требование, как полнота информации, определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений: в условиях определенности, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки планов и их результатами.
Источники сбора информации могут быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно либо с обращением в соответствующие фирмы. Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для решений должен оцениваться предварительно. Методы сбора информации могут быть неформальными и формальными. К первой группе относятся способы получения информации путем непосредственного общения с подчиненными, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако динамичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процессов сбора, передачи, обработки информации, создания новых информационных технологий.
Компьютерная революция породила революцию информационную. Академик Моисеев Н. Н. отмечал (кн. "Алгоритмы развития"), что "мы вступаем в XXI век, цивилизация которого будет пронизана электроникой, подобно тому, как организм живого существа пронизан нервными волокнами". Если индустриальная революция дала большинству людей относительно комфортную и обеспеченную жизнь, то информационная - в какой-то мере сглаживает интеллектуальное неравенство, создавая относительно одинаковые информационные возможности для всех.
|
|
Примером может служить подключение к системе "Интернет".
Компьютеризация процесса планирования - необходимость, обусловленная современными потребностями управленческой деятельности. Решение сложных проблем, требующих многовариантных расчетов, связано с огромными затратами времени на их выполнение вручную. В.А. Абчук в книге "Директорский «хлеб»" отмечает, что на решение задачи прикрепления тридцати предприятий-заказчиков к 2 заводам-изготовителям, производящим соответственно 20 и 10 видов продукции, 1 человеку потребовалось бы десятилетие (при условии, что на 1 вариант решения будет затрачиваться 1 минута). Если число заказчиков увеличить до 50, а количество производимых единиц изделий двумя заводами соответственно до 30 и 20, то на перебор вариантов потребуется 100 млн. лет.
Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на планирование. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, вызвали к жизни новые информационные технологии (НИТ).
Пример: компьютер.
Это целостные технологические системы по разработке плана, для которых характерны:
- новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);
- новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);
- безбумажная технология, исключающая бумагу как носителя информации;
- технология использования искусственного интеллекта в процессе разработки плана на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.
Основными компонентами структуры НИТ выступают:
• технические средства - ЭВМ и организационная техника;
• информационно-технологическое и программно-алгоритмическое обеспечение;
специально создаваемые организационные структуры управления, обеспечивающие эффективное использование всех элементов НИТ.
|
|
Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе ЭВМ, ПЭВМ, локальных сетей, распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ. Формой коллективного действия может быть проведение телеконференций и др.
Существует и негативный аспект внедрения современных электронных технологий в управленческую практику, который должен быть известен экономисту-менеджеру. Широкое применение ЭВМ остро ставит вопрос защиты информации от разрушения, искажения, от несанкционированного использования вопреки воле владельца. Компьютерная преступность (или нарушение норм пользования информацией, заложенной в ЭВМ) в западных промышленно развитых странах достигла внушительных размеров. Ущерб от одного компьютерного преступления колеблется в пределах от 450 тыс. до 1 миллиарда долларов. Ежегодные потери некоторых фирм США от этого вида преступности достигают 5 миллиардов долларов. Официальная статистика свидетельствует о ежегодном росте компьютерной преступности, в связи, с чем рост объема потерь исчисляется сотнями процентов.
Пример: вскрытие компьютерных программ.
Такого рода преступления чаще всего совершают служащие самих учреждений - специалисты по информатике. В конце 70-х годов программист ЭВМ с помощью личного компьютера проник через телефонную сеть в компьютерную систему банка, выдал команду перевести определенную сумму на свой счет в Нью-Йорке. Сегодня подобные случаи превратились в систему.
Настоящая война с "искусственным интеллектом" порой приобретает форму хулиганских акций. Так, группа "технопиратов" из Германии сумела проникнуть в компьютерную систему НАСА (США) и манипулировать по своему усмотрению банками данных с конфиденциальной информацией. В результате приказа "технопиратов" один из космических спутников отклонился от своей орбиты.
