Проблемы и риски внедрения СЭД

Классификация СЭД по используемой СУБД

Классификация СЭД по архитектуре

Классификация СЭД по размеру предприятия

Классификация СЭД по принципу работы с документами

Классификация систем электронного документооборота

Таким образом. ИСУД обеспечивают автоматизацию жизненного цикла электронных документов, что позволяет организовать управление работы с документами в реальном масштабе времени.

Существует несколько классификаций систем электронного документооборота: по принципу работы с документами, по масштабу (размеру) предприятия, по архитектуре, по используемой СУБД.

Существующие системы электронного документооборота можно разделить на несколько групп. Логичнее всего классифицировать их по кругу решаемых задач и числу реализованных функций. При таком подходе можно выделить следующие группы СЭД: системы делопроизводства, электронные архивы, workflow-системы и ЕСМ-системы. Продукты разных производителей чаще всего в той или иной мере включают в себя элементы всех перечисленных групп.

Системы делопроизводства. В начале и середине 90-х годов, на заре компьютеризации российского бизнеса, самым популярным направлением разработок и внедрения были системы делопроизводства. Они отличаются ориентацией на организации с ярко выраженным вертикальным управлением, в условиях которого существуют жесткие, формально закрепленные правила создания ограниченного количества типов документов. Необходимым применение систем делопроизводства становится в том случае, если документ на всех этапах жизненного пути должен соответствовать стандартам, установленным государством для различных организаций. Наиболее часто решаемая ими задача организации — автоматизация канцелярии как элемента документационного обеспечения управления.

Электронные архивы. Электронные архивы документов не предназначены для организации их движения в компании, цель их создания — хранение ее документов, структурирование и сортировка для решения специфических задач конкретной компании, ускорение поиска нужных материалов и отслеживание изменений. Очевидным заказчиком архивных систем становится любое учреждение, в котором необходима возможность именно накопления информации и знаний, а также оперативного доступа к ним: архивы всех родов, информационные службы, крупные промышленные предприятия, различные силовые ведомства.

Затраты на хранение и обработку документов в электронном виде на 80% ниже в сравнении с бумажным архивом, время поиска конкретного документа, обычно варьирующееся от 1 до 15 минут, сокращается до 1-20 секунд.

Workflow-системы. Системы, которые сегодня соответствуют обывательскому представлению об электронном документообороте, принято называть workflow-системами (workflow — поток работ), или системами автоматизации деловых процессов. Принцип их работы вкратце можно сформулировать так: входящий документ или задание передается от одного сотрудника к другому в соответствии с устоявшейся системой правил обработки, в условиях строго заданных функциональных обязанностей каждого сотрудника, сроков и способов передачи.

Такие системы внедряются в организациях, имеющих дело с массовым потоком однотипных документов, к которым можно отнести банки, финансово-юридические фирмы, страховые компании. При этом необходимо отметить, что системы, относящиеся к данной категории, могут с разной эффективностью решать задачи автоматизации делопроизводства и организации электронного архива или даже в принципе не решать их.

К системам workflow можно отнести программные решения - «Optima-Workflow», «Staflware», «Documentum» и т.д

ЕСМ-системы. Комплексные системы управления документами, или, как они называются за рубежом, ECMS (Enterprise Content Management System, системы управления корпоративными информационными ресурсами), являются набором инструментов для выполнения широкого круга задач. Они предоставляют возможности обработки и хранения неструктурированной информации, которая включает в себя все типы документов в самом широком смысле этого слова — от обычных внешних и внутренних приказов и служебных записок, имеющих хождение внутри организации, до рисунков, видеофайлов, сканированных факсов, сообщений электронной почты и любой другой информации, которую можно перевести в электронный вид.

В ЕСМ-системе можно реализовать функции, которыми обладают рассмотренные выше системы — в их рамках организованы как создание, хранение и интеллектуальный поиск документов, так и автоматизация деловых процессов. В настоящее время к ЕСМ-системам относят зарубежные разработки, но в то же время в ряде российских систем идет постоянное наращивание ЕСМ-функционала, отвечающее на существующие запросы и где-то даже с прицелом на будущие потребности. В частности, в России уже есть примеры, когда в рамках проектов по автоматизации документооборота в крупных компаниях реализованы технологии ввода, разбора и организации движения документов без участия оператора.

По размеру (масштабу) предприятий различают: корпоративные СЭД, СЭД для средних предприятий и СЭД для организации персонального документооборота.

