Реализация результатов ревизии и организация контроля за выполнением принятых по ним решений

Оформление результатов ревизии. Требования, предъявляемые к содержанию акта комплексной ревизии

По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения ак­тов законодательства в сфере экономики, составляется Акт. Если нарушений не выявлено оформляется справка. В случае если выявленное нарушение или злоупотребление мо­жет быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению, а также если факты, установленные в момент проверки не могут быть подтверждены документами проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт. Акты подписываются ревизором, руководителем проверяемой организации и главным бухгалтером. Акт подписывается проверяющим в срок не позднее 5 рабочих дней со дня окончания проверки. Акт в течение 2 рабочих дней со дня его подписания проверяющим вручается под роспись проверяемому субъекту. В случае отказа от подписания акта проверяемым в нем делается соответствующая запись и Акт направляется в вышестоящую организацию. При наличии возражений подписывающие его лица делают об этом запись перед своей подписью и не позднее 15 р.д. со дня его подписания представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший проверку.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследо­вательской) частей и составляется в 3-х экземплярах: 1-й экз.- руководителю организации, назначившей ревизию; 2-й экз.- в дело контрольно-ревизионного отдела; 3- й экз.- ревизуемой организации.

Во вступительной части приводятся краткие данные о ревизуе­мом предприятии, его организационной структуре и виде деятель­ности, указывают способы документальной проверки, какие опера­ции (кассовые, банковские, расчеты с подотчетными лицами и т.д.) проверены сплошным способом, а какие — выборочным способом, отмечают периоды, выбранные для проверки и др. Заканчивается фразой: "Настоящей ревизией установлено следующее...", после чего следует изложение результативной части.

Результативная часть акта ревизии пред­ставляет собой систематизированный перечень выявленных наруше­ний, недостатков в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Эта часть состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Перед каждым раз­делом ставятся соответствующая римская цифра и его название.

Так, в результативной части акта могут быть выделены следующие разделы.

I.Денежные средства, кассовые и банковские операции.

II.Расчетные и кредитные операции.

III. Производство и реализация продукции.

IV. Основные средства.

V.Товарно-материальные ценности.

VI.Труд и заработная плата.

VII.Затраты производства и себестоимость.

VIII.Прибыль, фонды и резервы.

IX.Инвестиции.

X.Бухгалтерский учет, отчетность и внутрихозяйственный кон­троль.

XI.Выполнение решений по результатам предыдущей ревизии.

XII.Приложения к акту.

Построение результативной части акта ревизии строго не регла­ментируется.

Каждая ревизия — это отдельное самостоятельное исследование ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излагаются резуль­таты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие-то конкрет­ные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предпри­ятий (организаций) невозможно.

В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания матери­альных ценностей и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

Размер вреда, причиненный государству, устанавливается в соответствии с Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утвержденной Постановлением Минфина РБ и Минэкономики от 24.03.2003 г. №39/69.

В Акте ревизии должны быть соблюдены объективность, ясность, точность изложения выявленных фактов.

Акт ревизии должен быть оформлен таким образом, чтобы по каждому отраженному в нем факту можно было ответить на вопросы: содержание нарушения со ссылкой на нормативный документ, кто допустил нарушение, по чьему указанию, когда и где, каким способом совершено и его последствия.

В АКТ ревизии не должны включаться:

1) Факты, не подтвержденные документально.

2) Факты, не содержащие элементов нарушений и несвидетельствуюшие о наличии недостатков в работе предприятия.

3)Личные выводы и замечания ревизора в адрес руководителя предприятия, его отдельных служб.

4)Такие термины, как "злоупотребление служебным положением", "преступная деятель­ность", "безответственное отношение", "превышение власти", "хище­ние", "разбазаривание", "бесхозяйственность" и т.п.

Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, деловым языком. Его не следует загромождать описанием структуры ревизуемого предприятия, изложением отчетных показа­телей из периодической и годовой отчетности, а также мелкими, незначительными нарушениями, которые по указанию ревизирующих были исправлены в период про­ведения ревизии. Внутри каждого раздела акта комплексной ревизии следует излагать факты по признаку их значимости, без соблюдения их хронологии во времени, т.е. в первую очередь освещать самые су­щественные факты, характеризующие недостатки, нарушения и зло­употребления.

Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расхо­дования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями доку­ментов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справка­ми, расчетами, ведомостями, аналитическими таблицами, объясне­ниями и т.д.

Промежуточные акты необходимы в тех случаях, когда факты, ус­тановленные в момент проверки, не могут быть подтверждены доку­ментами. Их составляют по результатам инвентаризации кассы, ма­териальных ценностей, готовой продукции и основных средств, на­личия денег у подотчетных лиц, состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами, при контроль­ных обмерах и проверках качества выполненных строительно-мон­тажных работ, при контрольных запусках сырья и материалов в про­изводство и по другим операциям. В ос­новном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них.

Многочисленные однородные факты группируются по видам на­рушений в отдельных ведомостях, которые прилагаются к основному акту ревизии. В акте отражаются не каждый в отдельности факт нару­шения, а итоговые данные ведомостей, что значительно сокращает объем основного акта ревизии

Результаты экономического анализа производственной и финан­сово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия офор­мляются в виде аналитических таблиц и расчетов, которые прилага­ются к основному акту ревизии.

В случае обнаружения недостач, должностные лица представляют ревизору письменные объяснения, которые прилагаются к основному акту ревизии.

Все приложения к основному акту ревизии обязательно нумеру­ются; в конце акта ревизии необходимо перечислить все приложения к нему. Обычно все приложения остаются при первом экземпляре ак­та, который направляется в организацию, осуществляющую реви­зию. К экземпляру акта, передаваемому ревизуемому предприятию, прилагаются копии лишь тех документов, на которых имеются под­писи должностных лиц предприятия.

В отдельном разделе акта излагается выполнение решений по ре­зультатам предыдущей ревизии. В случае невыполнения отдельных пунктов в акте делается соответствующая запись. В этом случае мо­жет быть составлена опись невыполненных указаний и предложений по материалам предыдущей ревизии.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором, в случае необходимости вносятся изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта.

Завершающим этапом ревизии является реализация ее материа­лов.

Основными формами реализации результатов ревизии являются:

— устранение недостатков по мере их выявления в ходе про­ведения ревизии;

— обсуждение результатов ревизии в ревизуемой организа­ции;

— передача материалов ревизии правоохранительным орга­нам

— принятие органом, назначившим ревизию, по ее результа­там решения в виде письма, распоряжения или приказа;

— рассмотрение результатов ревизии в выше­стоящей организации.

Руководитель ревизуемой организации обязан рас­смотреть результаты ревизии не позднее двухнедельного срока, а руководитель контрольно-ревизионной службы - не позднее 30-дневного срока со дня подписания акта и принять необходимые меры по устранению выявленных нарушений.

Ревизор уже в ходе проверки должен принимать меры к устране­нию выявленных нарушений и возмещению материального ущерба, а также к созданию условий, не допускающих подобных нарушений в других подведомственных предприятиях. С этой целью он, выявив нарушения и не дожидаясь окончания ревизии, сообщает о них руко­водителю ревизуемого предприятия и ставит вопрос о мере ответ­ственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.

Руководитель ревизуемого объединения, предприятия обязан принять меры к устранению выявленных в результате ревизии нару­шений, не ожидая окончания ревизии, что отмечается в ее акте.

Результаты ревизии докладываются ревизором на производ­ственном совещании специалистов, руководителей отдельных служб и подразделений предприятия, где они обсуждаются. Принятые ре­шения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятий, подлежащих выполнению по резуль­татам проведенной ревизии.

При незначительных нарушениях результаты ревизии могут быть реализованы сразу же после ее окончания. В этом случае к акту ревизии прилагается изданный по предприятию (объедине­нию ) приказ, а также выписка из протокола производственного со­вещания.

