Совершенствование процесса организации документопотоков в учреждении”

 

2.слайд.Актуальность темы исследования – «Совершенствование процесса организации документопотоков в учреждении», обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документооборота у любого предприятия, учреждения возникают проблемы – потери документов, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к документу.

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления в учреждении являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определённым комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач.

Целью исследования является анализ учреждения документопотоков в ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН». Для реализации указанной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследование организационных форм делопроизводства в учреждении, требований, предъявляемых к документообороту;

2. Анализ современного опыта совершенствования документооборота;

3. Определение и систематизация направлений в совершенствовании документооборота в ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН».

Слайд 3. Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации руководителями организации и структурных подразделений, и пунктами технической обработки документов: секретариатом, канцелярией. Документопотоки образуют документооборот учреждения.

Документопотоки различают:

1). По направлению;

2). По отношению к управленческому процессу.

По направлению документопотоки делятся на следующие виды:

1. Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;

2. Вертикальные, связывающие организации различных уровней:

3. Восходящие потоки -- это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

4. Нисходящие потоки -- это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту они подразделяются на:

. входящий документопоток – это поступающие в учреждение документы;

· исходящий документопоток –это отправляемые документы;

· внутренний документопоток – это внутренние документы.

Слайд 4. Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы 20 века.Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

5 Слайд. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота учреждения. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в учреждение и созданных ею за определенный период.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства. Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория – объем более 100 тысяч – Администрация ПрезидентаРФ, Правительство РФ

2-я категория – объем до 100 тысяч – Министерства, крупные предприятия

3-я категория – объем до 25 тысяч – Предприятия, организации среднего размера

4-я категория – объем до 10 тысяч – Малые предприятия, небольшие коммерческие фирмы

Так, согласно выше представленной классификации, объем документооборота учреждения составляет не более 10 тысяч документов в год,и он относится к 4 категории.

Величина документооборота нужна для:

· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

· расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

· определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя.

Слайд 6. В ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН» по почте поступает 30% документов, по факсу – 15% документов, с помощью курьера – 5%, по электронной почте – 40% документов, от частных лиц – 10%.Секретарь обязан обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Слайд 7. Бюджетное учреждение ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН» начало свою работу в 1996 году и находится по адресу: 141800, Московская область, г. Дмитров, пер. Большевистский, д. 6б и расшифровывается, как Государственное автономное учреждение социального обслуживания Московской области «Дмитровский комплексный центр социального обслуживания населения». Центр оказывает социальные услуги населению.

Деятельность учреждения направлена на организацию комплексного социального обслуживания граждан, нуждающихся в социальной поддержке, путем оказания своевременной и квалифицированной социальной помощи.

Директором ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН» является Гаврилова Елена Александровна, которая координирует деятельность всего учреждения.

Слайд 8. Структура управления «Дмитровский КЦСОН» нижестоящее звено – отдел, работник полностью подчиняется вышестоящему руководителю.

При директоре «Дмитровский КЦСОН» создан аппарат из его заместителей, которые выполняют поставленные задачи каждый в своем отделе.

Учитывая структуру учреждения, социальные услуги, оказываемые получателям, носят самый разнообразный характер и предоставляются на основе индивидуальной оценки нуждаемости граждан в социальном обслуживании.

Слайд 9. Предоставленное мне на время практикирабочее место находилось в отделении дневного пребывания, заведующим которого является Леонтьева Надежда Анатольевна, которая занимается оформлением документов при поступлении пенсионеров в отделение.

Кабинет заведующей снабжен следующей оргтехникой: 2 компьютерами; принтером – 1 шт. сканером – 1 шт., телефоном - 2 шт., шкафом для хранения документов.

Слайд 10. Недостатками организации рабочего места являются:

- недостаточность места для хранения документов – имеется только один шкаф;

 

Для комфортной работы в кабинете необходимо увеличить место для хранения документов, улучшить.

Слайд 11. Анализ организациидокументопотоков в учреждении

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

В результате наблюдений за деятельностью работников ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН» было выявлено, что все специалисты в той или иной степени занимаются документационным обеспечением управления. Много времени затрачивается на выполнение работ, не предусмотренных должностными обязанностями, имеются также потери рабочего времени, связанные с нарушением режима труда.

Следует отметить, что до настоящего момента в ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН» отсутствует такой нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управления учреждения как инструкция по делопроизводству. Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля их исполнения.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ, утверждается инструкция директором.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая в ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН» отсутствует.

Слайд 12. Разработка предложений по совершенствованию документопотоков в ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН»

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в ГАУ СО МО «Дмитровский КЦСОН» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в организацию делопроизводства.

Слайд 13. Необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, в этот комплекс должны входить следующие документы:

· инструкция по ведению делопроизводства;

· должностная инструкция секретаря.

Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Слайд 14. Применение на практике разработанных нормативных документов и предложений позволит более эффективно производить оперативный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволит сократить время, требуемое на подготовку и решение конкретных задач, исключить появление возможных ошибок при подготовке отчётной документации.

Так как целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение, и систематизация данных по ведению документопотоков в учреждении и их совершенствование считаю, что данная цель достигнута и предполагает следующие выводы.

Система автоматизации документооборота учреждения не должна заканчиваться на секретариате, она должна иметь продолжение в системах управления документооборотом в других отделах учреждения.

Опыт других учреждений по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:

· Исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

· Однократность пребывания документа в одном отделе или у одного исполнителя;

· Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

· Передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов;

Ожидаемая эффективность от введения данных предложений – повышение производительности труда за счет оптимизации трудовых процессов, улучшения мотивации труда, рационального распределения трудовых ресурсов.

Слайд 15.заключение Таким образом внедрение должностной инструкции и инструкции по ведению делопроизводства позволит повысить скорость и эффективность движения документов на предприятии