Мотивация как функция управления. Координация как функция управления

Координация как функция управления

Цель координации — обеспечить согласованность действий членов команды. Перед организацией или ее подразделением стоят самые разные задачи, а потому каждый работник должен стремиться к дости­жению этих целей. Если действия не будут согласованными, хаотичной будет и деятельность организации.

Огромную роль в процессе координирования играет организация информационных потоков. Если выполнение частной задачи зависит от выполнения другой задачи, необходимо, чтобы информация о том, что последняя задача решена, своевременно поступала к работникам, кото­рые должны решать следующую задачу.

К сожалению, пока только формируется особая группа менеджеров, целенаправленно занимающихся коммуникациями, и спе­циалистов, способных дать полноценные консультации в области ком­муникаций, помочь разработать хорошо и экономно функционирую­щую систему информационных потоков. Любой руководитель должен уделять достаточно внимания этим вопросам, а по возможности прибе­гать к помощи специалистов. Коммуникации — это сложный процесс, и для того, чтобы разобраться в нем, необходимы специальные знания, которые помогут выявить проблемы и увидеть их действительные при­чины. Конечно, такими специальными знаниями может овладеть каж­дый менеджер, но это требует определенных усилий и времени, кото­рого обычно не хватает.

Существуют традиционные формы, позволяющие координировать действия работников.

1. Совещания. Регулярные совещания помогают решить множе­ство проблем.

2. Личные контакты между руководителями.

3. Согласование рабочих планов и графиков.

4. Компромисс.

5. Координация в работе над документами.

Целесообразно также собрать согласительное совещание, на кото­ром будут высказаны все соображения относительно того, каким дол­жен быть документ. Такое обсуждение, осуществляемое лицом к лицу, нередко приносит очень хорошие плоды и помогает разрешить несог­ласие.

Если организация как функция менеджмента заключается в рас­пределении власти между членами группы, то распорядительство — это реализация властных полномочий в уже устоявшейся системе вла­стных отношений. Оно соотносится в основном с решениями, касающи­мися актуальной ситуации. Давая задания подчиненным и принимая решения, руководитель осуществляет распорядительство как особую функцию менеджмента.

Некоторые исследователи в качестве особой функции выделяют мо­тивацию, вкладывая в нее практически то же значение, которое вклады­вается 8 функцию распорядительства. И действительно, если распоряди­тельство предполагает реализацию в деятельности созданной ранее орга­низационной структуры, то мотивация — это выполнение работы в соот­ветствии с делегированными полномочиями и принятыми управленчески­ми решениями.

Основное средство мотивации — это приказы и распоряжения, касающиеся выполнения работы. Они могут быть как устными, так и письменными. Письменная форма целесообразна в тех случаях, когда принимаемое решение достаточно важно; в остальных случаях можно ограничиться устным приказом или распоряжением.

Выполняя функцию мотивации, руководитель должен стремиться наиболее понятно донести свои требования до сотрудников. Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда из-за недостаточной четкости формулировок подчиненный делал не то, что от него требовалось. Хорошо, если в такой ситуации недопонимание приведет лишь к задер­жке. Но ведь могут быть и более серьезные последствия (например, расторжение договора с партнером).