Архитектура базы данных

Основу базы данных (БД) составляют хранящиеся в ней данные. Однако в БД Microsoft Access есть и другие важные компоненты, которые называются объектами. Access называет объектами все, что может иметь имя в системе. Основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица - объект, который определяется и используется для хранения данных. Любая информация, которая заносится в БД, сохраняется в таблице. Каждая таблица соответствует объекту определенного типа. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ и один или несколько индексов. Таблица БД должна соответствовать всем требованиям, предъявляемым к таблицам реляционных БД.

Запрос - объект, позволяющий пользователю получать нужные данные из одной или нескольких таблиц, задавая условия отбора. Для определения запроса используются бланк QBE (Query By Example) или инструкция SQL (Structured Query Language). Возможно создание запросов на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких уже существующих таблиц.

Форма - объект, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования данных. Через формы пользователь взаимодействует с БД.С помощью форм удается обеспечить необходимый вид отображаемой на экране информации. В формах содержатся также элементы управления, позволяющие пользователю управлять работой приложения. Формы обычно составляют основу пользовательского интерфейса для работы с БД.

Отчет - объект, предназначенный для форматирования и обобщения данных, вычисления итогов и печати выбранных данных. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране.

Макрос - объект, содержащий одну или несколько макрокоманд. Каждая макрокоманда выполняет определенное действие над объектами БД. Вся последовательность макрокоманд, описанных в макросе, выполняется в ответ на некоторое событие. Например, можно определить макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. Макросы можно использовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати отчетов, т.е. для управления работой приложения.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic для приложений.

Все объекты объединены в единую реляционную БД и хранятся в одном файле с расширением. mdb.

Создание файла базы данных

При запуске Access открывается диалоговое окно - Окно запуска, в котором установкой флажков можно выбрать режим создания новой БД, запустить Мастера БД или открыть существующую БД.

При выборе флажка Новая БД откроется окно Файл новой базы данных, где следует выбрать каталог и задать имя создаваемой БД. Раскроется Окно базы данных.

Вниманию студентов! Студенческие БД должны создаваться в директории Student / GR NNN.

При дальнейшей работе с Access окно запуска больше не открывается и нужный режим работы можно установить с помощью соответствующих команд меню Файл. Так, например, для создания файла БД надо выбрать команду Файл / Создание БД. В раскрывшемся окне Создание на вкладке Общие надо выбрать значок База данных, после чего откроется окно Файл новой БД. В этом окне можно выбрать из каталога нужную директорию, задать имя создаваемой БД и нажать кнопку Создать. Откроется окно БД.

Окно базы данных – одно из основных окон Access. В этом окне находится панель Объекты с кнопками для всех объектов БД. Нажав нужную кнопку, можно приступить к созданию соответствующего объекта. В окне БД также находится своя панель инструментов, содержащая кнопки основных команд меню системы. Из других окон Access можно перейти в окно БД с помощью кнопки F11.

Основные операции над объектами БД

Открыть файл БД можно через окно запуска так, как это описано выше. Если это окно уже закрыто, то следует воспользоваться командой меню Файл / Открыть и выбрать из каталога нужную БД.

Для того чтобы открыть таблицу надо в окне БД нажать кнопку Таблицы, выбрать нужную таблицу и нажать кнопку Открыть (таблица откроется в режиме Таблицы) или кнопку Конструктор (таблица откроется в режиме Конструктора). Подобным образом открывается любой другой объект БД.

Файл БД удаляется из каталога так же, как и любой файл Windows.

Объекты БД удаляются в окне БД. Объект, подлежащий удалению, нужно выделить, а затем нажать клавишу Del или воспользоваться командой меню Правка / Удалить.

Для того чтобы переименовать объект БД, надо выделить его в окне БД и выбрать команду меню Правка / Переименовать. Имя объекта будет предоставлено для редактирования. После ввода нового имени надо нажать клавишу Enter для сохранения нового имени.

Работа со всеми объектами БД возможна в двух режимах: в режиме Конструктора и в режиме Таблицы. Первый режим позволяет работать только со структурой объектов, второй – предназначен, в основном, для просмотра, добавления и редактирования данных. Переключиться из режима в режим можно несколькими способами. Находясь в окне БД, можно пользоваться кнопками Открыть и Конструктор панели инструментов этого окна. В других случаях удобно пользоваться кнопкой Вид панели инструментов Microsoft Access.