Подпись (22)

Этот реквизит содержит любой официальный документ. Он состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности будет кратким без указания наименования предприятия, например:

Генеральный директор Личная подпись С. П. Пимов

И полным, если документ оформлен на листе бумаги, например:

Исполнительный директор

ОАО «Кедр» Личная подпись В. А. Дубинин

При подписании документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А. П. Попов

Главный бухгалтер Личная подпись В. П. Бородина

При подписании документа несколькими лицами равного статуса их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор

завода «Прогресс» завода «Сатурн»

Личная подпись А.Ф. Фролов Личная подпись А. М. Милованов

В документах составленных комиссией указывают не должности, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель Личная подпись С. В. Сараев

Члены комиссии: Личная подпись В. В. Попов

Личная подпись В. А. Куликов

Гриф согласования документа (23)

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внеш­ним и внутренним.

Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным ли­цом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством документа. Оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Зам. директора завода «Луч»

Личная подпись П. В. Дорофеев

«____» _____________ 2009

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 14. 05. 2009 № 4

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 23.09.2009 № 04-12/146

При согласовании документа должностными лицами грифы могут располагаться на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких орга­низаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласова­ния. Например: Лист согласования прилагается. Подпись дата.

При согласовании документа различными должностными лицами, гриф оформляется на каждое должностное лицо отдельно:

СОГЛАСОВАНО

Зам. директора завода по экономике

____________ П. В. Дорофеев

Личная подпись

«____» _____________ 2009

СОГЛАСОВАНО

Зам. директора завода финансам

____________ С. К. Селиверстов

Личная подпись

«____» _____________ 2009

Виза согласования документа (24)

Согласование на уровне структурных подразделений на стадии проекта документа, называется визой. Виза состо­ит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Главный бухгалтер

Личная подпись И. Д. Луконина

12. 07. 2009

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с содержанием докумен­том, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». Допускается полистное визирование документа.

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих, — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от руки, либо при помощи специального штампа.

Оттиск печати (25)

Печати проставляются на наиболее важных документах для подтверждения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с юридическими вопросами, финансовыми средствами, гарантиями услуг и т.д. Печать подтверждает подлинность подписи. Она должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гербовой печатью заверяются документы органов государственного управления.

Отметка о заверении копии (26)

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы.

Отметка о заверении состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись О. В. Белова

01. 06. 2009

При необходимости пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удосто­веряться печатью, определяемой по усмотрению организации.