Методы сбора данных

В настоящее время разработано достаточно много различных методов и техник сбора данных, которые используются как при определении проблемы, так и на других стадиях разработки управленческих решений (рис. 42). Наиболее часто используют анализ вход-выход, диаграммы процесса, систематизированный поиск данных, карты данных. Комплексное применение различных методов позволяет обеспечить единство структурного, функционального и информационного аспектов анализа.

Рисунок 42. - Методы сбора данных

1. АНАЛИЗ ВХОД-ВЫХОД

В соответствии с системным подходом организация как открытая система может быть представлена в виде системы вход – процесс – выход. Этот подход может быть применен как для организации в целом, так и для отдельных подразделений организаций. Естественно, что входы, процессы и выходы у конкретных организаций и даже у отдельных подразделений определенной организации могут существенно различаться. Каждый отдел, секция, участок или отделение вовлечены в обработку входа для получения определенного выхода. Пример диаграммы вход-выход представлен на рисунке Приложения 3.

Вход может быть представлен сырьем, составляющими частями, людьми, деньгами или информацией. Выход может быть в виде изделий, людей, получивших услугу, информации или комбинации этих элементов.

Предпосылкой для понимания любого решения является понимание контекста операций вход – процесс – выход.

При формулировке модели вход – выход необходимо решить три задачи:

· определение входов и выходов;

· определение источника входов и места назначения выходов;

· выяснение требований внутренних потребителей, которые обслуживаются выходами из процесса, и требований процесса для внутренних поставщиков, которые обеспечивают входы процесса.

Основными элементами входов являются:

1) информация, необходимая для процесса;

2) материалы и сырье, необходимые для процесса;

3) люди, которые принимают участие в процессе;

4) оборудование, используемое в процессе.

Выходы включают:

1) материальные изделия и товары;

2) поставленную информацию;

3) изменения в результате выхода, например, в результате определенной оказанной услуги.

Диаграммы вход – выход дают краткий обзор контекста проблемы, обеспечивают эффективное представление проблемы. Ясно, что такие диаграммы не дают ответов на все вопросы.

2. ДИАГРАММЫ ПРОЦЕССА

Более детальный способ анализа проблемы – построение диаграммы процесса. Ее использование дает понимание процессов, происходящих в организации. Здесь осуществляется описание потока информации о производимых изделиях, клиентах и непосредственно о производственном процессе. Это требует от ЛПР идентификации каждой стадии процесса.

Целью построения диаграммы процесса является учет всех его стадий в решении проблемы и нахождение логической последовательности этих стадий.

Регистрация стадий позволяет быстро выявить плохо организованные процессы, разъяснить проблему и внутренние взаимосвязи между ее элементами. Еще более важным является выявление узких мест или проблемных областей, где нет эффективных процедур для принятия решений в специфических обстоятельствах. Пример диаграммы процесса представлен на рис. 43.

Ключевое слово здесь – «систематизированный». Фаза понимания проблемы часто является препятствием эффективного ее решения. Именно здесь ЛПР часто перескакивает через аспекты проблемы, которые на первый взгляд кажутся тривиальными, но ведут к более существенным фактам. Цель процедуры состоит в определении всех существенных фактов, относящихся к проблеме и окружающей ее внепроблемной области.

Фактическая информация собирается путем задавания систематизированной совокупности вопросов, которые касаются проблемы и ее окружения, прикладной области. Вопросы следующие.

1. Какие действия выполнены и почему?

2. Как это произошло и почему?

3. Где это произошло и почему?

4. Кто выполняет действия и почему?

5. Сколько раз это случилось и почему?

Рисунок 43. - Диаграмма процесса оформления заказа

3. СИСТЕМАТИЗИРОВАННЫЙ ПОИСК ДАННЫХ

Этот список вопросов может быть расширен, сокращен или видоизменен. Важным моментом здесь является то, что применение рассмотренного списка вопросов обеспечивает дисциплину для систематического опроса. Поиск ответа на вопрос «почему?» способствует выявлению причин, которые выдвинуты в качестве объяснения, почему все происходит именно так. Конечно, эти причины могут позже оспариваться. На этой стадии важно просто выявить их.