При выявлении хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер, в ходе ревизии составляется промежуточный акт, который по реше­нию вышестоящей организации, назначившей ревизию, передается следственным органам.

По результатам ревизии руководитель ревизионной группы раз­рабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения выте­кать из этих выводов.

Выводы не должны повторять содержание акта. В них дают оцен­ку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.

Выводы должны вскрывать причины и следствия основных фак­тов нарушений и злоупотреблений.

Предложения по результатам ревизии должны основываться на выводах, быть конкретными и четкими, в них следует указывать, что должно быть сделано и каким путем, кто является ответственным и сроки выполнения.

Выводы и предложения по результатам ревизии представляются руководителю организации, назначившей ревизию. Он рассматрива­ет результаты ревизии и принимает решение по устранению недос­татков и нарушений, возмещению материального ущерба, привлече­нию к ответственности виновных лиц.

Решения по результатам ревизий по линии вышестоящих орга­нов принимаются в тех случаях, когда принятые в ходе ревизии меры не обеспечивают устранение всех недостатков и осуществляются в следующих формах: письмо, распоряжение, приказ, постановление, передача дел в судебно-следственные органы.

Если мероприятия, принятые предприятием по результатам ре­визии, не обеспечивают полного и своевременного устранения всех недостатков и нарушений, то вышестоящая организация направляет предприятию письмо, в котором содержится перечень основных не­достатков в деятельности ревизуемого предприятия (объединения), вскрытых ревизией, и необходимые для их устранения меры, кото­рые надлежит принять этому предприятию (объединению). Письмо направляется только ревизуемому предприятию и до сведения дру­гих подведомственных предприятий не доводится.

Распоряжение по результатам ревизии составляет ревизующая организация в тех случаях, когда выявленные незначительные недос­татки и нарушения в деятельности предприятия (объединения) не связаны с корыстными целями определенных работников и не явля­ются причиной материального ущерба.

Распоряжение в отличие от письма содержит меры, обязательные к выполнению. Оно состоит из констатирующей части, в которой из­лагаются основные недостатки, выявленные ревизией, и распоряди­тельной части, содержащей обязательные для выполнения меры. В необходимых случаях распоряжение может доводиться до сведения и других подведомственных предприятий и организаций с целью предупреждения или своевременного устранения однотипных не­достатков.

В случае выявления серьезных нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности, издается приказ, который рассылается всем подведомственным предприятиям (объединени­ям) и организациям. Состоит приказ из констатирующей и приказ­ной частей.

В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные сторо­ны деятельности ревизуемого предприятия. Особое внимание уделя­ется использованию выявленных резервов, ликвидации причин, от­рицательно влияющих на деятельность предприятия (объединения). Заканчивается эта часть словом "приказываю". Далее следует при­казная часть, состоящая, как правило, из двух разделов.

В первом разделе руководитель вышестоящей организации в пределах действующего законодательства налагает дисциплинарное взыскание на виновников выявленных недостатков или нарушений хозяйственной и финансовой дисциплины.

Во втором разделе приказной части излагаются конкретные ме­роприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение повторения их в дальнейшем. В конце приказа называются ответственные лица за контроль выполнения данного приказа.

Передача дел в следственные органы вышестоящей организа­цией осуществляется, как правило, по окончании ревизии и имеет целью возмещение причиненного ущерба и привлечение к уголов­ной ответственности лиц, допустивших хищения денежных средств, материальных ценностей и другого имущества.

Эффективность ревизии зависит не только от качества ее прове­дения, но и от организации контроля за выполнением решения, при­нятого по ее результатам.

Контроль за выполнением принятых решений по результатам ревизии может осуществляться в следующих формах:

—получение письменных отчетов о выполнении предложе­ний и намеченных мероприятий по итогам ревизии;

—проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам, пред­ставляемым в орган, назначивший ревизию;

—вызов руководителя и специалистов ревизуемой организа­ции с отчетом о выполнении решения, принятого по материа­лам ревизии;

—проверка на месте, осуществляемая работниками ревизую­щей организации;

—проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее ре­зультатов в основном акте ревизии.