Это создание оптимальных условий для всех вирусов работ с документами (от момента их создания до момента уничтожения и передачи в архив).
· прием и регистрация
· рассмотрение документов руководителем
· порядок прохождения документов в организации
· их исполнение
· контроль исполнения
· формирование дел
· подготовка и передача дел в архив.
В Д.О.П. выделяются 3 гр. документов: входящие – исходящие – внутренние.
Каждая группа имеет свои особенности обработки и прохождения.
Порядок составления, согласования и оформления внутренних документов отличается от этих же операций для входящих и исходящих документов.
В исходящих добавляется операция “рассылка адресатам”.
Регистрация обязательна для всех групп документов, особенно для исходящих и входящих.
Работа по исполнению и контролю: для внутренних и входящих. Очень редко – для исходящих.
На хранение в архив передаются внутренние и исходящие, а входящие – редко.
Основу правильной работы с документами составляет четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия.
|
|
Точное знание обязанностей работников службы ДОУ исключает дублирование операций.
Разделение труда между работниками закрепляется в Д. И.
Для установления единого порядка в Д О У на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними (ГОСТ 6.38-03).
Большой вклад в совершенствование работы с документами вносит секретарь-референт, так как большую часть работы с документами выполняет он на своём рабочем месте. Такая централизация работы с документами позволяет широко применять оргтехнику.
Но это не исключает самостоятельного ведения документов в каких-то службах предприятия, например, бухгалтерия, юрист и т.п.
Секретарь-референт проводит методическую работу и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия ив его филиалах.
На предприятиях может существовать план-график совершенствования делопроизводства.