Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению

Контрольные вопросы

Классификация административной системы документации

Общая классификация документов

Классификация административной системы документации

Классификация документов.

Лекция 3

Контрольные вопросы

1. Что такое делопроизводство?

2. Что такое документирование и документооборот.

3. Из каких элементов состоит документ?

4. Что означает процесс документирования?

5. Что такое юридическая сила документа?

6. Какие виды материальных носителей Вы знаете?

7. Когда появился термин «делопроизводство»?

8. Дайте определение термину «система документации»

9. Какие документы можно отнести к категории личного происхождения?

10. Какие функции документа можно отнести к категории общих, а какие к специальных?

11. Что определяет юридическую силу документа?

Классификация документов определяет принципы и методы работы, позволяет сгруппировать их в отдельные папки и массивы, что необходимо для создания информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия.

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.

Документы различаются по:

- видам: организационно-распорядительные,

справочно-информационные, по личному составу;

- форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;

- содержанию – простые, сложные;

- происхождению – официальные, личные; - месту их создания – внешние, внутренние;

- срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;

- по степени конфиденциальности – секретные и несекретные;

- средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;

- стадиям оформления - оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;

- срочности исполнения – срочные, несрочные.

Цель классификации документов преследует:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления;

2. Повышение ответственности исполнителей;

3. Разграничение функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;

4. Четкое распределение информации;

5. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов:

1. Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

2. Повышение оперативности работы с документами.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации не зависимо от формы собственности и правовой организации.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа.

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно–распорядительная документация (ОРД) - положения, уставы, правила, инструкции, приказы, решения, указания, структура предприятия, протоколы, штатное расписание, регламент и т.д.

2. Справочно-информационная документация (СИД) - письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и д.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.д.

Организационно–распорядительная документация служит целям организации и управления, для их реализации создаются такие документы как устав, положение, структура предприятия, штатное расписание, регламент и должностная инструкция, а также различного рода инструкции, призванные организовать какие-либо процессы (технические, технологические, обеспечение техники безопасности т.п.).

Администрирование организаций, учреждений, предприятий осуществляются посредством распорядительных документов: постановлений, приказов, распоряжений, указаний, протоколов и решений. Они издаются для разрешения организационно-производственных задач и являются обязательными для исполнения.

Все распорядительные документы можно подразделить на две группы:

- распорядительные документы по основной деятельности;

- распорядительные документы по личному составу.

Каждая из групп подразделяется в зависимости от назначения и решаемых ими управленческих задач на подгруппы.

Распорядительные документы по основной деятельности:

-организационные распорядительные акты (приказы, распоряжения, решения, протоколы). В них отражаются все изменения структуры: создание, переименование, разделение и слияния структурных подразделений и т.п.

- распорядительные акты по основной деятельности (приказы, распоряжения, указания), регулирующие вопросы производственной деятельности.

Распорядительные документы по личному составу:

- распоряжения (приказы) по личному составу документируют возмездные отношения между работником и работодателем (прием, перевод, увольнение и т.д.) Информация этих приказов обязательно фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке.

- кадровые распоряжения и приказы. Они решают текущие кадровые вопросы и записью в трудовой книжке не сопровождаются.

1. Какие цели преследует классификации документов?

2. Какие группы документов входят в административную систему документации?

3. Каким целям служат организационно-распорядительные документы?

4. Какие виды документов можно отнести к организационно-распорядительным м справочно-информационным?

5. Какие документы можно отнести к категории по личному составу?

6. Какие распорядительные документы издаются на принципах единоначалия и коллегиальности?

Лекция 4.

Общие требования к оформлению документов

Делопроизводство регулируется государством посредством законов, стандартов, правил, методических рекомендаций. Тем, кто работает с документами необходимо знать и соблюдать законы Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», «О государственном языке Российской Федерации», «Об электронной подписи», «Об обращении граждан» и др.

Законы определяют общие понятия ДОУ, закрепляют правила оформления различной документации, а также ответственность за ее сохранность.
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документа­ции закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов». Этот стандарт устанавливает со­став реквизитов, зоны и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» определяет правила построения формуляра документов и унифицированных форм.

Требования к составу реквизитов определяются ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на ма­шинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычисли­тельной техники. Основные положения»

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих доку­ментной записи юридическую силу документа, и являются обя­зательными.

Терминология по защите информации закреплены в ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения»

С появлением в делопроизводстве электронных технологий создания и передачи информации использование цифровой подписи для придания ей юридической силы появился ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи»

Помимо государственных стандартов требования в части работы с документами определяют, вышедшие в 2007 году Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.