При подготовке УР перед руководителем стоит задача выбора форм его представления (приказ, распоряжение, соглашение и др.). Каждая форма имеет определенные особенности и юридический статус.
Акт – решение широкого круга государственных и общественных организаций. Акт может быть международным (о передаче чего-либо в собственность).
Акцепт – решение о приеме предложения о заключении сделки на предложенных в оферте условиях. Акцепт – это вторая сторона контракта
(первая – оферта).
Бюллетень – решение руководителя о кратком сообщении (оповещении) подчиненных по поводу событий, имеющих общественное значение.
Декларация – торжественное программное заявление руководителя.
Договор – решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств в коммерческих и некоммерческих сферах деятельности (например, договор о портфельных инвестициях, договор кооперации с зарубежным производителем, учредительный договор о создании компании).
Закон – решение высшей государственной власти, имеющий общеобязательный и непреложный характер (Конституция страны, Закон о несостоятельности (банкротстве), Закон об акционерных обществах).
Заявление – официальное сообщение руководителя высшего ранга.
Изменение – решение о коренных переменах в какой-либо деятельности.
Инструкция – решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий (например, инструкция по составлению бизнес-плана, инструкция по работе с персоналом, должностная инструкция начальника бюро технического контроля цеха). Кодекс – свод законов.
Контракт – решение, обычно коммерческого характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательствах. Контракт является подвидом соглашения (например, контракт на поставку компьютеров, брачный контракт, контракт купли-продажи).
Концепция – система взглядов руководителя, отраженная в каком-либо документе.
Модель какого-либо процесса или явления – решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса или явления на входные воздействия. Например, модель завода включает:
- справочные данные (полные данные о потенциальных поставщиках и их продукции);
- имитационную модель организации;
- методики экономического расчета и прогнозирования;
- информацию о решениях в аналогичных ситуациях других организаций и о реальных полученных при этом результатах;
- набор законодательных актов и др.
Норма – порядок действия в какой-либо области (норма права, норма поведения, норма отношений, узаконенных государством, отраслью или компанией).
Норматив – организационный, технологический, экономический, социальный показатель норм, в соответствии с которыми осуществляется деятельность.
Обзор – сжатое сообщение о каких-либо процессах или явлениях (например, обзор информации о рыках сбыта, обзор деятельности компании за 10 лет).
Оферта – решение, обычно коммерческого характера, о предложении конкретному или любому лицу заключить сделку на указанных условиях. Оферта является одной стороной контракта (например, оферта на оптовые закупки холодильников марки «ЗИЛ», оферта на оптовую продажу маргарина).
Перечень – сообщение, классифицированное по какому-либо порядку (например, перечень мероприятий по совершенствованию деятельности компании, перечень конкурентных преимуществ новой продукции).
План – решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации (бизнес-план, план мероприятий по реформированию и реструктуризации компании).
Положение – решение, представляющее набор законов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность (например, положение о главном инженере, положение об отделе стандартизации и нормализации, положение об отделе внешних сношений).
Порядок (распорядок) – документ о целесообразном расположении объектов для правильной налаженной деятельности.
Постановление – правовой акт, выпускаемый органом государственной власти. К этим органам относятся: Совет Федерации, Государственная Дума, правительство РФ, руководители федеральных органов власти, органов местного самоуправления. Обычно статус постановления выше статуса приказа (например, постановление собрания акционеров, постановление губернатора Московской области).
Правила – решение, учитывающее традиции организации и представляющее набор устоявшихся норм поведения и деятельности определенных групп работников, предлагаемых для исполнения (например, правила внутреннего распорядка, правила дорожного движения, правила Международного морского комитета для электронных коносаментов).
Прейскурант – справочник, включающий цены, тарифы на товары и услуги.
Пресс-релиз – специальные бюллетени для срочной о публикации в средствах массовой информации. Формируется правительственными учреждениями, международными организациями и пресс-бюро.
Приказ (письменный или устный) – решение руководителя, облеченного властью в организации или крупном подразделении. Он обязателен для исполнения его подчинёнными и может готовиться по вопросам, входящим в компетенцию руководителя.
Приказ – это нормативный документ, который должен храниться в архиве, он может быть обжалован в более высоких управленческих инстанциях или в суде.
Протокол – решение об отражении каких-либо событий (например, протокол прошедшего собрания, дипломатический протокол).
Распоряжение – решение руководителя, не наделенного административными функциями. Распоряжение обычно касается вопросов технологии, организации труда и техники безопасности. Оно обязательно для исполнения непосредственными подчиненными руководителя. Обжаловать решение можно у линейного руководителя данного подразделения или организации.
Соглашение – решение, формирующее общую позитивную инфраструктуру для какой-либо деятельности, например, соглашение о намерениях, соглашение между РФ и США об избежании двойного налогообложения, соглашение о разделе рынков сбыта, соглашение о квотах на экспорт нефти странами ОПЕК.
Указ – решение главы государства, утвержденное парламентом, например, Указ Президента РФ, утвержденный Думой РФ. Указ имеет силу закона.
Указание – решение, носящее методический, технологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.
Устав – набор правил, регулирующих деятельность каких-либо организаций, установленный государственными, международными или общественными организациями.
При реализации УР перед руководителем стоит задача выбора форм его доведения до исполнителя (предписание, совет, разъяснение и др.). Каждая форма имеет определенные особенности и юридический статус.
Выписка – законченный фрагмент какого-либо документа. Деловая беседа – специально организованная руководителем встреча с подчиненным или группой подчиненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме актуальной для компании.
Деловая беседа – специально организованная руководителем встреча с подчиненными или группой подчиненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для компании.
Деловое слово – твердое решение руководителя, данное подчиненному в устной форме, подкрепленное авторитетом руководителя, как среди подчиненных, так и среди вышестоящего руководства.
Деловая игра (тренинг) – специально организованная интенсивная деятельность работников по подготовке и реализации УР на основе имитационных моделей реальных процессов. В процессе деловой игры закрепляются навыки ПРУР за счет многократного повторения однотипных ситуаций, методов и технологий ПРУР.
Заседание – узкопрофессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.). Информационное письмо – набор уточняющих сведений к договору, соглашению, оферте и т.д., отправляемых заинтересованным лицам.
Рекомендательное письмо – решение авторитетного специалиста поручиться за какого-либо человека, компанию или деятельность перед потенциальным или конкретным работодателем, поставщиком или потребителем. Личный пример – действия руководителя в среде подчиненных по заранее подготовленному сценарию для развития у них эффекта подражания авторитетам в технике выполнения УР.
Методика – документ, включающий совокупность методов для профессионального выполнения какой-либо деятельности (например, методика подбора и расстановки кадров).
Наставление – деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения УР.
Обучение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения какой-либо деятельности.
Отчет – решение специалиста о результатах индивидуальной или коллективной проделанной работы по выполнению УР. Отчет может быть письменным и устным. Письмо – текст какого-либо сообщения, посылаемого заинтересованным лицам или организациям.
Предписание – официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в установленный срок.
Принуждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью осознанно заставить работника выполнять УР путем угроз или повышенного вознаграждения. Разъяснение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание УР.
Совет – деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами по поводу выполнения УР. Совет не является обязательным для исполнения подчиненным.
Совещание – коллективная деловая беседа, проводимая руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач, использования коллективного разума, обмена информацией и накопленным опытом для выполнения важных УР.
Сообщение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения УР.
Убеждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью добиться у подчиненного требуемых прочных взглядов или понятий по содержанию УР для его выполнения (например, убеждение в необходимости соблюдения техники безопасности на рабочем месте).
Условие – отдельный документ или текст в документе, отражающий требования предъявляемые сторонам договора, соглашения (например, условия конкурса на замещение вакантной должности).
Для успешного выполнения УР необходимо для каждой формы подготовки решения найти соответствующую ей форму реализации.
Форма реализации – это механизм выполнения подготовленного решения. Каждая форма подготовки УР может иметь несколько форм реализации.
- Для акцепта, договора, контракта, оферты, соглашения и устава – это деловое слово, информационное письмо, отчет, письмо, предписание, совещание, убеждение и условие.
- Для инструкции, кодекса, положения, протокола, правила и указания – это деловая беседа, деловое слово, наставление, обучение, принуждение, разъяснения, совет и сообщение.
- Для закона, постановления, приказа, распоряжения и указа – это выписка, заседание, личный пример, методика, наставление, предписание, принуждение, разъяснение, убеждение и условие.
Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТ
Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Правила составления документов:
- элементы для эмоционального воздействия на пользователя;
- краткость изложения;
- рациональное сочетание текстов, графиков, таблиц и формул;
- указание срока жизненного цикла документа;
- идентификация документа:
- соответствие документа организационной структуре, в которой он обрабатывается:
- соответствие уровня изложения уровню потребителей документа.