Формирование информационной базы для финансовых расчетов

Технология управления финансами проекта в MS Project

Финансовое управление проектом

Теория и практика управления финансами работ проектного типа является составной частью специального раздела экономической науки – финансового менеджмента. Принципиальной особенностью задач данного класса является то, что управление финансами проекта предполагает анализ и воздействие на будущие затраты и доходы, в то время как, допустим, бухгалтерский учет всегда обращен к уже произведенным затратам и полученным доходам.

Необходимо обратить внимание то, что здесь речь о финансовом управлении пойдет исключительно с точки зрения изучения информационной поддержки, которую обеспечивает ему Project. Более того, нужно четко выделить тот факт, что возможности данной программной системы позволяют ей работать лишь с весьма ограниченным кругом задач. Это прежде всего задачи, связанные с накоплением исходной информации по финансовым затратам, ее первичная обработка и относительно несложный анализ. Для решения более серьезных задач: обеспечения полномасштабного финансового менеджмента и бизнес-планирования – существуют специальные программные пакеты, например "Альт-Инвест", Project Expert, "Бизнес-План Про".

К типичным задачам финансового управления проектом, которые могут решаться в среде Project, относятся:

· предварительная оценка финансовой состоятельности проекта;

· управление финансовыми ресурсами на основе сопоставления и анализа фактических и плановых затрат.

Оценка предполагаемых потребностей в финансовых ресурсах основывается на исходной информации о графике проекта. При этом, вообще говоря, могут быть учтены компоненты трех типов:

· затраты, обусловленные фактом существования некоторой операции, или так называемые постоянные затраты на операцию;

· затраты, связанные с фактом использования ресурса некоторого вида (например, плата за заказ);

· затраты, пропорциональные количеству используемого ресурса.

Отправным пунктом для действий по организации управления финансами проекта являются операции по формированию исходной информационной базы:

Формирование таблиц тарифных ставок операций

Для формирования таблиц тарифных ставок можно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Выбрать вид проекта Resource Sheet (либо другое представление проекта, содержащее перечень ресурсов).

2. Щелкнув левой кнопкой мыши на записи, соответствующей выбранному ресурсу, активизировать окно диалога Resource Information, в котором выбрать вкладку Costs. (Вкладка Costs содержит набор таблиц тарифных ставок (в качестве их имен используются латинские литеры от А до Е). Такая организация позволяет хранить в проекте одновременно несколько ценовых политик и оперативнопереходить от одной к другой).

3. Выбрать нужную таблицу тарифов от А до Е.

4. В строке тарифной таблицы заполнить поля:

§ Standard Rate – ставка за использование ресурсов в рамках установленных лимитов;

§ OverTime Rate – ставка за использование ресурсов в рамках сверх установленных лимитов;

§ Per Use Cost – плата за факт использования ресурса (плата за заказ).

Поле Cost accrual определяет порядок вычисления затрат в процессе выполнения проекта. Оно может принимать значения:

· Start – финансовые затраты привязываются к моменту начала
операции;

· End – финансовые затраты привязываются к моменту завершения
операции;

· Prorated – финансовые затраты распределяются в процессе выполнения one рации пропорционально интенсивности работы.

Для определения того, какую тарифную таблицу следует использовать при исчислении затрат, следует выполнить следующие действия:

1.. Выбрать вид проекта Task Usage.

2. Если в таблице отсутствует колонка Cost Rate Table, то для того чтобы ее вста­вить, необходимо:

§ выполнить команду меню Insert > Column;

§ в поле Field Name в появившемся окне Column Definition установить значение Cost Rate Table и нажать кнопку ОК.

3. Ввести в строку, соответствующую ресурсу, для которого меняется система цен, в поле C o st Rate Table код выбираемой тарифной таблицы (А, В, С, D или Е).

Объем сверхурочной работы по операции задается с помощью следующих действий:

1. Выбрать вид проекта Gantt Chart.

2. Окно представления должно быть составным и содержать дополнительную таблицу в нижней части. Если это не так, то выполнить команду меню Window > Split.

3. Для таблицы в нижней части экрана выбрать тип Task Form:

§ выполнить команду меню View > MoreViews...;

§ в появившемся диалоговом окне MoreViews выбрать представление проекта Task Form.

4. Выбрать Format > Details > Resource Work.

5. Настроенная данным образом таблица, расположенная в нижней части окна, содержит колонку Ovt. Work. В нее при необходимости могут вводиться объемы сверхурочных работ по соответствующим
операциям.