Составляющие технологии автоматизации офиса

Информационная технология автоматизация офиса

Это наиболее распространенная информационная технология. Ее структура довольно демократична – целесообразно использование не всех возможностей, а некоторого набора средств, наиболее оптимального для конкретной организационной структуры.

Основные цели технологии заключается в оптимизации подготовки документов и развитии средств коммуникации сотрудников. Практика показала, что использование средств автоматизации офиса способствует повышению качества принимаемых решений на уровне среднего звена.

К средствам автоматизации офиса сейчас относится широкая гамма программных средств широкого применения, ряд специализированных средств организационно-управленческой работы, а также средства оргтехники.

Текстовый редактор предназначен для создания, обработки и подготовке к печати текстовых документов. Текстовый редактор имеет возможность ввода текста с клавиатуры и загрузки сохраненного документа, исправление текста, выбор видов и начертания шрифтов, перемещения фрагментов по тексту, имеет широкий потенциал по форматированию абзацев, страниц и теста в целом, позволяет вставлять в документ рисунки и другие объекты, устанавливать сноски и колонтитулы, распечатывать подготовленный текст на принтере, обладает рядом других функций. Тем самым, современный текстовый редактор, наиболее распространенным из которых в настоящее время является Microsoft Word, является мощным инструментом работы с документами.

Электронные таблицы. Представляют собой универсальную систему обработки данных, обладающими широкими возможностями. Они позволяют проводить сложные технические или экономические расчеты, оформлять полученный результат и распечатывать полученный документ. Электронные таблицы позволяют создавать табличные документы с большим количеством строк и столбцов, достаточных для большинства задач, вводя данные с клавиатуры, редактируя содержание каждой ячейки таблицы, проводить расчеты путем записи формул и широкого набора встроенных функций, вставку в документы различных объектов, изображений, рисунков, построение графиков по содержащимся в таблице числовым данным, осуществлять макропрограммирование с применением последовательности команд и операций. В электронную таблицу встроены средства управления данными, что позволяет ее использование как простой СУБД (системы управления базой данных).

Системы обработки изображений. Увеличение объемов памяти компьютеров и скорости обработки ими данных сделали перспективным компьютерные технологии обработки изображений.

Документы переводятся в цифровую форму с помощью сканера или цифрового фотоаппарата и могут храниться на жестком диске компьютера или на оптических дисках. При размере файла документа в 100 Кб на 560 Мб оптическом диске может разместиться около 5,6 тыс. документов. Изображения могут корректироваться в графических редакторах. С помощью графических редакторов осуществляется ввод изображения с внешнего устройства, его коррекция разнообразными алгоритмами обработки, редактирование, внесение надписей, соединение нескольких изображений в одно, их печать и т.д.

Электронная почта (E-mail). Электронная почта становится сегодня одним из основных средств коммуникации между людьми. Она может работать как в компьютерной сети организации, так и в глобальной сети Интернет. С помощью электронной почты можно передать любое сообщение: текст, рисунки, программы, архивные файлы и т.п. Программы, управляющие рассылкой электронной почты, позволяют передать сообщение одному или нескольким адресатам, сделать сообщение доступным для группы пользователей. Существует режим уведомления о прочтении сообщения получателем.

Системы управления базами данных находят все большее распространение в офисных технологиях. В них могут храниться разнообразные сведения. Это и справочная информация, и данные о работе организации, и многое другое. Справочные правовые системы (СПС «Гарант», «Консультант +» или иную) имеет сейчас практически каждая организация.

Информационные менеджеры объединяют в себе целый ряд функций, характерных для офисных технологий. Они реализуют функции электронной почты, персонального календаря, с помощью которого осуществляется персональное и групповое планирование, содержат персональную информацию – книгу контактов и список заданий. Информационным менеджером является программа Microsoft Outlook.

Средства оргтехники. Это традиционные средства коммуникации, такие как телефон, факсимильная связь, позволяющая передавать изображения по телефонной линии, ксероксы, быстро копирующие документы и т.д.

Следует отметить, что офисная технология предусматривает обмен данными между всеми программными средствами, входящими в ее состав. Так, документ из электронной таблицы или текстового редактора может быть отправлен по электронной почте, а информация из базы данных переводится в текстовый редактор и используется для подготовки текстовых документов.