Компания Primavera Systems разработала серию программных продуктов Primavera Enterprise, позволяющих создать корпоративную систему управления проектами. Пакет Primavera Enterprise удовлетворяет всем требованиям к программному обеспечению для корпоративного управления проектами и обладает рядом дополнительных специальных функций.
В отличие от других современных средств для управления проектами, архитектура Primavera Enterprise разработана для поддержания и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и ресурсам. Специализированные структуры - структура проектов предприятия (EPS), организационная структура (OBS), структура декомпозиции работ (WBS), портфели проектов, иерархическая структура кодирования, иерархическая структура ресурсов (RBS), структура ролей ресурсов и квалификаций - обеспечивают дополнительные возможности хранения проектной информации, совершенствуя процессы доступа и управления большими объемами данных по проектам, пакетам работ и ресурсам.
Ключевой структурой при организации корпоративной системы является структура проектов предприятия (EPS). EPS - это иерархическая структура базы данных проектов. Каждый узел (уровень) EPS декомпозируется на программы и проекты, которые должны быть выполнены в рамках организации. EPS используется для бюджетирования проектов, многопроектного управления, и определения прав доступа к информации.
|
|
Далее, проекты подвергаются дальнейшей декомпозиции на отдельные фазы и стадии - такая иерархия называется структурой декомпозиции работ (WBS). Каждый проект имеет собственную иерархию WBS с верхним уровнем эквивалентным проекту. Каждый пакет (элемент) WBS может содержать более детальные пакеты WBS, работы или и то и другое.
WBS - это иерархия работ, которые должны быть выполнены для завершения проекта. Она определяет продукт или услуги, которые должны быть произведены в рамках конкретного проекта.
Построение целостной корпоративной системы управления проектами невозможно без описания организационной структуры (OBS) и определения соответствия между ее элементами и элементами структуры EPS и WBS. OBS - это глобальная иерархическая структура, описывающая структуру ответственных по проектам организации. Обычно OBS отображает структуру управления организации, с уровня высшего руководства до руководителей различных уровней.
Ответственные исполнители могут быть связаны с их областями ответственности из EPS - узлами или отдельными проектами.
OBS также используется для назначения пользователям специфических привилегий при доступе к проектам и пакетам работ (WBS) проектов.
Связь структур EPS, WBS и OBS в рамках корпоративной системы управления проектами приведена на рисунке 6.5.
|
|
Рис. 6.5. Структуры корпоративной системы управления проектами
Пакет Primavera Enterprise поддерживает выполнение следующих функций:
Необходимые элементы корпоративной системы управления проектами | Возможности программного обеспечения Primavera |
Управление портфелями проектов | · Настраиваемые пользователем портфели проектов и структура кодирования позволяют осуществлять всесторонний анализ проектов по всем необходимым критериям. · Представления уровня проектов и портфелей дают возможность оперативного контроля данных, расчета влияния рисков проекта, ресурсного и стоимостного анализа на уровне портфелей проектов и организации в целом. · Наглядное графическое отображение прогнозируемых задержек в выполнении проекта, анализ потребления ресурсов по всем проектам. · Пользовательские представления для отображения ключевых вех проектов, их текущего статуса и сравнения с плановыми значениями. |
Управление ресурсами | · Все данные по ресурсам организации хранятся в единой базе данных, что дает возможность анализа их текущей загрузки и прогнозирования потребностей. · Каждый ресурс может быть связан с несколькими ролями, определяющими его навыки и квалификацию. · Потребление ресурсов может анализироваться как по отдельному проекту, работе, либо по нескольким проектам и работам. · Оценка трудоемкости работ по ролям. |
Коммуникации | · Приложения для оповещения участников проекта о назначениях на работы и сообщения им дополнительной информации. · Коммуникации между распределенными подразделениями организации. · Удаленные участники проектов могут просматривать подробную информацию по проектам через Web. |
Управление проектом | · Определение внутрипроектных зависимостей и зависимостей между проектами. При расчете расписания учитываются как внутренние, так и внешние зависимости. · Функции удаленного доступа, возврата и изъятия проектов из базы данных позволяют обновлять график проекта с мест проведения работ и информировать об этом все стороны, вовлеченные в реализацию проекта. · Информация по ресурсам может просматриваться в графическом и табличном представлениях · Анализ рисков проекта на длительность и стоимость проекта в целом и отдельных его частей · Анализ выполнения проекта на основании нескольких целевых планов · Контроль выполнения проектов по различным показателям |
