Номер по порядку | Документ, подтверждающий произведенные расходы | Наименование документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет счета, субсчета | ||||
по отчету | принятая к учету | |||||||
дата | номер | в руб., коп. | в валюте | в руб., коп. | в валюте | |||
1 | 03.01.200__ | 001281 | Чек ККМ | 2000-00 | 2000-00 | 10-6 | ||
2 | 03.01.200__ | 123 | Товарный чек | |||||
3 | 08.01.200__ | 003456 | Чек ККМ | 3600-00 | 3600-00 | 10-6 | ||
4 | 08.01.200__ | 78 | Товарный чек | |||||
Итого | 5600-00 | 5600-00 |
Подотчетное лицо _____________ Иванов А.Б.
подпись расшифровка подписи
К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.
|
|
Итак, сводные документы служат, во-первых для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.
По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов – сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.
Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья со склада или готовых блюд из производства, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др. Внешние документы составляют вне данного предприятия, и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например счета, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.
|
|
По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись).
Составление документов является трудоемким процессом, и использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.
Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. Документооборот регламентируется графиком, составление которого осуществляется главным бухгалтером. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. В табл. 4 приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств).
Таблица 4
Примерная схема графика документооборота
Номер формы | Наименование документа | Назначение документа | Количество экземпляров | Когда составляется | Кто составляет (должность и фамилия) | Выполняемые работы в момент составления документа | Кто подписывает документы | Кому представляется (должность) | Когда представляется в бухгалтерию (число, месяц) | Выполняемые работы в бухгалтерии организации | Какие регистры (№ формы) составляются на основании документа |
ОС-1 | Акт приема-передачи основных средств | Оформление поступления, внутрихозяйственного перемещения и передачи в эксплуатацию | В момент приема или передачи | Комиссия | Указывается наименование, техническая характеристика, состояние объекта и местонахождение | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтер по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание балансовой стоимости, инвентарного номера и суммы износа объекта | Инвентарные карточки (ф. ОС-6, ОС-7, ОС-13), журнал-ордер № 13 | |
ОС-3 | Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных | Оформление сдачи и приема объектов после ремонта и реконструкции | В момент приема или сдачи | Комиссия | Указывается наименование объекта, ремонт или реконструкция, содержание и сроки сдачи выполненных работ | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтер по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание балансовой стоимости, объекта, суммы износа, инвентарного номера, сметной и фактической стоимости ремонта или реконструкции | Инвентарные карточки (ф.ОС-6, ОС-7) и технический паспорт | |
ОС-4 | Акт о ликвидации основных средств | Оформления выбытия ликвидации объектов | В момент списания | Комиссия | Указывается наименование, год введения в эксплуатацию | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтер по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание первоначальной стоимости, суммы износа | Инвентарные карточки (ф. ОС-6, ОС-12, ОС-13) |
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения документов. Таких этапов в документообороте можно выделить пять:
|
|
· составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствиями с требованиями, предъявленными к оформлению документов;
· передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;
· проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;
· обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего документы группируют но необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры4
|
|
· сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при компьютерной обработке – отметку исполнителя о вводе информации в компьютер. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Один из путей совершенствования документооборота – сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов за счет применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унифицированных документов. Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 35 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом России предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях.
Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.
Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.
Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтерского учета.
В настоящее время большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах предприятия, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации.
В процедуре идентификации используют пароли, обмен вопросами и ответами, ключи, магнитные карты, средства анализа индивидуальных характеристик сотрудника (голос, отпечатки пальцев, геометрические параметры рук или лица, специальные или конкретные суммы для аппаратуры). Только идентифицировав себя, сотрудник должен получить доступ к вычислительной системе, где следует предусмотреть три уровня защиты аппаратуры, программного обеспечения и данных.
Защита на уровнях аппаратуры и программного обеспечения предусматривает защиту оперативной памяти, операционной системы, служебных и личных программ пользователей.