2014-02-12
875
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
| Признак | Вид документа | Характеристика |
| По видам | Организационно-распорядительные | Приказы, распоряжения, постановления и др. |
| Справочно-информационные | Протоколы, справки, письма, докладные записки и т.п. | |
| По личному составу | Заявления, автобиография, приказы по личному составу и др. | |
| По форме | Индивидуальные | Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования |
| Типовые | Разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; носят обязательный характер | |
| Табличные | Постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы. | |
| Текстовые | ||
| Анкетные | Способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. | |
| Трафаретные | Документы, содержащие текст с постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографским способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы | |
| По происхож-дению | Официальные | Отражают работу учреждения по основной деятельности |
| Личные (именные) | Удостоверяют личность | |
| По месту происхождения | Внешние | Документы, присылаемые из других учреждений или частных лиц и направляемые в адрес других организаций или частных лиц |
| Внутренние | Документы, которые издаются в учреждении и не выходят за его пределы | |
| По гласности | Секретные | С пометкой «секретно», «конфиденциально» |
| Несекретные | ||
| По срочности | Срочные | Телеграммы, документы с пометкой «срочно» |
| Несрочные | Документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами или индивидуальный срок исполнения | |
| По стадиям создания | Оригиналы (подлинники) | Первые или единичные экземпляры официальных документов |
| Копии | Полностью воспроизводят информацию подлинника документа и все его внешние признаки или их часть: не имеют юридической силы | |
| Дубликат | Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. | |
| По средствам фиксации | Рукописные | При их создании знаки письма наносят от руки |
| Машинописные | При их создании знаки письма наносят техническими средствами | |
| Графические | Изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий и штрихов | |
| Звуковые | Содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи | |
| Фото-кинодокументы | Изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры |
ТЕМА «ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»
|
|
|
|
|
|
Вопрос 1. ГОСТ Р 6.30–2003. Классификация организационно-
ГОСТ Р 6.30–2003 (рис. 2.1) распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Состав реквизитов ОРД, схемы их расположения, бланки документов приведены ниже (см. соответственно ответы на вопросы 9, 10, 11, 12). Требования к оформлению реквизитов даны в разделе 3.
ОРД является наиболее распространенным видом документации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРД можно классифицировать на четыре группы:
— организационно-правовая документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
— распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
— информационно-справочная документация, которая, в свою очередь, может быть условно подразделена на:
• оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т. п.);
• справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др.);
— документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).
Внедрение ГОСТ Р 6.30–2003 в организации предполагает разработку инструкции по документационному обеспечению управления, оформление бланков, проведение учебных занятий с работниками, имеющими отношение к вопросам подготовки документов.
Требования ГОСТ Р 6.30–2003 являются рекомендуемыми, что следует истолковывать как требования, допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–92).
