Составление и оформление организационно-распоряди-тельной деятельности

Лекция № 3

Вопросы для обсуждения

1 Что такое делопроизводство?

2 Что такое реквизит?

3 Какие составные части (реквизиты) Вы знаете?

4 Расположение основных реквизитов в документах.

5 Назовите реквизиты, не обязательные для официального письма.

6 Большинство документов имеют одни и те же реквизиты, но каждый вид документа – свой формуляр. Отчего это зависит?

7 Что такое формуляр документа?

8 Что включает в себя понятие «утверждение документа»? Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются?

9 Назовите реквизит, который оформляется при регистрации документов.

10 Объясните назначение реквизита «подпись», какие элементы входят в этот реквизит?

11 В каких случаях обязательно надо заполнять реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»?

12 Какие реквизиты проставляются в правом верхнем углу бланка?

13 Какой реквизит определяет подлинность документа?

14 Объясните назначение реквизита «резолюция».

15 Что такое «виза» на документе?

16 Объясните назначение реквизита «согласование документа». Из каких элементов состоит гриф согласования?

17 Как формируется заголовок к тексту? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже?

18 Оформите несколько заголовков к текстам: письма, акта, протокола, докладной записки

19 Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?

20 Оформите несколько видов отметок: об исполнителе, об исполнении документа и направлении его в дело, о поступлении документа.

О рганизационные документы

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих задачи и функции организации, учреждения, предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

- учредительные документы (устав, положение);

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положения о структурных подразделениях;

- должностные инструкции работникам.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав- это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В нем указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется штатным расписанием, которое содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации, при этом в грифе утверждения указывается общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Организация работы учреждения, организации, предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале.

Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы, ответственность подразделения.

Правовое положение работников организаций регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, согласовывается с юристом, утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.