Справочники

Справочник позволяет вводить, хранить и получать информацию, связанную с учетом на предприятии, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

В программе 1С:Бухгалтерия используются следующие справочники: Номенклатура, Материалы, Типы цен, Места хранения МПЗ, Внеоборотные активы, Контрагенты, Виды договоров, Валюты, Банки, Сотрудники, Виды начислений (выплат), Подразделения, Банковские счета, Виды продукции (работ, услуг), Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат, Статьи общепроизводственных затрат, Статьи издержек обращения, Единицы измерений, Налоги, Прочие и др.

Справочники вызываются соответствующими командами меню Справочники. Для каждого справочника открывается отдельное окно. Информация в справочнике упорядочена в виде таблицы. Строки таблицы называются записями. Перемещение по записям производится с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Внешне справочник представляет собой список элементов текущего уровня. При открытии справочника текущий уровень устанавливается на корень дерева. Самым левым элементом каждой строки выводится иконка, определяющая одно из трех состояний данного объекта:

§ объект является группой на текущем уровне;

§ объект является группой, определяющей текущий уровень (на экране отображается содержимое этой группы);

§ объект не является группой (не содержит подобъектов).

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

Пользователь может работать со справочником, используя:

§ меню Действия;

§ панель инструментов;

§ контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

§ клавиатурные эквиваленты действий.

В демонстрационной версии программы справочники частично заполнены.

Заполнение справочников информацией производится с клавиатуры. Сначала заполняют простые одноуровневые справочники, такие как Места хранения МПЗ, Ставки НДС, Ставки налога с продаж, Единицы измерений, Статьи издержек обращения, Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат, Виды продукции (работ, услуг). Затем переходят к справочникам Материалы, Банки, Контрагенты, Сотрудники, Номенклатура. Информацию в справочниках можно дополнять в любой момент.

Дадим краткую характеристику некоторых из справочников.

В справочнике Ставки НДС (рис. 4), вызываемом одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, хранится значение налога на добавленную стоимость.

В справочнике Ставки налога с продаж (рис. 5), вызываемом одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, хранятся ставки налога с продаж, применяемые на данном предприятии.

В справочнике Единицы измерений (рис. 6), вызываемом одноименной командой меню Справочники, хранятся единицы измерения, которые используются при учете товара, материалов, продукции и т.д.

В справочник Статьи затрат на производство (рис. 7), вызываемый одноименной командой меню Справочники, заносятся значения объектов аналитического учета, использующихся для учета затрат на производство, оказания услуг, выполнения работ на счетах 20 (основное производство), 25 (общепроизводственные расходы), 26 (общехозяйственные расходы), 28 (брак в производстве).

Справочник Статьи издержек обращения (рис. 8), вызываемый одноименной командой меню Справочники, предназначен для ведения списка видов издержек обращения в организации, осуществляющей торговую деятельность.

Справочник Варианты расчетов налогов (рис. 9), вызываемый одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, используется для учета на счетах Реализация продукции, Расчеты с покупателями и заказчиками, на вспомогательном счете Покупная стоимость реализованных товаров. Каждый вариант реализации описывается в справочнике набором значений реквизитов, таких как Ставка НДС, Ставка НП.

Справочник Виды продукции (работ, услуг) (рис. 10), вызываемый одноименной командой меню Справочники, применяется в программе для организации налогового учета и используется для ведения аналитического учета на счетах 20, 28, 40, 90.1 (выручка), 90.2 (себестоимость продаж).

Информация из справочника Подразделения (рис. 11), вызываемого одноименной командой меню Справочники, используется при оформлении кадровых приказов и ведении аналитического учета на счетах Общехозяйственные расходы и Общепроизводственные расходы.

В справочнике Сотрудники (рис. 12), вызываемом одноименной командой меню Справочники, содержатся сведения о сотрудниках предприятия. Информация из справочника используется при выписке первичных документов, например, расходных кассовых ордеров, а также при ведении аналитического учета на счетах Расчеты с персоналом по оплате труда, Расчеты с подотчетными лицами, Доходы будущих периодов.

Справочник Места хранения МПЗ (рис. 13), вызываемый одноименной командой меню Справочники, используется для ведения списка складов вашего предприятия, а также контейнеров, площадок, выставочных залов.

Справочник Валюты (рис. 14), вызываемый одноименной командой меню Справочники, предназначен для ведения и хранения списка валют и истории изменения их курсов. Для каждого элемента указывается код, краткое обозначение валюты, кратность и курс.

Более подробную информацию об этих и других справочниках программы 1С:Бухгалтерия можно извлечь из папки Справочники диалогового окна Описание (меню Помощь подменю Общее описание папка Бухгалтерский учет, редакция 4.5).

Справочники разные, но правила их заполнения и работы с ними общие. Рассмотрим эти правила.

Чтобы добавить строку выберите группу, в которой будет находиться создаваемая строка, после чего выберите команду Новый меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку Новая строка на панели кнопок или клавишу Ins. После редактирования параметров добавленной строки нажмите Enter.

Для добавления группы выберите группу, в которой будет находиться создаваемая группа, после чего выберите команду Новая группа меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку Новая группа на панели кнопок или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. После редактирования параметров нового объекта нажмите клавишу Enter.

Чтобы скопировать строку выберите ее в окне справочника и выберите команду Копировать меню Действия или из контекстного меню или нажмите кнопку Копировать строку на панели кнопок или нажмите клавишу F9. В справочнике будет создана новая строка, являющаяся копией выбранной за исключением кода. Код автоматически создается программой и может быть отредактирован пользователем.

Чтобы удалить строку выберите удаляемую строку в окне справочника и выберите команду Удалить меню Действия или из контекстного меню или нажмите кнопку Удалить на панели кнопок или нажмите клавишу Del. Выделенная строка будет удалена из справочника.

Чтобы изменить строку выберите ее в окне справочника и нажмите клавишу Enter в случае редактирования справочника или комбинацию клавиш Shift+Enter, если справочник был вызван для выбора из него информации.

Чтобы сохранить изменения нажмите кнопку Записать на панели кнопок.

Чтобы выбрать информацию из справочника выберите строку и нажмите кнопку Изменить (открыть) на панели кнопок или нажмите клавишу Enter.

Чтобы просмотреть историю изменений значения выберите нужную строку и выберите команду История значения меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку История на панели кнопок или нажмите клавишу F5.

Для поиска элемента или группы в дереве выберите в таблице элемент или группу, после чего выберите команду Найти в дереве меню Действия или нажмите кнопку Найти в дереве на панели кнопок.

Чтобы перенести элемент или группу выберите в таблице элемент или группу, которую требуется перенести, а в дереве выберите группу, куда требуется перенести элемент или группу, после чего выберите команду Перенести в другую группу в меню Действия или нажмите кнопку Перенести в группу на панели кнопок или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F5.

Для получения описания справочника нажмите кнопку Описание на панели кнопок.

Для перемещения по дереву можно использовать как клавиатуру, так и мышь. При использовании клавиатуры перемещение по текущему уровню дерева осуществляется клавишами ↑ и ↓, для перехода между уровнями используются комбинации клавиш Ctrl+↑ и Ctrl+↓. При использовании мыши для перехода к строке нужно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, для перехода между уровнями дерева - дважды щелкнуть на иконке выбранной группы или выбрать команду Следующий уровень/Предыдущий уровень из контекстного меню.

Справочник может быть отсортирован по любой колонке. Для выбора порядка сортировки необходимо выбрать команду Сортировка меню Действия или контекстного меню и затем выбрать нужную команду из подменю.