Общие требования к номенклатуре.
Понятие номенклатуры дел
Раздел 3. Организация работы с документами
Тема: Организация текущего хранения документов. Подготовка дел к архивному хранению
План:
1. Понятие номенклатуры дел
2. Общие требования к номенклатуре
3. Виды номенклатур
4. Составление номенклатуры
5. Подготовка дел к архивному хранению
После исполнения документы определенное время хранятся организации. Для того чтобы их можно было быстро находить использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
|
|
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
· охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
· раздельная группировка в дела документов постоянноговременного сроков хранения;
· конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
· систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.