Источники документированной информации

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Метод основан на изучении документации (в первую очередь первичной) на письменных или машинных носителях, имеющихся непосредственно в исследуемой СУ. один из наиболее доступных и распространенных для исследователей

Анализ любой управленческой информации следует начинать с выявления таких ее свойств, как линейность (возможность записывать информацию построчно), дискретность (в основном, алфавитно-цифровая), возможность хранения, однотипность, массовость, общность возникновения, объемность (по количеству). В зависимости от свойств информации выбирают то или иное техническое средство для ее обработки, документирования и документационного обеспечения работников.

Информация, используемая в управлении, должна обладать: достоверностью, т.е. в определенной мере соответствовать фактическому состоянию описываемого объекта; своевременностью, т.е. удовлетворять требованию ко времени выработки решения; достаточностью, т. е. обеспечивать минимально необходимый объем информации для принятия оптимального решения; доступностью для восприятия; понятностью для восприятия; лаконичностью; экономичностью.

Все многообразие документов, используемых в управлении и подлежащих анализу, следует классифицировать по соответствующим признакам (табл. 6.3). Совокупность документов по виду деятельности образуют системы документации, среди которых наиболее применимыми:

1. организационно-распорядительная;

2. конструкторская;

3. технологическая;

4. по изобретательству и рационализации;

5. по стандартизации;

6. плановая;

7. отчетно-статистическая;

8. первично-учетная;

9. финансовая и бухгалтерская;

10. расчетно-денежная; по ценообразованию;

11. по материально-техническому обеспечению и сбыту; по социальному обеспечению.

В практике управления, безусловно широко используются и другие системы документации (правовые, учебные и т.п.).

Таблица 6.3 Классификация документов, используемых в управлении производственно-хозяйственными системами

Признак классификации	Документы
Сфера деятельности	Политические, экономические, научные, технические, социальные, правовые
Вид деятельности	Организационно-распорядительные, плановые, расчетно-денежные, отчетно-статистические, финансовые, торговые, бухгалтерские, проектно-сметные, конструкторские, технологические и др.
Место составления	Внутренние, внешние
Количество вопросов	Простые, сложные
Стадия создания	Оригиналы, копии
Способ получения отражаемой информации	Первичные, производные
Форма	Индивидуальные, трафаретные, типовые
Срок исполнения	Срочные, среднесрочные, долгосрочные
Срок хранения	Постоянного хранения, долговременного хранения, вечного хранения
Способ фиксации информации	Рукописные, печатные, звуковые и др.
Способ изображения информации	Цифровые, графические, алфавитные
Характер происхождения	Служебные, личные
Периодичность разработки	Текущие, периодические
Наименование	Устав, положение, приказ, распоряжение, постановление, указание, стандарт, инструкция, отчет, техническое задание, проект и др.____

Источником сбора, изучения, обобщения и анализа первичной информации, которая при проведении исследований СУ подвергается изучению, обобщению и анализу, служат:

• данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов;

• устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации;

• состав членов правления и их заместителей, состав ревизионной комиссии;

• приказы о назначении генерального директора (президента) и его заместителей;

• нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты;

• ОСУ организацией и ее структурных единиц;

• экологический паспорт;

• показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов;

• входящие и исходящие документы;

• положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения.