Назначение и состав интегрированных офисных пакетов.
В настоящее время наблюдается тенденция к созданию интегрированных пакетов - так называемых «настольных офисов», или офисных систем, которые вмещают в себя возможности текстовых и графических редакторов, средств обработки таблиц и создания презентаций электронной почты и некоторых других программных средств. большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций — создания и обработки данных обусловлены наличием трех основных видов информации: числовой, текстовой, графической. Для хранения информации чаще всего используются базы данных, которые позволяют соединять все эти виды в единое целое. Кроме того, большое развитие получили резервы звуковой и видеоинформации, эти виды информации становятся неотъемлемой частью большинства баз данных, общей отличительной чертой, позволяющей определять набор программ в интегрированный офисный пакет, является единый интерфейс пользователя, общий для всех программ, входящих в пакет. Это позволяет использовать схожие приемы при работе с различными приложения ми одного пакета, что уменьшает затраты на обучение пользователя, Главную часть любого офисного пакета составляют следующие программы:
|
|
Текстовый редактор; Редактор таблиц; СУБД.
Кроме того, в пакет могут входить и другие программные продукты.
Состав различных интегрированных пакетов офисных программ можно сравнить, рассмотрев таблицу 2.1. В ней приведены сравнительные характеристики нескольких наиболее распространенных на сегодняшний день пакетов программ.
Таблица 2
Выполняемые функции | Офисные системы | |||
Microsoft Office 2000 (фирмаMicrosoft) | WordPerfect Office 1000 (фирма Corel) | Smart Suite Millenium Edition (фирма Lotus) | StarOffice (фирма Sun Microsystems) | |
Обработка текста | Word 2000 | WordPerfect 9 | Lotus Word Pro | Star Office Writer |
Обработка таблиц | Excel 2000 | Quattro Pro 9 | Lotus 1-2-3 | Star Office Calc |
Работа с базами данных | Access 2000 | Paradox 9 | Lotus Approach | Star Office Base |
Подготовка презентаций | PowerPoint 2000 | Corel Presentation 9 | Lotus Freelance Graphics | Star Office Impress |
Личный информационный менеджер | Outlook 2000 | Corel CENTRAL | Lotus Organizer | Star Office Scheduler |
Работа с графикой | PhotoDraw 2000 | Отсутствует | Отсутствует | Star Office Chart, Draw, Image |
Создание и работа с Web-страницами | FrontPage 2000 | Trellix2, NetPerfect | Lotus First Site | Star Office Writer\Web |
Самым популярным из представленных интегрированных пакетов программ для офиса является Microsoft Office 2000 (или его более ранняя версия Microsoft office 97).
Основные составляющие данного программного продукта:
- текстовый редактор Microsoft Word;
- редактор таблиц Microsoft Excel;
Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.
|
|
Также необходимо отметить, что вMicrosoft Excel реализованы те же сервисные функции и функции работы с файлами, что и в Microsoft Word. Кроме того, существуют дополнительные функции редактирования, форматирования и представления данных, учитывающие особенности работы с таблицами.
Таким образом, использование программы Microsoft Excel позволяет значительно упростить работу тех специалистов, которым часто приходится иметь дело с табличными данными.
2.3.4. Microsoft Access
Данная программа является системой управления базами данных. Она предоставляет пользователю удобный инструмент для создания и редактирования баз данных различного содержания.
2.3.5. Microsoft Outlook
Данная программа представляет собой личный информационный менеджер, который позволяет управлять данными персонального компьютера. Эта программа основывается на продуктах Microsoft Exchange Client — клиент электронной почты и Microsoft Schedule — персональный менеджер расписаний. Однако она не является просто их новой версией или объединением. По сравнению с указанными программными средствами Microsoft Outlook — это принципиально новый тип приложения, интегрированный персональный информационный менеджер. Программа позволяет удобно организовать данные на персональном компьютере, предоставлять их для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.
Применение Microsoft Outlook предоставляет пользователю следующие возможности:
· управление данными личного и служебного характера (сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах и пр.);
· организация коллективного использования данных в рамках группы с помощью электронной почты, планирование работы группы, выделение общих папок и пр.;
· подключение использование услугами Интернет;
· настройка Microsoft Outlook программными методами.
Для реализации указанных возможностей в Microsoft Outlook имеются следующие средства управления данными:
- электронная почта (папка «Входящие»);
- персональный календарь;
- личный органайзер (папка «Контакты»);
- дневник;
- заметки:
- файлы;
- общие инструментальные средства.
Таким образом, программа Microsoft Outlook представляет собой удобное и простое в использовании средство управления информационными ресурсами пользователя.
2.3.6. Microsoft Binder
Данная программа предоставляет пользователю возможность собрать в одной папке несколько разнородных документов, относящихся к одной теме или проекту. Так, можно поместить в документ отчет в формате Microsoft Word, несколько таблиц в формате Microsoft Excel, относящихся к данному отчету, и презентацию Microsoft PowerPoint. После этого доступ к объединенным документам значительно упрощается — достаточно просто запустить соответствующий файл Microsoft Binder.
Программа обеспечивает выполнение и других полезных функций. Например, документы, входящие в одну подшивку, можно печатать со сквозной нумерацией. Также возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. Кроме того, Microsoft Binder позволяет в режиме предварительного просмотра пролистать псе документы, входящие в подшивку.
Таким образом, Microsoft Binder является удобным средством для работы с массивами документов различных типов, объединенных единой темой.