СПЕЦИФИКА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД, ВСТРЕЧ,
6.1. Ведение деловой беседы
В деловом общении большое значение имеет соблюдение правил делового
протокола. Он регламентирует порядок встреч и проводов, проведения бесед, переговоров,
организацию и проведение приемов и т.д.
В дипломатическом мире слово «Протокол» означало ведение документов и архивов.
Позднее значение термина расширилось. Сюда стали относить правила этикета и церемониала,
соблюдающиеся в международных отношениях.
Протокол дипломатический – общепринятые правила и традиции, соблюдаемые в
международном общении (порядок нанесения визитов глав государств, правительств, формы
проведения встреч, бесед). Аналогично – деловой протокол, то есть правила и традиции,
соблюдаемые в деловой сфере.
Деловые беседы предполагают обмен взглядами, точками зрения, мнениями.
Цель беседы – обмен информацией.
Формально беседу можно разделить на несколько этапов:
начало беседы;
передача информации:
аргументирование;
|
|
выслушивание доводов собеседника:
принятие или опровержение этих доводов;
принятие решений.
Отстаивая свою точку зрения, важно не только слушать, но и слышать собеседника.
По словам специалиста по этике деловых бесед Предрага Мицича*: «Слушать собеседника – дело сложное, требующее напряжения, так как мы должны сконцентрировать свое внимание на том, что говорит собеседник, хотя голова у нас, как правило, занята множеством проблем и, кротого, мы устали или нервничаем».
Говорить следует о том, что интересно собеседнику и вам, что приемлемо в качестве
небольшой прелюдии к деловым переговорам. Начать надо с общих вопросов, а закончить
индивидуальными. Каждое слово должно быть ясно собеседнику. Очень важно, чтобы беседа не
превращалась в монолог. Об этом говорил еще Цицерон: «Не следует завладевать разговором как
вотчиной, с которой имеешь право выжить другого, напротив, следует стараться, чтобы каждый
имел свой черед в разговоре, как и во всем остальном».
«Будь первым, когда надо слушать и последним, когда надо говорить», - советует
дагестанский писатель Э. Капиев.
Во время разговора не смотрят в другую сторону или на часы, не вертят в руках что-либо,
не слушают краем уха, не почесываются, не пожимают плечами, не трогают собеседника за плечо,
не разговаривают на большой дистанции. Избегают жаргонных слов типа «так», «ну», «вот», «так
сказать», и др.
Не принято говорить намеками, перебивать собеседника, подсказывать ему, поправлять
его. В беседу не вмешиваются. В исключительных случаях, извинившись перед беседующими,
обращаются к одному из них с вопросом или неотложной просьбой.
|
|
В надежде завязать деловое сотрудничество не касаются скользких тем, таких как
политика, религия, равноправие женщин, доходы, стоимость чего-либо и т.д.
В деловой беседе некорректно, неуважительно не принято относиться к собеседнику.
Наоборот, нужно проявлять внимание, искренний интерес, уважительное отношение к нему.
«Никогда не старайся казаться умнее или образованнее своего собеседника», - говорил Ф.
Честерфильд. Успех любого дела зависит от умения войти в контакт, правильно сформулировать свои проблемы, доказательно спорить. Главное при этом – аргументы, логика и доказательства. В
деловом споре допустим только вежливый стиль поведения. Вместо фразы: «Вы должны это понять», лучше сказать: «Не думаете ли вы, что …». Или вместо «Я считаю …»; «Не находите ли вы, что …» и т.д.
Некорректно ф_x_Рf_использовать в деловой беседе фразы: «Я уверен, что вы неправы», «Не
стоило и начинать этот разговор, бесполезная трата времени». Любому человеку будет неприятно
после таких слов общаться с собеседником.
Умению уважать чужую точку зрения нужно учиться всю жизнь. Свое мнение
высказывают спокойно, чтобы несогласие с собеседником не вызвало осуждения, насмешки или
унижения.
Этап выхода из беседы, так же как и начальный этап, не должен быть очень длительным.
Он должен способствовать сохранению делового настроя участников и указывать в корректной
форме на то, что все возможные результаты беседы достигнуты и лимит времени исчерпан.
Полезно поблагодарить за совет, ответ, непредвиденную задержку времени. Даже, если
недовольны результатом беседы, не показывают этого и вежливо прощаются.
Успешное проведение беседы является ценным положительным качеством в глазах
окружающих. Тщательное исследование рынка дает возможность получить по возможности
полную информацию о будущих партнерах по переговорам*.