Еще более серьезная угроза "электронного пиратства" связана с монополией отдельных государств на производство и передачу вычислительной техники с разработанным программным обеспечением. Делом техники является возможность практически безболезненно завладеть секретной информацией и вызвать информационный хаос.
Существует ряд способов проникновения в компьютерные сети. В частности, для нарушения работы автоматизированной системы по каналам связи в качестве помехи запускается так называемый "вирус". Введенный однажды в компьютер - первоначальную жертву, "вирус" распространяется на большую группу и, возможно, на всю сеть. Его воздействие может быть строго выдержано по времени и иметь адресность - конкретную задачу (жертву). Он может быть скрытным и какое-то время не проявлять себя. В настоящее время имеется несколько сот "вирусов", которые классифицируются по группам. Вот некоторые из них.
"Троянский конь" - вводится в систему, бездействуя вначале. Затем в заданное время проявляет себя, разрушая программу обработки, содержание и структуру информации.
"Принудительный карантин" - попадая в сеть, вызывает сбой в работе ЭВМ. Если компьютер находится в сети, то он отключается, образуя брешь и, следовательно, нарушает работу сети в целом.
"Перегрузка" - "вирус", попав в ЭВМ, многократно дублирует себя, вызывая замедление обработки информации, нарушение хода работы.
"Зонд" - "вирус" проникает в конкретный участок информации по заданной программе и искажает ее.
"Убийца" - данный "вирус" вводится для разрушения определенного файла информации и используется в условиях, когда известна структура построения и порядок обработки информации.
Есть разновидность под названием «чижик-пыжик».
С помощью специально созданных программ возможен вывод из строя роботизированных линий производства с компьютерным управлением.
Государства и фирмы не могут спокойно взирать на подобные угрозы. Они принимают меры по разработке систем защиты информации, требующие существенных интеллектуальных усилий и материальных затрат. В США эти затраты достигают 10% от объема производства вычислительной техники. Расходы на финансирование работ по защите ЭВМ несет как частный сектор, так и государство (в соотношении равном 70% и 30%).
Фирмы не жалеют средств на защиту коммерческой информации, поскольку сегодня в мире по существу уже идет интеллектуальная война в сфере информации, от которой предостерегал эксперт. Кто владеет необходимым объемом современной информации, передовой технологией, тот конкурентоспособен на рынке.
Для противостояния компьютерным преступлениям и шпионажу каждая АСУ должна обладать особым набором требований безопасности в планировании и управлении, доступе, организации контроля и исправления ошибок при поиске вирусов. Каждому владельцу и пользователю электронно-вычислительной системы необходима гарантия надежности, безопасности системы и обрабатываемой на ней информации.
Политика безопасности на предприятии характеризуется конфиденциальностью, целостностью, готовностью.
Возможными формами угрозы информационной безопасности являются:
- несанкционированный доступ, кража документов;
- перехват информации в каналах связи;
- уничтожение информации (случайное или сознательное);
- разрушение информации "вирусами";
- ошибки в программах обработки информации;
- отключение электропитания;
- фальсификация сообщений.
Меры защиты от угроз информационной безопасности:
- проверка подлинности информации;
- контроль доступа в организацию и кабинеты;
- разделение полномочий;
- шифрование информации;
- применение цифровой подписи на документах (сообщениях);
- применение электронных карт;
- использование антивирусной защиты;
- наличие службы защиты информации;
- защита архивов от разрушения.
3.1.2. К технологии и организации защиты информации при планировании предъявляется ряд требований:
- экономичности. Это означает, что затраты на ее создание и содержание должны быть меньше возможного ущерба от утечки информации;
- исключения возможности усложнения процесса управления в связи с ее использованием;
- комплексности, объединение системой защиты законодательных, технических и организационных мер;
- одновременности создания, с органической увязкой системы защиты и системы управления предприятием;
- иерархичности, то есть структурно система защиты должна включать вертикальное (уровни) и горизонтальное (звенья) построение.
Степень защиты информации на предприятии может быть разной. В связи с этим выделяют ее классность, которая содержит характеристики защиты по классам от первого до седьмого (табл. 1).
Класс первый означает наличие развитой службы безопасности.
Класс второй включает полный набор механизмов защиты на нескольких уровнях.
Класс третий - защита при многих субъектах и объектах, допущенных к информации.
Класс четвертый - защита электронных платежей.
Класс пятый - защита распределенных информационных сетей.
Класс шестой - защита локальных информационных сетей.
Класс седьмой - минимальные требования к защищенности.
Существуют требования и к классам защищенности, например, в банковском деле.
Чтобы сформулировать задачу при планировании необходимо иметь ясность по следующим вопросам:
- причины постановки задачи, к какому типу задач она относится и срочность ее решения;
- факторы, влияющие на ситуацию, и влияние ситуации на деятельность предприятия в целом;
- цели, которые должны быть достигнуты при решении задачи.
Причины постановки задач могут быть внутренними и внешними. В частности, это может быть случайное отклонение от заданных норм, наличие серьезных недостатков (перерасход сырья, фонда заработной платы и др.), необходимость решения тактических и стратегических задач, а также изменение конъюнктуры рынка и потребность в разработке прогнозов ее развития.
Проблемную ситуацию могут определять управляемые и неуправляемые факторы, что зависит от возможности воздействия на них руководителя.
Учитывается состав и приоритетность целей, определяются ограничения по частным целям решения.
На первом этапе применяются в основном логический инструментарий с использованием различных методов (анализа, синтеза, сравнений, индукции, дедукции, аналогии, обобщения, абстрагирования) и интуиция разработчиков.
Далее происходит выбор критерия оценки эффективности решения при разработке плана;
Для формирования решения должны быть определены критерии его эффективности. Они необходимы при сопоставлении различных вариантов решений и выбора наилучшего из них, а также оценки степени достижения поставленной цели.
Критерий оценки эффективности решений должен иметь количественное выражение (иметь физический смысл), наиболее полно отражать результаты решений, быть простым и конкретным. Правильный выбор критерия эффективности, по мнению специалистов, эквивалентен правильной формулировке задачи, так как нередко сам критерий способствует определению направлений решения задачи. Например, максимальная прибыль как критерий эффективности ориентирует на анализ прибылеобразующих показателей.
Выбор критерия эффективности далеко не простая задача. В качестве критерия могут быть соответственно минимальное или максимальное значение таких показателей, как затраты, производительность труда, использование оборудования, производственных фондов и др.
Существует и множество качественных критериев эффективности, среди которых качественный состав работников, авторитет руководителя, качество продукции.
Неверно выбранный критерий может привести к ошибочным выводам, к дезорганизации в работе, поэтому необходимо учитывать некоторые рекомендации:
- критерием может быть как один, так, и несколько показателей. Однако частные критерии (для отдельных подсистем предприятия) должны быть увязаны с общесистемным (относительно интересов предприятия в целом);
- в качестве критериев могут быть не только максимальные или минимальные значения показателей, но и границы допустимости, за пределами которых повышение эффективности либо несущественно, либо сопряжено со значительными трудностями;
- если количество критериев достаточно велико, их следует сгруппировать и из более важной группы выбрать основной критерий.
Работа по выбору критерия проводится на уровне логических рассуждений и интуиции.
Следующим этапом является сбор данных для уточнения поставленной задачи и точную постановку задачи;
Сбор данных для уточнения поставленной задачи и точная постановка задачи - необходимое условие для успешного планирования. При этом надо иметь в виду, что объем информации зависит от сложности задачи, в определенной мере, от квалификации и опыта ЛПР. В любом случае она должна быть полной, достоверной, своевременной. Источники получения информации могут быть самые разные. Поэтому следует учитывать и возможность сознательного ее искажения.
