Состав систем автоматизации
При большом разнообразии создаваемых систем автоматизации и задач, решаемых ими, в составе ИВС и АРМов всегда можно выделить следующие пять основных подсистем, обеспечивающих сбор и обработку информации:
· Информационное обеспечение (ИО) - это методы и средства классификации, кодирования и размещения информации в базах данных.
· Алгоритмическое обеспечение (АО) – это совокупность алгоритмов, обеспечивающих решение задач автоматизации.
· Программное обеспечение (ПО) – это набор общесистемных и прикладных программ, обеспечивающих работу ИВС или АРМа.
· Техническое обеспечение (ТО) - это комплекс технических средств компьютера, дополнительные внешние устройства, средства телекоммуникаций.
· Организационное обеспечение (ОО) - это совокупность методов и средств, правовых норм и документов, регламентирующих создание и функционирование ИВС или АРМа.
Организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации – называется Системой электронного документооборота.
|
|
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения);
(комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.)
Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.
Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
|
|
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.[3]
Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:[4]
1. сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
4. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа — это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.
ODF – это формат хранения документов, изначально создан в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей, в 2006 г. формат был принят как международный стандарт.
Полное описание формата занимает 738 страниц.
Напротив, в России в настоящее время заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа.
По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:
· Даёт возможность поиска по ключевым словам.
· Не изнашивается с течением времени.
· Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений.
· Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов.
· Меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.
Официальная формулировка в законодательстве России:
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов[2]
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации.
Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.
Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом называется системой документации.
В системе документации, используемой в любой строительной системе по содержанию можно выделить классы:
- управленческих или организационно - распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления;
- экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием;
- научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции;
|
|
- юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.