Раздел 3. Технологии делопроизводства
Организация работ с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Совершенство организации работы с документами определяется:
• оперативностью перемещения документов внутри организации;
• качеством и своевременностью исполнения документов;
• эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
Документооборот ~ движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.
Объем документооборота зависит:
• от значимости организации;
• от ее функций и уровня решаемых задач;
• от связей с внешними организациями.
В документационном обеспечении существуют три группы документов:
• входящие (поступающие в организацию документы);
• всходящие (отправляемые из организации документы);
|
|
• внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:
• первичную обработку,
• предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:
• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа.
Общими для всех групп являются следующие операции:
• рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и -' внутренних документов и резолюция - для входящих документов);
• регистрация документов;
• передача документов исполнителям;
• контроль дополнения документов;
• исполнение документов;
• подшивка исполненных документов в дела;
• использование документов в справочно-информационных целях;
• подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).
Основными принципами работы с документами являются:
• единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
• четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
• современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);
|
|
• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);
• умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).
В организации работы с документами должны быть предусмотрены:
• инструкция по делопроизводству предприятия;
• образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;
• номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов;
• должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;
• техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;.
• методическое руководство службой делопроизводства работ с документами в структурных подразделениях предприятия;
• информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях