В формировании межличностных отношений немалое значение имеет и сфера переписки. Умение выражать свои мысли на бумаге составляет часть вашего имиджа, равно как и интеллект, манеры, костюм, речь. Когда вы устно обращаетесь к кому-то, вы можете оценить ответную реакцию слушателя, перефразировать мысль, изменить интонацию, но при письме у вас уже нет обратной связи и возможности изменить ваше письмо. Таким образом, рукописный текст следует составлять как можно яснее, с большей долей убедительности и доходчивости, чем если бы вы обращались к оппоненту устно.
Вне зависимости от содержания, письменный текст, будь то статья, анкета, рассказ, деловое послание, составляют четыре основные части:
· идеи, мысли, своя личная точка зрения на рассмотрение проблемы;
· побуждения, цели, устремления, интересы, мысли и мотивы пишущего;
· язык и возможности понимания адресата;
· представление наилучшим образом основных идей, мыслей и понятий.
Составляя деловое письменное обращение необходимо помнить о тех, к кому вы обращаетесь, учитывать потребности, возможности и желания. Необходимо не только определить, что вы хотите сказать, но и какой ответ намерены получить.
|
|
Стиль дипломатической корреспонденции и служебной переписки всегда изменялся в зависимости от языка и традиций различных стран. Однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями. Протокол официальной переписки, целью которого является помимо всего вышесказанного оказание адресатам корреспонденции знака уважения, на которые они имеют право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строится таким образом, чтобы отношения основывались на равенстве, уважении и взаимной корректности. Официальные лица должны соблюдать эти правила со всей тщательностью. Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность фамилии адресата и его титулования (по рангу или по должности). Далее необходимо точно придерживаться в тексте письма и в конце его предписанных форм вежливости.
Сравнительное исследование форм корреспонденции позволило выработать определенную терминологию в вопросах этикета переписки:
1. Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве и от имени и в силу занимаемого им поста.
2. Термин "полуофициальная переписка" охватывает письма, которыми обмениваются определенные лица, занимающиеся административными вопросами.
3. Термин "частная переписка" охватывает всю корреспонденцию по неофициальным вопросам.
|
|
Дипломатический протокол устанавливает термины, обозначающие различные части корреспонденции. В скобках эти термины даются по-английски и по-французски:
1. Обращение (англ. - Salutation, фр. - Appel) - обращение указывает официальный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин посол (англ. Sir, My dear Ambassador) и т.д.
2. Адрес-титул (англ. - Title of address, фр. - Traitement) - это почетный титул адресата, например: Ваше Величество (англ. - Yuyr Majesty); Монсеньер (фр. - Monseigneur); Превосходительство (англ. - Excellency); Ваше Превосходительство (фр. - Votre Excellence) и т.д.
3. Комплимент (англ. - Complimentary Close, фр. - Courtoisie) - это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения вежливости меняются в зависимости от характера переписки.
4. Подпись (англ., фр. - Signature) - подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.
5. Дата (англ., фр. - Date) - дата должна включать день месяца, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.
6. Адрес (англ. - Address, фр. - Reclame, Adresse) - полная фамилия, титул и адрес помещения либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера (Reclame) и воспроизводится на конверте (Adresse).