Способы оформления дат

Нумерация страниц в документах

Размеры полей деловых документов

Правила оформления документов

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров:

ГОСТ 9324-60 устанавливает три ряда форматов: А, В, С. Ряд А является основным, Ряды В и С – дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13.

А0 – 1 м² (842х1189 мм)

А3 – 297х420 мм

А4 – 210х297 мм

А5 – 148х210 мм

А6 – 105х148 мм.

Формат А3 используется для оформления больших схем, таблиц, диаграмм, которые идут в качестве приложения к документам.

Форматы А4 и А5 используют для оформления приказов, писем и других ОРД. Также форматы А5 и А6 могут использовать для оформления справок.

Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 2 стандартных формата – А4 и А5.

Применение стандартных форматов дает:

1. Экономию бумаги

2. возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов.

	Бланк, лист документа	Научные документы*	Оборотная сторона**
Левое, мм		Не < 30	Не < 10
Правое, мм		Не < 10	Не < 30
Верхнее, мм		Не < 15
Нижнее, мм		Не < 20

* К научным документам относят: научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации.

** т.е. наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Иногда левое поле достигает размеров 30-35 мм (удобство подшивки документа в дело, необходимость нанесения пометок на поле и т.п.

Правое и нижнее поле оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При составлении многостраничных документов вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными. Номер страницы наносится на верхнее поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (т.е. без точки), без слова «страница», его сокращенных вариантов («стр.», «с.») и знаков тире (черточек).

Применяются 2 способа оформления дат:

1. Цифровой

Наиболее экономичный: сокращает длину написания даты, а также может служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов. Последовательность: число, месяц, год (чч.мм.гггг).

Например: 1 января 2005 года – 01.01.2005

2. Словесно-цифровой

Имеет несколько вариантов написания

а) документы со сведениями финансового характера

01 января 2005 года

01 января 2005 г.

если только год, товарооборот слово год пишется полностью:

смета на 2005 год.

Б) если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, товарооборот ее написание таково:

В апреле 2005 г.

В октябре – ноябре 2005 г.

В I квартале 2005 г.

В III-IV кварталах 2005 г.

В первом полугодии 2005 г., т.е. слова год, годы (в 2002-2003 г.г.) сокращаются.

Все виды некалендарных лет, т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2004/2005 учебном году. В остальных случаях между годами ставится тире: продлить на 2004-2005 гг.

Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью.

Названия праздников:

Восьмое марта

Новый год

Но: День Победы

Цифровое обозначение:

8 Марта

7 Ноября и т.п.