Справка

Акт

— это документ, составленный для подтверждения установ­ленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопас­ности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентариза­ции; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации орга­низации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом, руко­водителя организации. Акты могут составляться и постоянно дейст­вующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта — установление фактического со­стояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на ос­нове черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специ­альном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с посто­янно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются название организа­ции, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со сло­вом «акт», например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института

Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (конста­тирующей). Во вводной части акта указываются основание его со­ставления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены ко­миссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения ко­миссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных эк­земпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземп­ляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержа­нием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные доку­менты) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

— это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную де­ятельность организации или подтверждают сведения биографичес­кого или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятель­ность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вы­шестоящую) организацию, внутренние справки — для представле­ния руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стан­дартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2003 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой из­лагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее со­ставления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (вто­рой) части. Если справка содержит однородную систематизирован­ную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового харак­тера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководите­лем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографи­ческого или служебного характера, составляются на бланках фор­мата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью. Для таких справок в организациях использу­ются унифицированные бланки с трафаретным текстом.