Управление процессами | · Выполнение текущих проектов может быть «зафиксировано» и использоваться в дальнейшем для оценки длительности и стоимости схожих проектов. · С помощью Primavera Software Development Kit и XML сервера, возможна интеграция любого уровня сложности и детализации. · Успешно реализованные элементы проекта или проекты целиком могут сохраняться и использоваться в дальнейшем в качестве планов проектов или методологий, на основании которых формируются планы проектов. |
По оценкам агентства Surgency, Inc. использование пакета Primavera Enterprise существенно повышает эффективность функционирования организации. Ниже приведена таблица показателей эффективности от использования Primavera Enterprise:
Возможности | Преимущества | Показатели | Эффект |
Управление портфелем проекта | · Соотнесение предпринимаемых действий со стратегией компании, определение наиболее приоритетных проектов. · Постоянная информированность руководства организации обо всех проектах. | · Прибыльность портфеля проектов. · Соответствие портфелей проектов целям организации. · Закрытие проектов. | · Увеличение коэффициента окупаемости инвестиций (ROI) на 10–20 %. · Сокращение количества закрываемых проектов на 1–3 %. |
Управление ресурсами | · Повышение эффективности распределения ресурсов. · Более эффективное использование высококвалифицированных и дефицитных ресурсов. · Улучшение прогнозов пропорции между внутренними и внешними трудовыми ресурсами (аутсорсинг). | · Использование ресурсов. · Соблюдение бюджета. | · Снижение издержек на 10–20%. · Повышение эффективности использования трудовых ресурсов. |
Коммуникация | · Преодоление организационных и географических барьеров; обеспечение доступа к актуальной информации по проекту. · Повышение достоверности предоставляемой информации. · Эффективное использование опыта по уже реализованным проектам. | · Время, затрачиваемое на поиск и доступ к важной информации. · Повышение продуктивности персонала. · Оперативное выполнение заданий. · Соответствие всем требованиям проекта. · Административная работа. | · Сокращение времени, затрачиваемого на составление отчетов по проекту на 50–85 %. · Сокращение задержек в выполнении проектов на 10 — 20 %. · Сокращение административных расходов на 25 — 75 %. |
Управление проектом | · Улучшение процесса принятия решений. · Все стороны, вовлеченные в реализацию проекта, всегда обладают актуальной информацией по проекту. · Четко построенный процесс планирования человеческих ресурсов, времени и работ. · Существенное усиление возможностей по управлению проектами. · Снижение затрат на обучение, т.к. процесс обучения строится в зависимости от роли сотрудника. · Поддержка «виртуальных команд». | · Время на анализ извещений. · Длительность цикла разработки продуктов. · Точность прогнозов (план проекта в сравнении с фактическими данными). · Производитель-ность персонала. · Время, затрачиваемое на планирование проекта. · Время, затрачиваемое на поиск и получение необходимой информации. | · Сокращение задержек в выполнении проектов на 10 — 20 %. · Сокращение затрат от задержек на 10 — 20 %. · Сокращение времени, затрачиваемого на процесс планирования на 25 — 75 %. · Сокращение времени, затрачиваемого на формирование отчетности по проекту на 50 — 85 %. |
Управление процессами | · Возможность обучения и использования знаний по уже реализованным проектам. · Снижение издержек за счет однократного ввода данных. | · Время, затрачиваемое на планирование проекта. · Качество данных. · Переработка и повторное использование полученных навыков и знаний. | · Сокращение времени, затрачиваемого на процесс планирования на 25 — 75 %. |
Многопроектное управление является неотемлемой частью корпоративной системы управления проектами. Скоординированная работа по проекту возможна только, если все его участники — как непосредственно вовлеченные в реализацию проекта, так и косвенно с ним связанные — обладают совместным доступом ко всему пулу проектов и необходимой дополнительной информацией. При внесении изменений в проекты, эти обновления должны быть сразу же отображены в центральной базе данных. Такое централизованное, многопользовательское взаимодействие обеспечивает доступ к информации по проекту в режиме реального времени для принятия своевременных и обоснованных решений всеми участниками проекта.
|
|
|
|
Архитектура пакета Primavera Enterprise (Рис. 6.6) направлена на поддержание постоянной коммуникации между всеми участниками проекта и предоставления им всей необходимой информации.
