Системы электронной обработки данных

Системы электронной обработки данных (СЭОД), в соответствии с их названием, служат для решения задач, имеющих высокое содержание операций по обработке данных. К таким операциям относят сбор данных, манипулирование ими, хранение данных и подготовку документов. СЭОД в большей степени ориентированы на данные (а не на информацию), имеющие временной аспект. Классическим примером СЭОД является система, работающая в интересах бухгалтерии.

Структура СЭОД

Основной задачей СЭОД является сбор данных, описывающих работу фирмы, и создание на базе этих данных информации, доступной для использования как в рамках организации, так и за ее пределами.

На рис. 4.2 изображена структура СЭОД, обслуживающая некоторую фирму. Изображенные внизу рисунка входные ресурсы, переработка и выходные ресурсы представляют собой элементы физической структуры этой фирмы. Данные, описывающие операции фирмы и поступающие из ее окружения, хранятся в базе данных. При помощи программного обеспечения они преобразуются в информацию, используемую как в организации, так и вне ее. Следует заметить, что именно подсистема электронной обработки данных в рамках внутрифирменной информационной системы ответственна за снабжение информацией внешних партнеров.

Структура СЭОД или, как ее еще называют, бухгалтерской системы, может быть также представлена как совокупность ее функциональных подсистем. Так, для фирмы оптовой торговли в состав таких подсистем войдут:

1) подсистема оформления заказов от клиентов;

2) подсистема управления запасами;

3) подсистема оформления счетов на оплату клиентам;

4) подсистема дебиторских счетов;

5) подсистема оформления заказов поставщикам;

6) подсистема получения товаров от поставщиков;

7) подсистема финансовых взаимоотношений с поставщиками;

8) подсистема ведения главной книги;

9) подсистема создания стандартных управленческих отчетов.

Первые четыре подсистемы обслуживают поток заказов розничных клиентов на поставку товаров. Подсистемы 5 7 контролируют отношения с поставщиками-изготовителями товаров для постоянного пополнения запасов на складе оптовой фирмы.

Рис. 4.2. Структура системы электронной обработки данных [5]

Основные операции по обработке данных

Существуют четыре основные операции по обработке данных: сбор данных, манипулирование данными, хранение данных и подготовка документов. Рассмотрим каждую из них.

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие описывается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо, как операции, производимые фирмой.

Манипуляция данными. Манипуляции с данными производятся с целью создания из них информации. К манипулированию обычно относят следующие операции:

· классификацию. Первичные элементы данных в СЭОД обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей. Например, при расчете заработной платы каждая запись включает в себя код, идентифицирующий работника (табельный номер), код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т. п.;

· сортировку, представляющую собой процесс изменения последовательности записей;

· вычисления, включающие в себя арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над элементами данных, дают возможность производить новые элементы данных;

· укрупнение. Чтобы уменьшить количество данных, необходимо их синтезировать, т. е. укрупнять в форме итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные в СЭОД необходимо сохранять для последующего использования. Для их хранения создаются специальные базы данных.

Создание документов. СЭОД создают документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически, в конце каждого месяца, квартала или года.

Основные характеристики СЭОД

Существует несколько характеристик, связанных с обработкой данных, отличающих СЭОД от всех других компьютерных информационных систем. В их числе:

· выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. На самом деле фирма не решает, нужно ли ей иметь СЭОД. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности. Кроме того, держатели акций, финансовые организации и владельцы желают видеть эти данные. Однако, если даже предположить, что никто из окружения фирмы не заинтересован в создании СЭОД, управление фирмой все равно создало бы и внедрило такую систему как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме;

· решение только хорошо структурированных задач, по которым известен алгоритм, ведущий прямо к вычислению решения задачи;

· выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

· работа в автоматическом режиме. Система предназначена для полной автоматизации рутинных бухгалтерских расчетов с минимальным участием человека;

· использование детализированных данных. Записи данных о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

· акцент на хронологию событий;

· минимальная помощь в решении проблем. Среди документов, создаваемых системой для менеджеров, следует упомянуть расчет прибыли и баланс, подводящий итоги деятельности фирмы к концу отчетного периода.

Резюме. СЭОД создает детальные финансовые записи, описывающие операции фирмы, и создает информацию об этих операциях. Данная информация в виде документов (в твердой или электронной копии) используется менеджерами и неменеджерами внутри организации, а также пересылается партнерам во внешнем ее окружении.

Обработка данных охватывает такие основные операции, как сбор, манипулирование и хранение данных, а также создание документов. Манипулирование, в свою очередь, включает в себя классификацию, сортировку, проведение вычислений и укрупнение. Документы могут создаваться как от случая к случаю, так и по заданному расписанию.

Существует ряд особых характеристик СЭОД, которые отличают их от всех других видов информационных систем. Обработка данных производится на основе детализированных данных с использованием стандартных процедур и охватывает необходимые фирме хорошо структурированные задачи, чаще всего в хронологическом аспекте. Целью СЭОД является полная автоматизация рутинных бухгалтерских расчетов. Эти системы не предназначены для помощи менеджерам в решении возникающих проблем.