Российской Федерации Н.М. Шубину
Министерство общего Члену Совета УПО
Письма
Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по почте.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида: письма, факсы.
По содержанию и назначению письма бывают:
- инструкционные (директивные) – исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экономии и др.;
- гарантийные – содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции;
- информационные – содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения;
- рекламные – содержат рекламу, цены предлагаемых товаров и услуг;
- коммерческие – составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложения (оферту) на поставку товара, оплаты, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламы, кредитные письма;
- рекламационные (претензионные) – в которых предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документы (рекламации);
- кредитные – при заключении контрактов с иностранными партнерами, в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номерами валютного расчетного счета и гарантии банка оплаты покупателем товаров или услуг;
- письма-запросы, – в которых предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента дать ответное письмо;
- сопроводительные – когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то его составлять не следует, т.к. в этом случае оно становится ненужной формальностью.
Для составления писем, факсов используется специальный бланк для писем. В письмах, факсах название вида документа не указывается (кроме гарантийных).
|
|
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: справочные данные об организации, дата, номер (индекс), ссылка на номер и дату входящего документа (если письмо является ответом), заголовок (изложенный одной фразой), адресат (в котором должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат»: фирма, структурное подразделение, должность, имя, отчество, фамилия, почтовый адрес получателя).
|
|
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный документ. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события предоставляться объективно, а все излагаемые вопросы должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно
Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. В водной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылки на факты, даты, документы, например: В связи с тем, что при получении груза на станции 00.00.0000 года по накладной № 0000 в исправном вагоне с не нарушенными пломбами грузополучателя при вскрытии ящиков и проверки содержимого с участием представителя… была обнаружена недостача… штук изделий на сумму….
Во второй части письма формируется его основная цель - предложения, отказы, просьбы, гарантии и т.д., например: На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет….
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.
Начало письма может иметь следующие варианты обращения: «Уважаемый Сергей Иванович! Господин Зорин! Уважаемые господа».
Затем уместны были бы слова благодарности: «Мы были рады получить Ваше письмо. Большое спасибо за факс от 00.00.0000».
Большинство писем продолжается далее словами: «В связи с…; Согласно контракту…».
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
В зависимости от темы письма используются следующие обороты:
Отправка груза, документа – Отправляем Вам…, Направляем Вам…, Высылаем Вам…
Напоминание – Напоминаем Вам…, По истечению срока… предложение фирмы теряет силу.
Подтверждение – Концерн…подтверждает получение партии товара, Подтверждаем…
Извещение – Сообщаем Вам, что…, Ставим Вас в известность…, Извещаем Вас, что…
Просьба - Пожалуйста, сообщите…, Мы будем благодарны Вам…
Гарантия – Оплату гарантируем…, Качество продукции нашей фирмы гарантируем…
Предложение – Мы рады предложить Вам…, Мы можем рекомендовать Вам …
Отказ – К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение.
Предупреждение – Фирма оставляет за собой право обратиться…, Задержка поставок может привести…, Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены …
Приглашение – Просим принять участие в …, Приглашаем Вас…, Мы рады пригласить Вас…
Письмо обычно заканчивается фразами: Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной …, Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества…, С уважением…
Письма по финансовым вопросам подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются гербовой печатью предприятия.
Деловая переписка делится на две части: поступающие (входящие) в фирму, отправляемые (исходящие) из фирмы.
Пример:
профессионального образования по специальности 06.02.00