Ядром серии Primavera Enterprise является модуль Primavera Project Planner. Это клиент-серверное приложение, работающее на базах данных Oracle и MS SQL Server, для многопроектного планирования, контроля и управления. Оно может использоваться как автономно, так и в качестве части пакета Primavera Enterprise.
Рис 6.6. Архитектура пакета Primavera Enterprise
Приложение Primavera Project Planner обеспечивает руководителей проектов и планировщиков всеми инструментами, необходимыми для планирования и контроля проектов. С использованием расширенных возможностей модуля Primavera Project Planner по моделированию ресурсов и проектов, могут быть созданы наиболее оптимальные планы проектов. Руководители проектов могут анализировать влияние изменения пределов потребления ресурсов, приоритетов работ и назначения ограничений на достижение поставленных целей. С помощью расширенного линейного графика и PERT представления, а также мастера создания отчетов руководители проектов могут оперативно определять степень влияния изменений на проект, портфель проектов или организацию в целом.
Модуль Primavera Project Planner содержит легкие в использовании аналитические инструменты сценарного анализа проектов. В Primavera Project Planner, пользователи могут назначать календари на глобальном, проектном и ресурсном уровнях, контролировать длительность работ вплоть до минут. Руководители проектов могут настраивать уровень детализации отчетов, просматривать данные проектов, включая заметки, шаги работ, бюджеты, назначения ресурсов и ссылки на рабочую документацию. На рисунке 6.7 приведена форма представления данных по проектам в модуле Primavera Project Planner.
Рис. 6.7. Представление данных в приложении Project Manager
Используя доступные в Project Manager функции анализа и оценки рисков, участники команды проекта могут идентифицировать и измерять риски, планировать мероприятия по уменьшению степени влияния рисков на проект. В Project Manager, риски могут быть категоризированы, а планы контроля и управления рисками могут быть задокументированы, как часть общего плана проекта. С Project Manager, команды проектов всегда готовы к любым неожиданностям.
Portfolio Analyst — это мощнейшее интерактивное средство анализа и формирования отчетности по портфелям проектов. Руководство организации, руководители программ и проектов могут формировать портфели проектов по интересующим их параметрам и анализировать их в различных вертикальных и горизонтальных разрезах. Например, Portfolio Analyst может быть настроен для отображения только проектов, по которым есть перерасход бюджета. С помощью Primavera Portfolio Analyst, негативные тенденции могут быть выявлены на самых ранних этапах реализации проекта. На основании результатов анализа, осуществленного в Portfolio Analyst, руководством принимаются решения о необходимых корректирующих действиях по определенному проекту или программе в целом. Используя ряд специальных функций, пользователи Portfolio Analyst могут анализировать большие объемы информации по проектам и портфелям на различных уровнях детализации. На рисунке 6.8 приведена форма представления данных по проектам в модуле Primavera Portfolio Analyst.
Рис. 6.8. Вариант представления данных в приложении Portfolio Analyst
Methodology Manager — это отдельный модуль серии Primavera Enterprise, работающий с собственной базой данных. Methodology Manager является хранилищем шаблонов типовых проектов, собственных наработок и отраслевых стандартов, называемых методологиям. Их использование существенно облегчает процесс планирования, поскольку руководители проектов и группа планирования при инициации проектов начинают не «с нуля». Создание нового проекта возможно на основании одной или нескольких методологий, которые могут быть скорректированы пользователем в зависимости от специфики конкретного проекта. Работа с модулем Methodology Manager существенно облегчается наличием мастера Project Architect, который проводит пользователя по всем шагам, необходимым для создания плана проекта на базе уже существующих методологий.
Primavision — это внешнее web приложение серии Primavera Enterprise. Оно может быть запущено в стандартном web-браузере с любой рабочей станции, подключенной к Intranet или Internet. Primavision обладает функциональностью, необходимой всем участникам проекта. Каждому пользователю Primavision в зависимости от роли, выполняемой им в проекте, доступна только необходимая информация.
В Primavision возможно формирование наиболее оптимальных команд проекта и построение детальных отчетов о назначенных на каждую работу участниках. Используя показатели перерасхода ресурсов, руководители отделов сосредотачивают свое внимание именно на тех участках проекта, где это более всего необходимо на данный момент времени.
Специальные таблицы и гистограммы Primavision детализируют потребности в определенных ролях, указывая на то, специалисты какого профиля необходимы на том или ином участке работ, помогают спрогнозировать и исключить непредвиденные ресурсные конфликты.
