Классификация переписки
Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов (ОРД)
Лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов
Лексика | · Сочетаемость слов · Использование терминов · Использование иностранных слов · Плеоназм · Тавтология · Различение паронимов | Словарь сочетаемости слов русского языка/Под ред. П.Н.Денисова, В.В.Морковкина – М., 1983 Словари иностранных слов |
Орфография | · Правописание имен собственных · Имена прилагательные, образованные от имен лиц · Географические названия · Названия учреждений, организаций, предприятий · Названия документов, памятников культуры · Наименования должностей и званий · Словообразование: · Аббревиатуры · Графические сокращения · Правила графического сокращения слов · Правила аббревиации · Правила использования сокращений и аббревиатур · Определение грамматического рода аббревиатур | Новый словарь сокращений русского языка. – М., 1995 ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. – п. 4.12. Сокращения. |
Грамматика (морфология) | · Использование предлогов · Выбор падежа существительного при синонимичных словах · Склонение сложных составных слов · Склонение числительных | Горбачевич К.С. Нормы современного русского языка, изд. 3-е. – М., 1989 Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. – М., 1984 Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. – М., 1974 |
Грамматика (синтаксис) | · Действительный, страдательный, безличный оборот · Расщепленное сказуемое · Согласование сказуемого с подлежащим · Порядок слов · Использование деепричастных оборотов · Нанизывание косвенных падежей · Структура сложного предложения | |
Композиция документа | · Целесообразное количество информации · Структурирование текста в соответствии с содержанием |
ТЕМА 1. СИСТЕМЫ И КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
|
|
Один документ – это единичный акт документирования факта или действия.
Система документации – совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.
Самая общая, занимающая верхнюю позиции в комплексе систем — общегосударственная система документации, охватывающая все документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их классифицируют по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням управления и т.д. Примеры функциональных систем документации: бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная и др. Примеры отраслевых систем документации: медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.
|
|
Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем документации и сформировать единые требования к этим системам документации.
Государственная система стандартов и технических условий (ГГС)
была разработана в 1965 г., включает государственные стандарты, которыми определяются основные цел и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки и внедрения стандартов; внесения в них изменений; государственного надзора и контроля за внедрением и соблюдением.
Единая система технологической документации (ЕСТД)
установила общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.
Единая система конструкторской документации (ЕСКД)
Единая система проектной документации на капитальное строительство
Единая система технической подготовки пр-ва
Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ)
Единая система программной документации (ЕСПД)
Система стандартов по управлению, библиотечному и издательскому делу (СИБИД)
Единая система внешнеторговой документации
Единая система классификации и кодирования технико-экономическойи социальной информации (ЕСККТЭСИ)
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
Унифицированные системы управленческой документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)
Унифицированная система банковской документации
Унифицированная система отчетно-статистической документации
Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия
Унифицированная система документации по труду
Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ
Унифицированная система внешнеторговой документации.
Каждая система включает в себя комплексы документов.
УСОРД включает в себя:
- Организационные документы
- Распорядительные документы
- Информационно-справочные документы
- Документация по личному составу.
Цель создания систем документации – привести к единообразию процессы создания, изготовления, обработки документной информации, использованной на предприятиях и организациях независимо от форм собственности, практикующих как традиционные, так и компьютерные технологии обработки документации, в пределах РФ.
ТЕМА 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
|
|
Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Договор (контракт)– документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.
ТЕМА 3. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы предприятия делятся на две основные группы:
- Приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
- Приказы по личному составу (персоналу предприятия).
Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.
Решение — документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.),
ТЕМА 4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Справочно-информационные документы предназначены для передачи информации от одного адресата к другому либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения, информации, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.
|
|
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.
При ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товаров акт составляет одно должностное лицо.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Виды докладных записок: инициативная, информационная, отчетная, внешняя, внутренняя.
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (не содержит выводов и предложений).
Разновидностью является документ, который составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках (составляется рукописным способом).
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.
ТЕМА 5. СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА
Письмо (служебное письмо, деловое письмо, деловая корреспонденция)
– обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Основной признак, по которому письма выделяются в особую группу документов, — пересылка их по почте, с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
По тематическому признаку:
- деловое письмо (экономические, правовые, коммерческие и др. формы деятельности);
- коммерческое письмо (заключение и выполнение коммерческих сделок, вопросы сбыта и снабжения)
По функциональному признаку:
- требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение)
- не требующие ответа (сопроводительное письмо)
По признаку адресата:
- обычные
- циркулярные (в несколько адресов, обобщенный адресат)
- Сопроводительное письмо (выполняет функцию этикетки, прикладываемой к отправляемым документам для фиксирования факта отправки), письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-заявление,
- Письмо-просьба, запрос;
- Информационное письмо (сообщение о каком-то факте или мероприятии или пропаганда деятельности организации или различной продукции)
- Письмо-извещение (Ставим Вас в известность; Сообщаем Вам...)
- Рекламное письмо (описание рекламируемых товаров и услуг)
- Письмо-напоминание (Напоминаем; просим ускорить)
- Гарантийное письмо (2 части; просьба + подтверждение гарантий). (Просим изготовить... Оплату гарантируем)
- Письмо-рекламация (претензия) (О возмещении ущерба).
- Письмо-ответ.
- Письмо-предложение (оферта) – предложение одного лица (оферента) о заключении договора с другим лицом (акцептантом) с указанием срока действия
- Этикетные письма (поздравления; приветствия, приглашения, извинения, прощания, благодарственные письма, соболезнования) (рекомендуется оформлять рукописным способом).
Требования к тексту служебного письма:
ü ясность
ü простота изложения
ü полнота информации
ü грамотность
ü уважительный тон изложения
ü четкость
ü краткость изложения
ü обоснованность аргументов.
Письмо оформляют в 2-х экземплярах (1-й экз. на бланке отправляется адресату; 2-й подшивается в дело);