Создание форм

Объект Формы

Для ввода данных в базу данных удобно использовать формы. Данные в таблицы можно заносить и без помощи форм, но существуют, по крайней мере, четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в БД.

1. Пользователям СУБД нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в БД).

2. Разные пользователи могут иметь разные права доступа к информации, содержащейся в таблицах. Формы предоставляют пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Например, один сотрудник банка имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой – только номера их расчетных счетов, а третий – только денежные суммы, хранящиеся на этих счетах. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из этих форм могут поступать в одну таблицу.

3. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда информация для БД вводится вручную из заполненных бланков (анкеты, накладные, счета, описи, ведомости и т. п.). В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она была точной копией бланка – это заметно упрощает работу персонала по вводу данных, снижает его утомление и предотвращает появление ошибок.

4. Ввод данных в таблицу чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки.

Ввод данных в форму проще, т.к. в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Как правило, элементы управления в формах настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.

Как и другие объекты СУБД Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами. Быстро создать форму можно с помощью Мастера или командой Автоформа.

С помощью автоформ создаются формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

Формы, предназначенные для ввода данных в таблицы, удобно создавать с помощью автоформы.

Существуют три вида автоформ:

· в столбец – отображает все поля одной записи, удобна для ввода и редактирования данных;

· ленточная – отображает группу записей, удобна для вывода данных;

· табличная – по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа:

1) выбор полей, данные для которых можно будет вводить в форме;

2) выбор внешнего вида формы (один из четырех);

3) выбор фонового рисунка формы (один из десяти);

4) задание имени формы.

Все эти пункты достаточно хорошо объяснены в Мастере и не требуют никаких пояснений. Мастер выводит на экран вопросы и создает форму на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора.

Форма используется не только для ввода, но и для отображения данных. Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления.

Элемент управления — объект графического интерфейса, позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.

Перечислим наиболее часто используемые элементы управления.

1. Надпись. Служит для ввода и отображения текста (название формы, надпись над строкой ввода и т. д.).

2. Поле. Позволяет размещать в форме текстовую надпись и поле для ввода или вывода данных.

3. Кнопка. Используется для вызова макросов, процедур или выполнения какого-либо действия. На кнопке можно поместить текст или рисунок.

4. Флажок. Обычно используется для представления данных логического типа.

5. Список. Может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц. Позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка.

6. Поле со списком. Представляет собой комбинацию элементов Поле и Список. Применяется так же, как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка на раскрывающей кнопке.

7. Подчиненная форма/отчет. Позволяет отобразить еще одну форму или отчет в основном объекте.

Разработчик формы может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В форму можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты, времени и других полезных сведений.

При создании формы вручную элементы управления размещают на ней так, как удобно пользователю. Созданные элементы управления формы выравнивают с помощью команды Формат – Выровнять.

Структуру формы составляют ее разделы. Самый простой способ познакомиться с разделами формы состоит в том, чтобы взять готовую форму, например, созданную с помощью Мастера, и посмотреть ее структуру в режиме Конструктора.

Рядом с формой открывается панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши.

В структуре формы четко видны три раздела:

1) раздел заголовка формы;

2) область данных;

3) раздел примечания формы.

Все, что содержится в области данных, является элементами управления.