Используя Primavision, руководство организации может анализировать ресурсные потребности и определять команды в соответствии с поступившими запросами и приоритетами организации.
С помощью Primavision может быть определена степень влияния каждой работы проекта на совокупную загрузку ресурсов организации. Используя простой Web интерфейс, руководители команды проекта или подразделений могут оперативно вносить в систему новые работы и определять ресурсы, необходимые для их выполнения.
В разделе проектов отображаются актуальные статистические данные, помогающие руководителям в принятии обоснованных решений. Использование текущей информации о состоянии проекта на определенный момент времени, списка стратегически важных вех и критических работ, отстающих от графика, позволяет сконцентрировать внимание на наиболее острых проблемах, которые могут отрицательно сказаться на результатах проекта.
Необходимо отметить, что в большинстве программных продуктов по управлению проектами, построенных на web технологиях, отсутствуют методы анализа критического пути, в то время, как в Primavision они доступны в полном объеме.
В Primavision пользователи могут производить расчет расписания, назначать ограничения на работы, определять задержки по зависимостям работ, определять календари и типы работ. На рисунке 6.9 приведена форма представления данных в модуле Primavera Primavision.
Рис. 6.9. Пример представления данных в приложении Primavision
Progress Reporter — это web-табель, доступный посредством стандартного браузера и предназначенный для формирования отчетов о статусе работ (Рис. 6.10). Используя его, участники команды могут получать задания, отчитываться о статусе работ и вводить ожидаемые даты завершения в центральную базу данных. При назначении исполнителей, руководитель проекта может прикреплять к работам заметки, которые будут доступны посредством Progress Reporter, а исполнители, в свою очередь, могут отправлять краткие отчеты по выполнению назначений руководителю проекта. После утверждения табелей руководителем проекта, центральная база данных обновляется фактическими данными по работам.
Рис.6.10. Пример представления данных в приложении Progress Reporter
OSIRIS — Приложение OSIRIS направлено на поддержание оперативного и эффективного взаимодействия между руководством проекта и исполнителями. Используя модули, составляющие приложение OSIRIS, участники проекта могут осуществлять детальное планирование на местах проведения работ, вносить фактические данные и обновлять информацию по статусу выполняемых ими работ, а также вносить свои предложения и комментарии в ходе реализации проекта. Для работы с OSIRIS, пользователи не нуждаются в покупке дополнительного программного обеспечения и прохождении обучения — обмен данными по проекту осуществляется по электронной почте в интуитивно понятной каждому участнику проекта форме. Приложение OSIRIS связано с центральной корпоративной базой данных проектов Primavera Enterprise, из которой происходит рассылка заданий исполнителям по проекту для детального планирования работ (модуль OSIRIS) и обновления информации по статусу «на местах» (модуль OSIRIS Status). Далее, обновленная информация отправляется обратно и поступает в основной модуль OSIRIS Administrator, в котором она проходит утверждение группой управления проектами. Если группу управления устраивают полученные результаты, то ими обновляется информация в корпоративной базе данных, в противном же случае полученные данные отправляются на доработку.
Рис. 6.11. Схема работы приложения OSIRIS
Таким образом, исполнители по проектам вовремя получают задания на выполнение работ и между ними поддерживается постоянный обмен данными Также, необходимо отметить, что приложение OSIRIS полностью соответствует всем современным требованиям к программному обеспечению — оно обладает удобным графическим интерфейсом и совместимо с почтовыми системами Microsoft Outlook и Lotus Notes.
Primavera Mobile Manager — это приложение для портативных устройств типа Palm. Используя Primavera Mobile Manager, компании обладают всеми преимуществами от использования современных мобильных портативных устройств. Пользователи Primavera Mobile Manager имеют возможность оперативного доступа и обновления проектной информации. Используя портативные устройства, руководители и администраторы проектов могут просматривать и обновлять информацию о статусе проекта в любое время и из любой точки — с рабочих площадок, цехов или мест проведения оперативных совещаний. С Primavera Mobile Manager, пользователи имеют доступ к наиболее актуальной информации по графику проекта.
При загрузке информации по проектам в Primavera Mobile Manager, она становится доступной для рассмотрения и обновления непосредственно с мест проведения работ. По возвращении, достаточно подсоединить портативное устройство к компьютеру, на котором установлен модуль P3e, и напрямую обновить информацию по работам в центральной базе данных проектов.