Внедрение и эксплуатация корпоративных СЭД характеризуется привлечением компаний-разработчиков программного обеспечения для адаптации СЭД на предприятии, интеграции в систему управления предприятием, высокими требованиями к аппаратному и программному обеспечению, широким диапазоном выполняемых функций, высокой производительностью и стоимостью. Таким образом, приобретение корпоративной СЭД могут позволить себе только крупные предприятия. Необходимо отметить, что корпоративные системы являются мощным инструментом автоматизации делопроизводства и в наибольшей мере способствуют переходу на безбумажный документооборот. Внедрение корпоративной СЭД требует больших финансовых затрат и длительного времени. В качестве примера таких систем можно назвать программные разработай - «Optima-Workflow», «Documentum», «Lotus Notes», «БОСС-Референт» и др.

СЭД для средних предприятий рассчитаны на достаточно большой круг клиентов. Внедрение и эксплуатация таких систем требует меньших финансовых и временных затрат по сравнению с корпоративными СЭД, но требования к техническим и программным средствам, а также к квалификации персонала (ИТ-специалисты и остальные пользователи) остаются достаточно высокими. Этот класс представляют следующие программные продукты - «Эффект Офис», «Staflware», «Дело» и др.

Что же касается систем для организации персонального документооборота, то здесь можно отметить, что представители этого класса являются наиболее востребованными. Простота конфигурирования, удобный интерфейс, низкая стоимость, невысокие технические и программные требования, быстрое внедрение - основные достоинства таких систем. Данные СЭД часто представлены в виде нескольких дополняющих друг друга систем, например, система делопроизводства может функционировать совместно с электронным архивом и подсистемой контроля выполнения поручений (все системы представлены одним разработчиком). Здесь можно назвать некоторые программные продукты - «1С-Архив», «Евфрат», «LanDocs», «DocsFusion» и др.

По архитектуре различают следующие СЭД: системы-конструкторы, системы, функционирующие на платформе мощных программ и системы-приложения.

Системы-конструкторы содержат программные средства, позволяющие автоматизировать документооборот любого предприятия независимо от профиля его деятельности. СЭД такого типа построены на основе принципов модульности, открытости и масштабируемости. Можно отметить, что корпоративная СЭД является, как правило, одновременно и системой-конструктором. В качестве примера можно назвать следующие программные разработки - «Documentum» и «DocsFusion».

Системы электронного документооборота, работающие на платформе мощных программ, позволяют использовать их функциональные возможности в контексте автоматизации документооборота. Здесь в качестве платформы могут выступать корпоративная СЭД или комплекс интегрированных программ, предназначенный для автоматизации управления предприятием в целом. Важно отметить, что особенностью внедрения и эксплуатации систем данного класса является необходимость обязательной установки всего комплекса программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. Таким образом, стоимость такой СЭД складывается из стоимости самой программы и стоимости базовой платформы. Также часто к проблеме выбора СЭД добавляется проблема выбора программной платформы. Поэтому основным достоинством таких систем является мощность, а основными недостатками — возможная избыточность и высокая цена. Программные решения «Optima-Workflow», «БОСС-Референт». «Office Media» можно отнести к системам данного класса

СЭД относящиеся к классу систем-приложений представляют собой самостоятельные программные продукты, не требующие специальных программных средств. Такие системы достаточно легко внедряются и эксплуатируются. Например, такие системы как «Дело» и «LanDocs».

В данной классификации СЭД можно разделить на два больших класса - на системы, использующие собственную СУБД и системы, использующие специализированные (промышленные) СУБД. Основу любой СЭД составляют базы данных, в которых хранятся документы, значения их реквизитов, индексированные тексты документов, необходимые для организации контекстного поиска, информация, необходимая для администрирования системы, информация о настройках пользователей.

Некоторые СЭД имеют в своем составе собственную систему управления базами данных, и ее разработчиком является производитель данной СЭД. Основным недостатком таких СЭД является вероятность недостаточной мощности встроенной СУБД для эффективного управления хранением большого объема данных. К данному классу можно отнести следующие программные продукты - «Эффект Офис» и «Гран-Док».

Системы другого класса, например, такие как «Optima-Workflow» и «Дело», ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server, Oracle.

Во многом проблемы и риски внедрении СЭД совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям:

· нарушение сроков проекта;

· нарушение бюджета проекта;

· неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);

· полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении СЭД связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения СЭД стоит отнести:

· консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;

· низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;

· неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);

· недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;

· нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:

· детальное предварительное проектирование работы СЭД на данном предприятии;

· четкие директивы и личный пример руководства;

· обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.

· поэтапность внедрения.