2.
1.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Информационно справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Оформляется на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписи, материалов, подготовленных к заседанию, на бланках организации. Протоколы содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание). Текст состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа), приглашенные, повестка дня. Если количество участников слишком велико, то к протоколу прилагается отдельный список присутствовавших на собрании. Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений. В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ. В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.
|
|
Докладная записка. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Объяснительная записка. Документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги и содержит те же реквизиты, что и докладная записка.
|
|
Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.Разновидности актов определяются их содержанием и назначением. Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения. Составляются только коллегиально (не менее 2 составителей). Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе, присутствовали. Если В констатирующей части излагаются цели, задачи, сущность и характер, проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку. Дата акта должна соответствовать дню актируемого события. Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации, название вида документа, дата, заголовок к тексту, гриф утверждения (при необходимости), отметка о наличии приложения (если оно имеется), подпись председателя и членов комиссии, отметка о визировании присутствовавших, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Могут быть внешними и внутренними.
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений).
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы.
Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, в определенном порядке.
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) – обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации организации.
Служебное письмо (официальное, деловое) – название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по почте. Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
1. Документы оформляются на специальных бланках - бланках писем. Подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках представленной им компетенции.
2. Текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой, ясностью характеристик, последовательностью изложения. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.
3. События и факты должны иметь разъясняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые состоят из двух частей: вступления и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат: мотивирующую часть, основную часть (изложение просьбы), заключение (приводится ожидаемый результат, констатируется отказ). Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограничению аспектов. Рекомендуется составлять письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически неоднородную и логическиё не связанную информацию. По характеру информации письма различают на большое количество видов.
|
|
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу фирмы.
Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий. Излагая просьбу в письме, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.
Письма-предложения о сотрудничестве в последнее время получили широкое распространение. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.
Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. В таком письме всегда есть такие стандартные выражения: направляем, посылаем, высылаем.
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию в виде писем-ответов.
Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи секретаря-референта. Однако в зависимости от значимости излагаемой информации письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом.
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обязательств или условий и адресуются организациям или отдельному лицу.
1. Понятие и структура договора
2. Основные виды договоров в СКС и Т
3. Претензионные письма