Приказы по личному составу

Организация делопроизводства и документы личного происхождения

Лекция № 6

Вопросы для обсуждения

1 Что такое документооборот?

2 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».

3 Охарактеризуйте понятие «Дело».

4 Что такое регистрация документов?

5 Укажите основные стадии делопроизводства.

6 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.

7 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?

8 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?

9 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?

10 По каким признакам строятся номенклатуры дел?

11 Дайте определение экспертизы ценности документов.

12 В чем заключаются задачи экспертизы документов?

13 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

14 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?

15 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?

16 Как осуществляется нумерация листов в деле?

17 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, трудовые договора, трудовые контракты и др.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы организации, учреждения, предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод, увольнение работников; предоставление им отпусков; командирование; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов; изменение анкетно-биографических данных; поощрение и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др.

К тексту приказов по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя учреждения, организации), текст, личная подпись и расшифровка подписи.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Характеристику подписывает руководитель предприятия, организации, структурного подразделения, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Каждый пункт приказа по личному составу должен быть оформлен в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса Республики Беларусь. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность). При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникает). При увольнении– причина увольнения, согласно статьям ТК Республики Беларусь. При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК Республики Беларусь, доводятся до сведения работников под роспись.