Учет документооборота

ПРОХОЖДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

Все поступающие документы независимо от способа поступления передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

Регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан. Не надо регистрировать: поздравления, приглашения, проспекты, программы, извещения, копии документов для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства.

Все документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно. Децентрализация допускается, если есть региональные представительства.

Документы регистрируются на карточках. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы ставится штамп.

Наименование организации

Вх.№

От

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию, отправку. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа ставится дата отправления и регистрационный номер. Первый экземпляр отправляется адресату, второй – с визами согласования - остается в деле организации. На отправляемый документ заводится регистрационная карточка:

Дата и порядковый регистрационный номер	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата
20.01.2009 № 259-02/36	2 л в 1 экз.	Министерство образования РФ	Заказное № 36 от 20.01.2009
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель	Я.А.Боренго 20.01.2009

прохождение внутренних документов организуется в соответствии с общим порядком обращения документов. Внутренние документы регистрируются после рассмотрения (подписания их руководством). После согласования со структурными подразделениями подписываются руководителем, размножаются.

Объем документооборота – это кол-во документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период. Учет документооборота организуется для установки условного объема обрабатываемой информации, загрузки подразделений и сотрудников.

При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации. Отдельно подсчитывают входящие, исходящие, внутренние документы.