Нормативно-правовая база делопроизводства

Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ и его функции.

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться тремя способами:

1. устно;

2. на бумаге (при помощи бумажных носителей);

3. при помощи электронных средств.

Большая часть информации, которая используется в управлении, оформляется в виде документов.

Для чего это нужно?

1. Для осуществления контроля исполнения;

2. для решения спорных вопросов;

3. для анализа;

4. для исследования управления с целью повышения его эффективности.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника (менеджера), и как его результат.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага.

Документ выполняет следующие функции:

1. Информационную (содержит сведения о фактах, событиях);

2. организационную;

3. коммуникативную;

4. юридическую;

5. воспитательную.

Важнейшей среди названных функций является информационная функция.
В чем заключается организационная функция?

С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Что обеспечивает коммуникативная функция?

Внешние связи предприятий и организаций.

Так как содержание документа может быть использовано в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов, то документ несет юридическую функцию.

Как документ выполняет воспитательную функцию?

Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня подготовки. Хорошо оформленный документ повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Различные формы управленческой деятельности реализуются с помощью определенной совокупности документов.

Например:

Учет – бухгалтерские документы, статистическая документация.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, которые созданы по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

НПД в современной России составляет совокупность:

· Законодательных актов РФ

· Правовых и нормативных актов и методических документов, которые регламентируют создание, обработку и хранение деловых документов, а также документов, которые регламентируют работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Т.е. все нормы, правила, требования к оформлению документов оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам.

Например, федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ утверждает, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов.

(собрание законодательства РФ № 2, 1995).

Гражданский кодекс установил требования к содержанию устава, на основании которого действуют юридические лица.

Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

Далее мы остановимся на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса важное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут изучены нами в дальнейшем.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973 г. ЕГСД сыграла важную роль в оптимизации документационных процессов.