В точно сформулированной задаче должны быть четко отражены:
а) полная объективная характеристика сложившейся ситуации, в том числе:
факторы, влияющие на принятие решений; причины нежелательных явлений; средства решения задачи (реально существующие); условия решения задачи (определенность, риск, неопределенность) и др.,
б) значимость решаемой задачи для деятельности предприятия и отдельных его структур;
в) сроки выполнения задачи;
г) цель, ограничения, как количественные, так и качественные, при выборе альтернатив решения задачи;
д) конкретные критерии оценки эффективности решений
(количественные и качественные).
После этого ведётся разработка возможных вариантов решений при планировании;
Разработка возможных вариантов начинается уже при уточнении формулировки задачи, а также при выборе критерия оценки эффективности. При формировании набора вариантов следует учитывать опыт решения аналогичных задач в прошлом, однако не ограничиваться этим в интересах поиска наиболее рациональных способов решения задач.
На уровне логики и интуиции предварительно оценивается полезность отдельных вариантов, сложность выполнения других (по таким причинам, как высокая трудоемкость, потребность в финансовых ресурсах, материалоемкость и др.). Далее отбираются варианты (от трех до семи), в реальности выполнения которых нет сомнений. Следует учесть то обстоятельство, что значительное количество вариантов решения существенно затрудняет расчеты по оценке их эффективности.
При эвристических методах планирования должны повторно проверяться логическая последовательность действий, учет всевозможных факторов, определяющих специфику проблемной ситуации. Затем варианты сопоставляются по критерию эффективности и выбирается наилучший.
Технология управления планированием предусматривает составление математических моделей.
Сущность математического моделирования заключается в подборе математических схем, в максимальной мере отражающих реальные производственные процессы. Модели по-разному могут соотноситься с действительностью: полно, реально, либо очень условно. Например, задачу расчета заработной платы, при наличии формулы расчета, исходных данных, машина выполняет аналогично действиям ^нормировщика. Вторая задача - найм на работу. Для решения данной задачи машина выполняет лишь отдельные операции (сопоставление стажа работы, образования и т.п.) по заданному критерию. В целом же задача решается с подключением таких форм, как, например, собеседование. В первом и втором вариантах адекватность модели действительности различна. В связи с этим математические модели составляются, когда математическое моделирование в принципе возможно.
Далее - сопоставление вариантов по критерию эффективности и выбор альтернатив.
Выбор альтернатив осуществляется с применением различных методов. Сложность расчетов по сопоставлению вариантов определяется количеством факторов, оказывающих влияние на моделируемый процесс. Они могут быть относительно простыми, при незначительном количестве факторов и степени их влияния на эффективность решения. Например, на предприятии отсутствуют детали, необходимые для изготовления продукции. Какие действия можно предпринять? Очевидны два основных варианта решений: остановить изготовление продукции до получения деталей, организовать изготовление отсутствующих деталей на самом предприятии. Могут быть и другие: доставка самолетом, заимствование у предприятий, выпускающих аналогичную продукцию, и т.д. Но из указанных основных, первый и второй варианты связаны с потерями (соответственно за счет прекращения выпуска изделий, простоя оборудования, рабочих, а также увеличения затрат на производство деталей) и дополнительными затратами (по другим вариантам).
Для принятия правильного решения необходимо предварительно выполнить расчеты затрат и потерь по каждому из вариантов и выбрать альтернативу с наименьшей величиной ущерба для предприятия. Учитываются также и социальные последствия, сопряженные с каждым из вариантов (простои, зависимость смежных производств, срыв заказов потребителям).
Ситуации могут быть и более сложными при влияющем воздействии нескольких факторов. Кроме того, могут оказывать влияние и случайные факторы. Все это существенно усложняет выбор, а для расчетов требует использования методов выбора, основанных на теории вероятностей, теории полезности и др.
Завершающий этап - принятие плана. При решении крупных проблем, когда разработкой вариантов, занимаются группы специалистов, они же представляют руководителю рекомендации, обоснованные соответствующими расчетами. Решение принимает тот, кто несет за него непосредственную ответственность. Нередко руководитель предварительно выслушивает мнение специалистов, знакомых с данной проблемой. Для этого могут организовываться обсуждения на производственных совещаниях, рабочих собраниях.
Руководитель обязан учесть и влияние качественных факторов, не охваченных математической моделью (престиж руководителя и организации, восприятие решений подчиненными, время).
В данной технологической модели не акцентируется внимание на этапах организации и контроля выполнения плана, как само собой разумеющихся и не требующих глубоких научных проработок.
3.1.3. Качество разрабатываемых планов зависит как от субъективных факторов ЛПР, так и от многих других. Нет единой методики, жестко регламентирующей действия руководителя, и вряд ли она возможна. Однако рекомендации общего плана по организации процесса планирования весьма полезны. В частности широко распространены такие принципы организации управления планированием, как:
1. принцип иерархии, преследующий цель координации деятельности и усиления централизации с соблюдением соподчиненности в планировании по исполнителям;
2. использование целевых межфункциональных групп, которые создаются на временной основе в составе представителей различных подразделений и уровней управления. Цель - использование специальных знаний и опыта работников для решения конкретных и часто сложных проблем. Члены группы находятся в двойном подчинении: основного руководителя и руководителя межфункциональной группы, который может меняться по ходу работы (пример: разработка программы обеспечения жильем учителей и врачей).
3. создание на предприятии специальных инструкций (нормативов) по выполнению определенных действий. В ряде случаев излишняя жесткость замедляет инновационные процессы, проявление гибкости при изменении ситуации;
4. использование прямых горизонтальных связей при планировании без подключения высшего руководства; что сокращает сроки разработки, повышает ответственность и мотивацию исполнителей. Часто на этой основе принимаются двусторонние решения руководителями одного уровня в рамках существующих правил и планов.
5. создание подразделения, возглавляемого лицом, наделенным правами руководителя функционального подразделения.
Такие образования создаются для разработки сложнейших планов.
Функции, выполняемые руководителем по организации планирования, заключаются в следующем:
- управление процессом планирования;
- определение задачи, участие в ее конкретизации и выборе критериев оценки эффективности решения;
- окончательный выбор из имеющихся вариантов решения и ответственность за него;
- организация реализации разработанного плана исполнителями.
Разработку сложных планов, требующих использования современных научных методов, например, системного анализа, выполняют специалисты - системные аналитики (системотехники). Очень важно, однако, участие в этой работе и руководителя. Как показывают проведенные обследования, такое участие является важным фактором успеха как на этапе разработки, так и при реализации решений. Это в два раза увеличивает внедряемость результата решений.
Чтобы эффективно участвовать в процессе разработки плана, руководителю необходимо знать логику системного подхода, иметь общие представления об используемых методах и средствах.
В дополнение к вышеуказанным кратко изложим функции системных аналитиков и руководителей в процессе планирования.
Системные аналитики:
- выявляют цели, в том числе посредством количественных методов,
- составляют перечень возможных целей и представляют его руководителю,
- определяют подходы к решению проблемы,
- выявляют и оценивают альтернативы решения проблемы,
- устанавливают причинно-следственные связи между факторами,
- выявляют тенденции изменений в развитии объектов,
- осуществляют выбор альтернатив и критериев оценки,
- проводят необходимые расчеты.
Руководитель:
- рассматривает состав целей (уточняет старые и оценивает новые),
- участвует в постановке задачи, выборе способов решения,
- учитывает объективные и субъективные факторы, влияющие на решение проблем,
- участвует в оценке степени риска при принятии решения,
Контроль осуществления плана в целом осуществляет руководитель предприятия. Текущее регулирование и координацию работы разработчиков выполняет руководитель разработки плана. Для этого используются различные способы контроля (сопоставление сроков плановых и фактических, предусмотренных программой разработки, сетевые графики, моментные обследования).