Лекция 5 Документооборот как составная часть информационного обеспечения управления

Правовой режим

По времени появления во внешней среде

Б) Частично фальсифицированный

А) Полностью фальсифицированный

1. Оригинал - подлинник документа

2. Копия — повторное воспроизведение подлинника в целях его размножения

Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. Может выполняться на естественных и искусственных языках.

- порядок документирования информации

- право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов

-категории информации по уровню доступа к ней

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами гос. власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов.

Документы физ.лиц: личное происхождение (создание лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей)

Документы юр.лиц: официальный документ (документ, созданный юр или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в устном порядке)

Функции документа

1. Информационная - собственно сама информация, социальная, политическая и коммуникативная) Подразумевает:

-односторонний обмен

-двусторонний обмен

-многосторонний обмен

2. Функция обеспечения процесса управления (управленческие документы в общей форме отражают стадии и звенья и сами оказывают воздействие на сферу управления)

3. правовая функция - регулятор различных сторон общества, государства, учреждения, предприятия, организации (документы изначально обладают правовой силой или приобретают её)

4. Функция, носящая культурно-исторический характер

Управленческий документ является более целенаправленным. Функции носящие оперативный характер (время действия которых ограничены: политическая, коммуникативная, правовая и учетная функция)

1. Унификация и стандартизации документов

2. Международные стандарты в области работы с документами

3. Электронный документ

4. Жизненный цикл документа

5. Документооборот, его структура, показатели оценки

6. Этапы документооборота

70-е годы - общегосударственная система сбора и обработки информации для целей планирования управления народным хозяйством (ОГАС).

Для систематизации этой информации были использованы процессы:

-Классификация;

-Унификация

-Стандартизации

Классификация - распределение каких-либо объектов по классам, отделам в зависимости от их общих признаков.

В целях классификации была создана единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Объекты классификации: технико-экономические объекты, используемые в деятельности народного хозяйства страны и их свойства.

Группы:

1. Социальная информация

2. Информация по описанию организации экономики

3. Информации о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах

4. Информация о природных и трудовых ресурсах

5. Информация о финансово-кредитной сферы

6. Информация об управленческой документации

7. Информации о стандартах и технологических процессах

8. Прочие виды технико-экономической и социальной информации

Наиболее часто для кодирования информации (п.6) используют: общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) и общероссийский классификатор управленческой информации (ОКУД)

Унификация - приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию.

Цели:

1. Сокращение количества применяемых в управленческой деятельности документов;

2. Типизация их форм, установленных единообразных требований к оформлению документов

3. Снижение трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов

4. Достижения информационной совместимости БД, содержащихся в различных отраслях деятельности

5. Сокращение множества объектов, установлению рационального единообразия в любой деятельности, в том числе и в документировании

Унифицированная форма документа - совокупность депозитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Результат унификации - обязательная правовая форма стандарта

Стандартизация - деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направления на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и услуг, а также повышения конкурентоспособности продукции работ и услуг.

ФЗ №184 - от 27.12.2002 «О техническом регулировании» Государственные стандарты, контроль и надзор за использованием их требованием осуществляет Государственный стандарт РФ и Гос.комитет РФ по стандартизации и метрологии.

1. Постановление Правительства РФ от 2.06.2003г. «О мерах по реализации Федерального Закона о техническом регулировании»

2. Закон Российской Федерации от «О стандартизации»

- порядок стандартизации

-осуществление государственного контроля

- соблюдение стандартов

- определение ответственности за нарушения

Гост 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы»

Унифицированная система документации - взаимосвязанные формы документов, обеспечивающие документационное представление данных в определенных видах управленческой деятельности.

Действуют следующие УСД

-система плановой документации

-система первичной учетной документации

-система организационно-распорядительной документации

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет.

Типовые функции: планирование, учет, организационно-распорядительная деятельность, отчетность

В унифицированную системе организационно-распорядительной документации входит:

- распорядительные, организационные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям

-гос.стандарт

-альбом унифицированных форм документов

-инструкции по их заполнению и применению

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официальных документов (подпись, печать, текст)

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенный определенным образом, в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.